Så här använder du Microsoft Access

Microsoft Access är ett program som gör det möjligt för alla att skapa, redigera och hantera en databas på ett mycket enkelt sätt. Denna Microsoft-produkt, tack vare det kompletta grafiska gränssnittet, passar alla människors behov, vilket är användbart både för små projekt och för stora företag. Det är också ett utmärkt verktyg för att optimera datainmatningsoperationer, eftersom det inte kräver arbete direkt på tabeller och kalkylblad. Fortsätt läsa för att få reda på hur du får ut mesta möjliga av Microsoft Access.

Del 1
Skapande av en ny databas

Välj kortet "fil" och välj objektet "ny". En databas är en enhet som innehåller alla dina data i sina olika former. Du kan välja att skapa en tom databas, en tom webbdatabas eller välja en standardmall från de som tillhandahålls.

Den tomma databasen är standarddatabasmodellen som tillhandahålls av Access och är utmärkt för lokal användning. Skapandet av en tom databas innehåller också en tabell.
Webbdatabasen är utformad för att vara kompatibel med Accesss online-publiceringsverktyg. Återigen skapar databasen automatiskt en tom tabell.
Accessmodeller representerar färdiga databaser för ett brett användningsområde. Välj en databasmodell om du inte har tillräckligt med tid för att skapa hela strukturen i din databas.

Ge databasen ett namn. Efter att ha valt vilken typ av databas som ska skapas, ge det ett beskrivande namn, vilket snabbt kan beskriva dess syfte. Det här tricket är mycket användbart om du behöver arbeta med flera databaser. Skriv in namnet inuti fältet "Filnamn". För att fortsätta med att skapa databasen, tryck på knappen "Skapa".

Del 2
Lägga till data i en databas

Bestäm vilken som är den bästa strukturen för att lagra dina data. Om du har valt att börja med att skapa en tom databas, måste du tänka på hur man bäst organiserar data och ordna till att skapa lämpliga strukturer. Du kan interagera med data i en Access-databas på olika sätt.

Tabeller: Det här är den huvudsakliga metoden med vilken data lagras i en databas. Tabellerna kan likställas med Excel-kalkylblad, just därför att data i båda fallen är organiserade i rader och kolumner. Därför resulterar import av data från ett Excel-ark eller ett annat motsvarande program i en enkel och enkel process.
Masker: det är ett verktyg som används för att infoga data i databasen. Även om du också kan skriva in data direkt från tabellerna, använder du formulären ett grafiskt gränssnitt som gör datainmatningsoperationerna mycket enklare och snabbare.
Rapport: Verktyget används för att aggregera och visa data i databasen. Rapporter används för att analysera data och få svar på specifika frågor, till exempel hur många vinster som genereras eller där kunderna distribueras. Vanligtvis skapas rapporter och struktureras för utskrift på papper.
Fråga: verktyg som du extraherar och filtrerar data i databasen. Du kan använda frågor för att visa specifika data i flera tabeller. Frågorna används också för att infoga, ändra och radera data i tabellerna.

Skapa din första tabell. Från en tom databas kommer du automatiskt att ha en tom tabell tillgänglig. Du kan sedan börja skriva in data direkt i den befintliga tabellen, antingen manuellt eller genom att kopiera och klistra in data från en annan källa.

Varje enskild information måste infogas i en kolumn (fält), medan varje enskild post motsvarar en rad, det vill säga uppsättningen av alla fält. Till exempel, varje post i tabellen "kunder" Det kommer att motsvara en enskild kund, medan ett fält eller en kolumn representerar varje enskild information relaterad till den specifika kunden (namn, efternamn, e-postadress, telefonnummer etc.).

Du kan byta namn på tabellerna för att göra det lättare att förstå informationen som finns. För att göra detta väljer du kolumnrubriken med ett dubbelklick på musen och ändrar sedan namnet.

Importerar data från en annan källa. Om du vill importera information från en extern fil eller från en annan plats kan du konfigurera åtkomst för att hämta data och infoga den i databasen. Denna metod är mycket användbar för att hämta data från en webbserver eller annan gemensam resurs.

Välj kortet "Externa data".

Välj vilken typ av fil du vill importera. Inuti sektionen "Importera och ansluta" Det finns flera alternativ för de typer av data som kan importeras. Du kan trycka på knappen "mer" för att visa ytterligare alternativ. Föraren "ODBC", vars akronym betyder "Öppna databasanslutning", inkluderar möjligheten att ansluta till olika databasmotorer, inklusive Microsoft SQL Server.

Öppna sökvägen där data finns. Att vara en server måste du ge adressen.

I nästa fönster väljer du ett av alternativen som är tillgängliga för att ange hur och var data ska lagras i den aktuella databasen. I slutet trycker du på knappen "OK", följ sedan anvisningarna som visas på skärmen för att slutföra dataimporten.

Lägg till en annan tabell. Rekord om information av annan art kommer att lagras i olika tabeller - din databas kommer att ha en mager och lätt hanterbar struktur och en följdhastighet av överlägset svar. Du kan till exempel ha ett bord som innehåller information från dina kunder och en annan som innehåller beställningar gjorda av dem. Då kan du enkelt ansluta informationen i de två tabellerna genom lämpliga rapporter.

Från avsnittet "Skapa" på menyfliken "Home", tryck på knappen "bord". Ett nytt bord kommer att skapas i databasen. Vid denna tidpunkt kommer du att kunna fylla den med relaterade data, precis som du har fyllt i den första tabellen.

Del 3
Konfigurera tabellrelationer

Förstå hur tangenterna fungerar. Varje tabell måste ha en primär nyckel som matchar en unik data som skiljer varje post. Som standard skapar Access ett fält (kolumn) "ID", vars värde automatiskt ökas för varje post som läggs till i tabellen - det här fältet representerar den primära nyckeln. Tabeller kan också ha främmande nycklar ("utländsk nyckel"). Nycklarna är inget annat än fält av olika tabeller som är relaterade till varandra. Självklart måste de fält som ingår i rapporten innehålla samma data.

Till exempel, inom bordet "beställningar" du behöver nödvändigtvis ha ett fält "CUSTOMER_ID", nödvändig för att relatera produkterna i en viss order med den kund som utförde den. Du kan ställa in den här länken genom att skapa en relation mellan det här fältet och fältet "ID" (standardens primära nyckel) i tabellen "kunder".
Använda relationer hjälper till att hålla data konsekventa, effektiva och alltid tillgängliga.

Välj kortet "Databasverktyg". Tryck på knappen "relationer" placera i sektionen "relationer". Ett nytt fönster visas med en översikt över alla tabeller i databasen. Varje fält kommer att listas under tabellen namn som det tillhör.

Innan du kan skapa ett nytt förhållande måste du redan ha skapat de fält som påverkas av det förhållandet. Om du till exempel vill använda fältet för ditt nya förhållande "CUSTOMER_ID" av bordet "beställningar", måste du först och främst skapa ovannämnda fält i tabellen i fråga. Se till att det har samma format som det fält du vill relatera till - i så fall måste det vara ett nummer.

Dra fältet som du vill använda som främmande nyckel från den första tabellen till motsvarande fält i den andra tabellen. Från det nya fönstret som visas trycker du på knappen "Skapa" för att skapa det nya förhållandet. Grafiskt visas en rad som kopplar samman respektive fält i de två tabellerna i fråga.

När du skapar det nya förhållandet väljer du kryssrutan "Applicera referensintegritet". På detta sätt garanterar du att uppgifterna är intakta, så att ändringarna kan spridas automatiskt. Som ett resultat, om värdet i ett fält av förhållandet ändras, kommer ändringen automatiskt att reflekteras i det andra fältet.

Del 4
Skapa frågor

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 10

Förstå rollen av frågor. Frågor är verktyget som låter dig snabbt visa, lägga till och redigera data i din databas. En mängd olika frågor finns tillgängliga, från enkla frågeformulär eller sökfrågor till de som används för att skapa nya tabeller, från och med befintliga data. Frågor är det viktigaste verktyget för att skapa rapporter.

Frågor är indelade i två huvudgrupper: "val" och "kommandot". Urvalsfrågor används för att extrahera data från tabeller och sammanställa dem efter behov. Frågor från den andra gruppen används för att lägga till, redigera och ta bort data från tabeller.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 11

För att skapa en enkel urvalsfråga, använd funktionen "Query Wizard". På så sätt guidas du igenom de steg som är nödvändiga för att skapa en fråga för att fråga databasen. Du kan välja funktionen "Query Wizard" från kortet "Skapa" på menyn: det här låter dig skapa frågan snabbt, från fälten i tabellen av ditt intresse.

Skapa en urvalsfråga med kriterier

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 12

Använd verktyget "Frågestruktur". Du kan använda kriterierna för att begränsa antalet värden som returneras av frågan och visa endast den information du behöver. För att börja, välj objektet "Frågestruktur" placeras på kortet "Skapa".

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 13

Välj tabellen som påverkas av frågan. Dialogrutan visas "Visa bord", från vilken du kan välja den du är intresserad av genom att välja den med ett dubbelklick på musen.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 14

Välj de fält som ska extraheras från frågan. Välj vart och ett av fälten i tabellen med ett dubbelklick på musen. Detta läggs automatiskt till i rutnätet som visar sökstrukturen.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 15

Lägg till kriterierna. Inom frågor kan du använda olika typer av kriterier. Om du exempelvis bara vill visa de produkter som kostar över 50 euro måste du ange följande kod >= 50 som ett kriterium av fältet "pris". Om du bara vill se kunder som bor i Storbritannien måste du ange koden Storbritannien inom linjen "kriterier".

Inom samma fråga kan du använda mer än ett urvalskriterium.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 16

Tryck på knappen för att köra frågan och få resultaten "Kör". Knappen "Kör" den är placerad på kortet "struktur". Resultaten av frågan visas i fönstret. Om du vill spara den nya frågan du skapade trycker du på kombinationsnyckeln "Ctrl + S".

Skapa en urvalsfråga med parametrar

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 17

Använd verktyget "Frågestruktur". En parameterfråga kan du ange vilka data som ska utdrag ur databasen varje gång. Till exempel, om databasen är kunder från olika städer, kan du skapa en fråga som har som en parameter staden bostad, så att varje utförande är ombedd att ange den stad du vill få kunder.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 18

Skapar en urvalsfråga och anger vilken tabell eller tabell som påverkas. Lägg till de fält som ska returneras av frågan, välj dem med ett dubbelklick på musen från fönstret "Visningsstruktur".

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 19

Lägg till parametern i avsnittet "kriterier". Parametrarna deklareras inom parenteserna "[]". Texten inuti torghakarna visas i fönstret för värdeinmatningsförfrågan som kommer att visas när frågan utförs. Till exempel, för att begära att du inkluderar din kunds bostad, välj raden "kriterier" av fältet "stad", ange sedan följande kod [Vilken stad?].

Texten som hänför sig till parameterinmatningen kan sluta med tecknet "?" eller ":", men inte med "!" eller ".".

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 20

Skapa en fråga med flera parametrar. På så sätt kan du strukturera din fråga för att göra den mer flexibel och anpassningsbar. Till exempel om fältet som ska parametreras var av typen "datum", kan du hantera det antal datum som returneras av urvalsfrågan med koden Mellan [Infoga startdatum:] Och [Infoga slutdatum:]. I det här fallet visas två datainmatningsfönster när frågan utförs.

Skapa en fråga för att skapa ett bord

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 21

Öppna kortet "Skapa" och välj ikonen "Frågestruktur". Du kan skapa en fråga som använder data som extraheras från en eller flera tabeller för att skapa och fylla i ett nytt bord. Denna procedur är väldigt användbar om du vill dela en del av databasen, eller skapa specifika mallar som fungerar på sin delmängd av data. Först måste du skapa en klassisk urvalsfråga.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 22

Välj tabellen eller tabellerna från vilka du vill extrahera data. För att göra detta väljer du varje tabell med ett dubbelklick på musen. Du kan använda en eller flera tabeller.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 23

Välj de fält där du ska extrahera data. För att göra detta väljer du dem med ett dubbelklick på musen. De valda fälten kommer att införas i rutan för din fråga.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 24

Ange kriterierna. Om du vill extrahera vissa specifika data från ett fält, använd sektionen "kriterier" som ett filter. Se avsnittet "Skapa en urvalsfråga med kriterier" i den här guiden för mer information om detta.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 25

Kontrollera frågan för att se till att den returnerar rätt data. För att göra detta, utföra urvalsfrågan innan du skapar den resulterande tabellen - så här är du säker på att den extraherade data är korrekt. Fortsätt genom att ändra kriterierna som tillämpas på fälten så att alla återvände data matchar de önskade.

Bildnamn Använd Microsoft Access Steg 26

Spara frågan. För att göra detta använd kombinationen av snabbtangenter "Ctrl + S". Den sparade frågan kommer att visas i panelen till vänster i åtkomstfönstret. Klicka på frågans ikon i fråga för att välja den igen och gå till menyfliken "struktur".

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 27

Tryck på knappen "Tabellskapande" placeras i gruppen "Typ av fråga". Ett nytt fönster visas som ber dig ange namnet på den nya tabellen. Skriv in den och tryck sedan på knappen "OK".

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 28

Tryck på knappen "Kör". Ett nytt bord skapas med de data som returneras av det valda urvalet. Tabellen kommer att visas i den relevanta panelen till vänster om åtkomstfönstret.

Skapa en köningsfråga

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 29

Öppna den tidigare skapade frågan. Queuing-frågor kan användas för att infoga data som extraheras från ett bord till en annan redan existerande. Det här är en mycket användbar procedur om du vill lägga till mer data i en tabell som genereras med en skapningsfråga.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 30

Tryck på knappen "kö" placeras i kortet "struktur". Detta kommer att hämta dialogrutan "kö". Välj tabellen där du vill infoga de nya uppgifterna.

Bildnamn Använd Microsoft Access Steg 31

Redigera sökkriterierna för att returnera de data som du vill lägga till i den befintliga tabellen. Om du till exempel skapade föregående tabell med hjälp av data för året "2010", införandet av 2010-värdet i avsnittet "kriterier" av fältet "år", ändra det senaste kriteriet för att lägga till data avseende år 2011 till det befintliga tabellen.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 32

Välj var de nya data ska införas. Se till att du konfigurerar fälten korrekt för var och en av de kolumner du vill infoga. Om du till exempel har gjort ovanstående förändringar borde uppgifterna köras i fältet "år", som kommer att införas i raden "Lägg till till".

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 33

Kör frågan. För att göra det, tryck på knappen "Kör" placeras i kortet "struktur". Frågan kommer att utföras och data kommer att bifogas den angivna tabellen. För att kontrollera driftens korrekthet, kan du öppna bordet ifråga.

Del 5
Skapa och använd masker

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 34

Välj tabellen som du vill skapa en mask för. Mallarna möjliggör ett snabbt och enkelt samråd med de uppgifter som finns i en tabell, för att snabbt växla från en post till en annan och skapa nya poster. De är viktiga för att bättre hantera långa sessioner av datainmatning. De flesta användare tycker det är mycket lättare att skriva in data i tabeller med hjälp av mallar.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 35

Tryck på knappen "mask" placeras i kortet "Skapa". På detta sätt skapas en ny mask automatiskt baserat på fälten i den valda tabellen. Åtkomst visar sig vara en giltig hjälpare vid maskernas automatiska skapning, och hanterar korrekt storlek av inmatningsfälten. Du kan dock alltid ändra storlek och position för maskins inmatningsfält enligt dina behov.

Om du inte vill att ett visst fält ska visas på formuläret, välj det med höger musknapp och välj alternativet "Radera" från kontextmenyn visas.

Om de aktuella tabellerna har relationer, visas fälten som innehåller de berörda uppgifterna under varje post i en specifik tabell. Du kan sedan redigera data relaterade till den visade posten mycket snabbare och enkelt. Till exempel kan var och en av försäljningsrepresentanterna i din databas ha en databas relaterad till kundportföljen relaterad till deras register.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 36

Använd den nya blanketten. De pilformade knapparna längst ner i fönstret används för att bläddra igenom de poster i tabellen som masken refererar till. Alla fält av masken kommer successivt att fyllas med de data som finns i posterna. Knapparna i ändarna av kontrollfältet tar dig omedelbart till de första och sista posterna i tabellen.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 37

Tryck på datakortsknappen längst upp till vänster på maskpanelen. Nu kan du redigera data i fälten med formuläret.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 38

Tillämpa ändringar i befintliga poster. För att göra detta kan du ändra värdena för vilket fält som helst i varje av de poster som utgör bordet. De ändringar som görs, interagerar med masken, kommer automatiskt att appliceras på det relaterade tabellen och till något annat bord i förhållande till det senare.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 39

Ange nya poster. Tryck på knappen "Lägg till nytt" placeras bredvid navigeringskontrollerna för att fortsätta till skapandet av en ny post som kommer att köas i de poster som redan finns i tabellen. För att infoga data, använd maskfälten. Jämfört med den direkta användningen av tabellen som är relaterad till tabelldisplayen, är det här mycket enklare att skriva in nya poster.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 40

Spara masken när du är klar. För att kunna använda den senare, var noga med att spara den nyskapade masken med hjälp av genvägskombinationen "Ctrl + S". Ikonen för den nya masken visas i panelen till vänster om åtkomstfönstret.

Del 6
Skapa en rapport

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 41

Välj ett bord eller en fråga. Rapporter ger dig möjlighet att visa data snabbt och enkelt, aggregerat enligt dina behov. De används ofta för att visa intäkterna som genereras under en given period eller för att förteckningen över sändningar ska undvikas från lageret. Men de är lätt anpassningsbara till nästan alla ändamål. Rapporter kan matas antingen direkt från bordet eller från en fråga.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 42

Öppna kortet "Skapa". Välj vilken typ av rapport du vill skapa. I skapandet av en rapport finns flera möjliga sätt. Åtkomst kan automatiskt skapa en rapport, men om du vill kan du skapa en helt anpassad.

Rapport: Den här funktionen skapar automatiskt en rapport som innehåller alla poster som finns i datakällan. Även om data inte aggregeras eller grupperas, är det förmodligen det enklaste och snabbaste sättet att visa den information som behövs för en mycket liten databas.

Rapportera tomt: det här alternativet genererar en tom rapport, som kan fyllas med alla data som speglar dina behov. I det här fallet kan du välja vilket fält som finns tillgängligt för att anpassa rapporten i total frihet.

Rapportguiden: Den här funktionen guidar dig genom processen att skapa en rapport, så att du kan välja och samla de data du vill visa och formatera den så som du vill, baserat på dina behov.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 43

Ställ in en datakälla för en tom rapport. Om du har valt att skapa en tom rapport, börja med att välja den datakälla som ska visas i rapporten. För att göra detta, välj kortet i följd "arrangera" och lådan "egenskap". Alternativt kan du använda snabbkommandokombinationen "Alt + Enter".

Tryck på nedpilen bredvid fältet "Datakälla". En lista med alla tillgängliga tabeller och frågor kommer att visas. Välj önskad datakälla för att länka den till rapporten.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 44

Lägg till fälten i rapporten. När du har skapat en datakälla kan du börja skapa rapporten genom att ange fälten som ska visas. Öppna kortet "format" och välj objektet "Lägg till befintliga fält". Listan med tillgängliga fält visas i panelen till höger om fönstret.

Om du vill lägga till fält i din rapport behöver du bara dra dem från listan som visas i rapportdesignern. Posten visas i rapporten. De ytterligare fälten som läggs in i rapporten kommer att anpassas till de som redan finns.

Om du vill ändra storlek på fälten i rapporten väljer du en av sidorna och drar den med musen.

För att radera ett fält från rapporten, välj det och tryck på knappen "Radera" av tangentbordet.

Bildnamn Använd Microsoft Access Step 45

Lägg till en gruppering. Grupperingar ger dig möjlighet att snabbt analysera informationen i en rapport, eftersom de tillåter dig att organisera relaterad information. Om du till exempel vill gruppera ditt företags försäljning per region eller av den person som skapade dem, kommer åtkomstgrupper att tillåta dig att göra det.

Öppna kortet "utformning", tryck sedan på knappen "Grupp och sortera".

Med höger musknapp markerar du varje fält som du vill lägga till i en grupp och väljer sedan alternativet "grupp" från kontextmenyn visas.

En rubrik kommer att skapas för den aktuella gruppen. För att skriva ut gruppnamnet kan du redigera rubriken som du önskar.

Spara och dela rapporten. När du har optimerat och slutför rapporten ska du spara och dela den, eller skriva ut den som om det var ett vanligt dokument. Använd den till exempel för att dela information om ditt företag med eventuella långivare eller anställda.

tips

Microsoft Access kan startas i läge "Visa Microsoft Office Backstage", som ger en meny genom vilken du kan komma åt en befintlig databas, skapa en ny eller använda kommandona som är nödvändiga för att ändra en databas med din skapelse.

varningar

Vissa funktioner i Access är inte alltid tillgängliga och kan variera beroende på vilken typ av databas du skapar. Det är till exempel inte möjligt att dela en lokal databas på webben. Dessutom fungerar inte skrivbordsfunktioner, till exempel frågor för att beräkna totals, om det gäller en webbdatabas.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade