Hur man ställer en rekommendationsbrev till en professor via e-post

Behöver du en professors rekommendation för ett stipendium? För en forskarskola? För ett jobb? Om du har bestämt dig för att skicka förfrågan via e-post, följ dessa steg för att göra det på ett artigt och effektivt sätt och få bästa möjliga referenser.

Skriv e-postmeddelandet

Förbered dig för att skicka din förfrågan e-post minst 5-6 veckor före det datum då rekommendationen ska tas emot. Vänta inte till sista minuten att fråga. Professorerna har många åtaganden, och du vill inte att de ska skriva brevet i bråttom, förutsatt att de har tid att göra det.

Välj en lämplig professor. Innan du väljer vilken professor att begära en rekommendation, fråga dig själv dessa frågor:

Känner den här professorn mitt namn?
Har jag någonsin pratat med honom utanför en lektion?
Gav du mig bra betyg på din kurs?
Fick jag mer än en kurs med denna professor?

Du måste välja en professor som kan skriva ett brev som innehåller specifik information om dina egenskaper och personliga resultat. Välj den som får de mest positiva svaren på de tidigare frågorna.

Adress brevet på rätt sätt. Även om det är ett mail, ta hand om formuläret. Om du ringde professorn med namn (för att du specifikt var ombedd att göra det och det gjorde du ofta), använd också professorns namn. Annars använd lämplig titel. Tänk dig att skriva ett brev till professor Jones, din gamla arkeolog professor. Prof. Jones bad dig inte att ringa honom med namn, så börja brevet med "Kära Prof. Jones" följt av ett komma.

skriva "Rekommendation för [ditt namn]?" som ett objekt.

Starta första stycket genom att ange vad du vill ha: "Jag skriver för att fråga dig om du var villig att skriva ett rekommendationsbrev till mig." Låt dem inte gissa. I följande meningar illustrerar du följande information:

Ditt namn
Skolår
Examensarbete
Vilka kurser följde du med den här professorn och vilken betyg fick du?
Eftersom du behöver en rekommendation
När tidsfristerna för inlämning av rekommendationsbrevet löper ut.

Beskriv ditt förhållande till professorn i nästa stycke och förklara varför du bestämde dig för att fråga honom om det. Berätta något om dig själv och varför du är intresserad av stipendiet, forskarskolan eller arbetet som du behöver din rekommendation till.

Skriv inte ytliga skäl som "Jag vill jobba där eftersom det var det mest lukrativa erbjudandet jag fick" eller "Jag vill delta i skolan eftersom deras titel skulle vara det perfekta tillägget till mitt CV".
Var professionell och skriv något som, "Jag valde att söka en plats i det museet eftersom jag är extremt intresserad av deras tribal art department".
Har denna professor särskilda kontakter som du vet om, med det företaget eller den arbetsmiljön? Eller om det är en skola, deltog du? Om så är fallet, skriv det i e-postmeddelandet. "Jag vet att många stycken på skärmen har återställts från henne under hennes resa till Amazonas. Jag hoppas verkligen att jag kan få en position i en avdelning med en intressant samling verk."
Om din erfarenhet med denna professor har påverkat ditt val, skriv det: "Jag tänkte inte på att dedikera mig till forskning tills jag deltog i hans biologi kurs. Han motiverade mig att acceptera ett deltidsjobb i Dr Rossi`s laboratorium och nu är jag lockad till möjligheten att utföra forskning på stamceller efter grundskolan." Tvinga inte en historia som om det inte handlar om sanningen.

Använd tredje stycket som ett tillfälle att ange vad du vill att professorn ska säga om dig. Du måste inkludera information om dig själv som professorn kanske inte vet. Några sätt att göra det känt är:

"Jag tror att han är medveten, baserat på våra samtal och mitt deltagande i hans kurs, att jag är mycket intresserad av arkeologi. Jag avslutade min examen i arkeologi i juni i år. Jag kunde också göra en praktikplats under Dr. Mario Rossi, som jag tror du vet. Tack vare min praktik fick jag en stor erfarenhet av katalogisering av objekt."

"Mina andra referenser kommer att kunna skriva om min akademiska karriär, men hon är den enda som vet hur svårt jag arbetade med min avhandling och de hinder jag hade att möta. Jag hoppades att han kunde prata om min förmåga att klara av stress och det oväntade, för det här är de kvaliteter som kommissionen som ansvarar för urvalet vill se."

Ge professorn alla nödvändiga detaljer. Var ska brevet levereras? Vad är tidsgränserna? Du ber redan professorn att skriva brevet för dig. Fråga honom inte ens att adressera den och skicka den med en frimärke till dig. Du vill störa professorn så lite som möjligt, så delegera inte något till honom som är ditt jobb att göra. På detta sätt kommer du vara säker på att brevet kommer att skickas. Om professorn erbjuder att skicka brevet till dig, låt honom göra det. Om läraren är en kille som ofta glömmer saker, berätta för honom att du måste presentera brevet för hand. På detta sätt kommer du vara säker på att ha den.

Sluta med information om vad som händer senare: "Jag kommer lämna formuläret och ett stämplat kuvert adresserat till din fakultets brevlåda denna vecka. Jag kommer också att skicka dig ett mail som en påminnelse en vecka före deadline. Tack igen." eller, "Jag måste presentera rekommendationsbrevet senast den 3 augusti. Om du är villig att skriva brevet för mig, låt mig veta och jag kommer gärna att hämta det på ditt kontor när som helst."

Han tackade professorn, oavsett om han skrev brevet eller inte. "Tack på förhand för din tid och din uppmärksamhet. Jag ville också förlänga ytterligare tack för den tid jag brukade lära av henne. Jag njöt verkligen av hans kurs, som lärde mig så mycket." Om det verkligen är en specialprofessor, kan du vara ännu mer direkt i ditt beröm. "Jag vet att de saker jag har lärt i sin kurs kommer att vara mycket användbara för det arbete jag vill göra i livet. Hans lärdomar har haft en positiv inverkan på mitt liv, och jag kommer aldrig att kunna tacka henne tillräckligt." Du kan också erbjuda att skriva rekommendationsbrevet och få det undertecknat av professorn. På så sätt sparar du tid och ansträngning som krävs för att skriva det, och du kan inkludera det innehåll du föredrar.

Fortsätt som lovat, leverera nödvändiga material och skicka en påminnelse. Följ ett telefonsamtal till e-postmeddelandet om du inte fick ett svar efter en vecka, högst två. Om du behöver ringa, ta inte något för givet. Först, se till att professorn har läst ditt mail. Om inte, förbered dig för att göra din förfrågan muntligt.

Innan tidsfristen, ta ansvaret för att kontrollera om rekommendationen har mottagits. Om inte, skicka ett kort och artigt e-postmeddelande till professorn och erbjuda att betala för samma dags frakt.

Tack professorn igen. Efter att ha fått ditt rekommendationsbrev, skicka ett tack kort till professorn. Om rekommendationen har nått destinationen, skicka professorn en handskriven tackanmälan per post, inte via e-post. Inte bara är det artigt och rätt sak att göra, men du kan inte veta när den här gesten kommer att vara användbar i framtiden. Du kan behöva ett annat brev i framtiden, eller du kan bli en kollega till din professor och be om hjälp. Om brevet gör sitt jobb och du får läget, ring professorn att dela med dig av de goda nyheterna!

tips

Läs e-postmeddelandet innan du skickar det. Se till att det inte innehåller stavnings- eller grammatikfel. Ha brevet kontrollerat av någon annan om du inte är bra på att skriva.
För att undvika att vara insisterande, skicka en tackanmälan till professorn en vecka eller två före tidsfristen och nämna datumet som en påminnelse.
Fäst ditt CV till e-postmeddelandet och förklara i det e-postmeddelande som du har bifogat det så att professorn kan höra det.
Kom ihåg att de människor som hjälper dig, och alltid vara beredda att återvända till förmånen. Ett exempel är att du får arbete på museet och att du öppnar en position för en sommarutbildning för studenter. Du kan ringa till Prof. Jones och informera honom så att han kan dela nyheten med sina elever.
Om du behöver ett brådskande brev av rekommendation, skriv en kort epost som frågar om professorn har tid att göra dig en tjänst och förklara omständigheterna. Om du får ett positivt svar skriver du en sekund, mer detaljerad e-postadress.

varningar

Vissa professorer blir förolämpade om du ber att de skriver ett rekommendationsbrev via e-post. Att byta från professorns kontor under mottagningstiden, göra ett möte eller ringa är sätt att få din professor att förstå att du verkligen bryr dig om hans brev.
Kom ihåg att en professor inte är skyldig att skriva en rekommendation. Dina professorer kommer i allmänhet att ha spenderat årtionden som arbetar hårt för att bygga sitt rykte. När de skriver en rekommendation, spelar de sitt rykte. I allmänhet kommer de att göra det bara för de elever de tror på.
Be inte att läsa en kopia av brevet innan den skickas. Det är inte lämpligt, eftersom ideen är att professorn skriver en ärlig utvärdering utan att behöva förklara för studenten. Om du tror att professorn inte kan skriva vad du tycker är mer till ditt fall, uttrycka dina tvivel i e-posten och fråga om han var villig att skriva ett brev som tjänar till att förbättra dina chanser att få den position du vill ha.
Om professorn ger dig en aning om att hans rekommendationsbrev inte kommer att vara som du hoppas, tacka honom för hans uppmärksamhet och informera honom om att du har hittat en annan kontaktperson.
Lägg aldrig fram en lista över personer som "de kan rekommendera dig positivt" utan att först ha fått sitt samtycke. Du kan göra ett undantag om du har arbetat utförligt med dessa människor och du är säker på att de skulle skriva ett brev till dig om du frågade.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade