Hur man skriver en e-post till en professor

Professorer är inte alltid bekanta med användningen av e-post, särskilt från teknologisk synvinkel. De flesta kan emellertid helt enkelt använda dem och ha vissa förväntningar på de meddelanden de får från studenterna. Så här möter du dessa förväntningar.

Skriv en e-post till en professor

Läs anteckningarna i de första lektionerna eller kursens kurs. Ofta frågorna du vill hitta svaren i de här texterna. Att be professorn att förklara dessa saker igen gör att du ser ut som en fattig student och kommer inte att ge dig något bra.

Se till att ett e-postmeddelande är det bästa sättet att lösa ditt problem. E-post tar ofta mer tid än en vanlig konversation. Det tar mer tid att skriva än att prata. Och även om e-postmeddelandet får dig att slösa lite tid, kan svaret du väntar på ta längre tid för professorn. Till exempel, skicka ett mail till en professor frågar "Vad saknade jag?" det är inte en bra idé. Du frågar professorn att slösa bort tid att skriva en hel lektion bara för dig. Också, fråga inte dina röster via e-post. Bättre att diskutera dina resultat i person. Gå till professorns kontor under receptionstid, när du kan sätta dig ner och granska ditt arbete. På det här sättet kommer du att kunna förstå exakt vad dina misstag var och du kommer att tycka till professorn som en student som vill lära sig och inte bara oroar sig för att få bra betyg. När det är möjligt, försök att få en konversation viva med din professor En bra regel är detta: Om du behöver mer tid för din lärare att skriva ett e-postmeddelande än att svara på rösten, försök att inte tillgripa ett e-postmeddelande.

Använd ditt akademiska konto. Människor får massor av e-postmeddelanden varje dag och om du använder ditt skolkonto är det mindre troligt att din e-post är blockerad av spamfiltret, eller din lärare ignorerar det eftersom det kommer från en okänd adress.

Ange ett stämningsobjekt. Detta råd gäller för varje mail du skickar, men speciellt när du försöker kommunicera med någon som har många åtaganden.

Om din professor inte har upprättat en konvention för denna typ av kommunikation, kan du börja från den akademiska informationen, till exempel examen och kurs som professorn följer, följt av ämnet på din e-post. Till exempel, "CdL Electrical Engineering Electrical Systems Kurs: Fråga om laborationer" det är ett utmärkt objekt. Tack vare ditt akademiska konto och ditt exakta och välskötta objekt kommer professorn att veta exakt vem du är och vad du ber om, även innan du öppnar meddelandet. Denna information hjälper professorn att organisera och prioritera studentemail. Ange den kurs som ansökan hänvisar till, det kan vara mycket användbart, särskilt om professorn i fråga innehar fler kurser för samma examen. Sätt bara in namnet på kursen kan vara värdelöst, tänk dig att skriva ett mail till en professor med ämnet Elettrotecnica.

Skicka aldrig ett meddelande utan ett objekt.

Använd alltid en första hälsning. Börja inte med "Hallå" eller andra colloquialisms. I allmänhet kan du använda "EGR. Prof. Efternamn." Skriv inte mr Efternamn, speciellt om professorn är examen och / eller har doktorsexamen. Detsamma gäller fru, om din lärare är en kvinna.

Även om professorn skriver sitt svar med endast namnet är det fortfarande att föredra att adressera honom som "Prof. Efternamn" i ett email. Kontakta inte honom med namn om du inte har varit särskilt uppmanad. Och snälla, var inte fel att skriva professorns namn.

Anmäl orsaken till ditt e-brev kortfattat och artigt. Ge endast den information som är relevant för situationen och det kommer att vara till nytta för professorn. Kom till punkten omedelbart. Även om du hittar exempel på mails där först avsändaren kvalificerar, är det inte rätt sätt att börja. Professorn bör redan veta ditt namn från rubriken på e-postmeddelandet och signaturen av meddelandet. Så du skulle skriva överflödig information, och du skulle se ut som ett barn som skriver till sin pennvän. I stället uttrycka orsaken till ditt email. Var noga med att inkludera kursen du refererar till och din grundutbildning också i texten i texten. Det är värt att upprepa denna information, eftersom vissa program som Gmail inte längre visar objektet när meddelandet öppnas.

Om du skriver om ett problem, föreslå en lösning. (Läs råd) Var dock rimlig om hur lösningen skulle kunna skapa ytterligare arbete för professorn.

Logga med ditt namn. Använd namn och efternamn, och även om professorn känner till ditt namn, inkludera information om examen under signaturen. Du kommer att låta honom lära sig att associera ditt namn med en kurs och reagera snabbare på dina problem.

Läsa. Om du inte har stavningskontroll i ditt e-postprogram kopierar du meddelandet till ett ordbehandlingsprogram och kör checken. Tänk på de tekniska aspekterna och innehållet i det du skrev. Sök efter en artig ton, kortfattat språk och tydligt uttrycka din förfrågan.

Om problemet är känsligt eller e-postmeddelandet är länge, be någon att läsa den. Fråga om du är förolämpad för att få ett sådant mail.

Gör de nödvändiga ändringarna och skicka den till din professor.

Tillbringa den nödvändiga tiden att svara på. Läs råd om hur du hanterar professorns svar. Om du bara skickar information ("Jag har inflytande och jag kommer inte att kunna delta i träningen på tisdag, grupparbetet kommer att levereras av Laura."), då kan professorn anse det onödigt att svara. I det här fallet är du klar.

När du har fått svaret, låt professorn veta. Ett enkelt tackmeddelande kan vara tillräckligt. Om det behövs skriv ett längre mail med samma tips för att bli professionell. Om du inte har kunnat lösa saken via e-post, fråga om en tidpunkt personligen.

tips

Försök be dina klasskamrater först om du skickar ett mail för att fråga vad som gjordes i din frånvaro.
Observera att svar som kan ta några sekunder att skrivas och skickas kan ta mycket längre tid att slutföra. Om du ber om rättelse av en uppgift eller en sammanfattning av vad du inte kunde följa i klassen, erbjud då att gå till receptionen om professorn föredrar det.
Lämna den tid som krävs för svaret. Om professorn inte bara arbetar för universitetet eller om han inte kan komma åt internet hemma, kanske du måste vänta några dagar.
Att vara utbildad betyder inte att man inte hörs. Om du behöver något, säg det tydligt. Även om det inte är fallet att göra anspråk, kan du ge förslag. Till exempel, om du behöver vara på dagen för en tentamen, ska du inte bara peka på problemet. Erbjuda att ta provet på ett annat datum, eller någon annan idé som kan lösa problemet och möta allas tjänst. Se till att du inte stänger dörren till andra alternativ, eftersom professorn kommer att få det sista ordet.
Skriv igen. Om några dagar har gått och du inte har fått ett svar är det lagligt att säkerställa att meddelandet har mottagits och om professorn har haft tid att svara. Det kan vara mer effektivt att ställa dessa frågor via telefon eller i receptionen. Var inte rädd för att driva din sak.
Använd orden Vänligen och tack - de kommer att hjälpa, eftersom de är allmänt uppskattade.

varningar

Om du har ett klagomål eller några negativa känslor som du försöker lösa kommer ett e-post inte att vara det bästa sättet att göra det. Du skulle hellre prata med professorn, inte en utbyte av envägskommunikation som ett mail. Du kan använda ett mail för att schemalägga ett möte personligen eller via telefon, men undvik att lösa dessa problem via e-post.
Skicka inte ett gruppmeddelande om situationen inte är väldigt komplex.
Fråga inte "om" du saknade något i din dag av frånvaro. Självklart förlorade du det!
skriva "Jag vill inte vara oförskämd"Det låter dig inte vara oförskämd i resten av meddelandet.
Se till att du har kontrollerat allt material till ditt förfogande innan du frågar professorn en fråga.
Även om ditt förhållande till läraren är begränsat till några timmars lektioner, glöm inte att professorn har många andra kurser och arbets- och privata åtaganden. Dina bekymmer är viktiga för honom, men de kommer inte vara så aktuella som du skulle vilja ha i svaren.
Börja inte en konversation med en professor som frågar "Har du fått min email?" Din lärare får många e-postmeddelanden och kan inte komma ihåg allt när du frågar. I stället kan du säga "Jag skickade dig ett mail igår eftermiddag om mitt problem. Har du ett ögonblick att prata om det nu, eller kan jag komma till ditt kontor senare?" Om du ingår i en stor klass eller i början av terminen, påminna professorn i ditt namn, för att du inte kommer att ha lärt dig det.
Lägg inte in fraser som "Svara så snart som möjligt" "Jag väntar ett svar omgående".

Dela på sociala nätverk:

Relaterade

Hur man skriver en e-post till en professor

steg

tips

varningar