Så här arkiverar du Lotus Notes-e-postmeddelanden

Om du har slutfört det lediga utrymmet på Lotus Notes, men du inte vill ta bort e-postmeddelandena, försök arkivera dem. Arkivera e-postmeddelanden innebär att kopiera meddelanden till en annan mapp på din dator. Följ den här guiden för att lära dig hur du arkiverar e-postmeddelanden från Lotus Notes och frigör utrymme på ditt konto. Dessutom kommer arkivering av e-post att förbättra programmets hastighet.

steg

Begränsa storleken på bifogade filer. Håll dem under 500 Mb (vissa företag ställer strängare begränsningar, som 200 Mb).

Kontrollera filstorleken genom att gå till Arkiv, Databas, Egenskaper. På Lotus 8, gå till Arkiv, Program, Egenskaper.
Klicka på fliken "den". Värdet skrivs ut efter "Diskutrymme" representerar storleken på Lotus Notes-filer.

Be om ditt företags / organisations standard eller rekommenderade inställningar. Om du använder Lotus Notes i skolan eller på jobbet, kan standardinställningarna ha redan definierats. På så sätt kan organisationen styra mängden e-post för varje användare, förutom den allmänna prestandan på datorn. Om lagringsinställningarna redan har definierats, fråga företagets tekniska avdelning om du kan ändra dem.

Bestäm dina önskade lagringsinställningar. Du kan arkivera alla Lotus Notes-e-postmeddelanden eller välja några specifika uppgifter. Du måste också bestämma hur ofta du vill att Lotus Notes ska arkivera e-postmeddelanden.

Öppna applikationen (Mail).

Gå till Åtgärder, Arkiv, Inställningar.

Gå till fliken Policy och kontrollera att du har valt "Standard för senaste ändring".

Klicka på "OK" för att spara inställningarna.

Se till att "kriterier" har aktiverats.

Planera automatisk arkivering. Genom att schemalägga automatisk arkivering ser du till att dina e-postmeddelanden arkiveras regelbundet och sparar tid eftersom du inte behöver göra det manuellt.

Öppna applikationen (Mail).

Gå till Åtgärder, Arkiv, Inställningar.

Gå till fliken Schema. Se till att "Planerad lagring" är vald.

Välj datum och tidpunkt då du vill att e-post ska arkiveras.

Arkivera manuellt. Även om du har planerat arkivering aktiverat kan du alltid manuellt arkivera filer som du vill.

Öppna applikationen (Mail).

Öppna den e-postmapp du vill arkivera.

Gå till Åtgärder, Arkivera, Arkivera nu.

Klicka på Ja för att arkivera e-postmeddelandena enligt dina inställningar.

Arkivera filer med metoden för "dra och släpp". Dra bara filer i mappen. Detta är ett av många sätt att arkivera dina Lotus Notes-filer.

Öppna applikationen (Mail).

Öppna den e-postmapp du vill arkivera.

Välj de meddelanden som ska arkiveras.

Dra meddelanden till önskat arkiv i navigeringspanelen.

Visa arkiverade filer. Även om du har arkiverade filer kanske du alltid behöver återställa dem. Arkivfilen liknar mapparna i ditt Lotus Notes-konto. Allt kommer att förbli organiserat på det sätt som det organiserades på Lotus Notes.

Öppna programmet (Mail)

Klicka på Arkiv i navigeringspanelen.

Välj arkiv (till exempel Standard för "Senast ändrade").

tips

Gör en säkerhetskopia av viktiga e-postmeddelanden. Om du behåller viktiga e-postmeddelanden i ditt konto, var noga med att kopiera dem till andra medier, t.ex. en CD eller DVD. På så sätt får du en extra kopia om något händer med servern eller hårddisken som arkiverna lagras på.
Ta bort gamla eller meningslösa meddelanden, särskilt de som innehåller bifogade filer. På så sätt kan du minska arkivets storlek och inte påverka datorns prestanda för mycket.

Visa mer ... (2)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade