Hur man organiserar ett elektroniskt arkivsystem

Organisationen är nyckeln till framgång både på kontoret och i hemmet. Det spelar ingen roll vem du är eller vad du tar upp, det är viktigt att ha utmärkta organisatoriska färdigheter, särskilt när du handlar om dokument som vi alla måste hantera tidigare eller senare. Numera förenklas organisationen med hjälp av datorn och ett elektroniskt organisationssystem. Även om dessa verktyg är tillgängliga för alla, behöver du lite hjälp för att få ut det mesta av dem. Om dessa linjer beskriver ditt förhållande till elektroniska arkiveringssystem kan stegen som beskrivs i den här guiden vara till nytta för dig.

2

Skapa en rotmapp som innehåller alla undermappar i ditt arkiv, organiserad enligt arten av den information du vill lagra. Du kan välja att namnge dessa mappar som du vill, men de flesta datorer har en standard lagringsutrymme som innehåller mapparna "Mina dokument", "Mina bilder", "Musik", etc. som är användbara för dina ändamål. . Tips: När du väljer namnet som ska etikettera mapparna i ditt system, leta efter en så kortfattad och beskrivande som möjligt, så att du kan förstå vad som innehåller den mapp som den hänvisar till.

3

Beroende på hur mycket information du vill organisera kan du behöva skapa en undermappsstruktur i rotmappen. Om du till exempel organiserar dina skattedeklarationsdokument kommer du att ha en huvudmapp som heter "Skatt", som innehåller undermappar delade med deklarationsår. Denna typ av struktur gör det möjligt för dig att komma åt dina dokument snabbt och enkelt.

4

I mappar är det bättre att lagra dokument genom att lägga till datum så att de kan sorteras kronologiskt. Det kan vara ett bra kriterium att även inkludera dokumentdatumet i det namn med vilket det sparas.

5

Var noga med att säkerhetskopiera alla dina filer regelbundet med en CD / DVD eller en extern hårddisk. Gör det med en vecka eller två gånger i veckan (naturligtvis skulle den perfekta lösningen vara att göra det varje dag).

6

Eftersom ditt lagringssystem växer i storlek måste du hålla dig uppdaterad och effektiv genom att flytta dokument som du inte behöver regelbundet komma åt på en separat disk. Genom att eliminera dokument som inte höras ofta hjälper du systemet att hålla sig städat och i perfekt fungerande ordning.