gushelom.ru

Hur man organiserar ett elektroniskt arkivsystem

Organisationen är nyckeln till framgång både på kontoret och i hemmet. Det spelar ingen roll vem du är eller vad du tar upp, det är viktigt att ha utmärkta organisatoriska färdigheter, särskilt när du handlar om dokument som vi alla måste hantera tidigare eller senare. Numera förenklas organisationen med hjälp av datorn och ett elektroniskt organisationssystem. Även om dessa verktyg är tillgängliga för alla, behöver du lite hjälp för att få ut det mesta av dem. Om dessa linjer beskriver ditt förhållande till elektroniska arkiveringssystem kan stegen som beskrivs i den här guiden vara till nytta för dig.

steg

Bildnamn Organiser ett elektroniskt arkiveringssystem Steg 1
1
Bestäm vilken information du vill organisera elektroniskt.
  • Bildnamn Organiser ett elektroniskt arkiveringssystem Steg 2
    2
    Skapa en rotmapp som innehåller alla undermappar i ditt arkiv, organiserad enligt arten av den information du vill lagra. Du kan välja att namnge dessa mappar som du vill, men de flesta datorer har en standard lagringsutrymme som innehåller mapparna "Mina dokument", "Mina bilder", "Musik", etc. som är användbara för dina ändamål. . Tips: När du väljer namnet som ska etikettera mapparna i ditt system, leta efter en så kortfattad och beskrivande som möjligt, så att du kan förstå vad som innehåller den mapp som den hänvisar till.
  • Bildnamn Organiser ett elektroniskt arkiveringssystem Steg 3
    3
    Beroende på hur mycket information du vill organisera kan du behöva skapa en undermappsstruktur i rotmappen. Om du till exempel organiserar dina skattedeklarationsdokument kommer du att ha en huvudmapp som heter "Skatt", som innehåller undermappar delade med deklarationsår. Denna typ av struktur gör det möjligt för dig att komma åt dina dokument snabbt och enkelt.
  • Bildnamn Organiser ett elektroniskt arkiveringssystem Steg 4
    4
    I mappar är det bättre att lagra dokument genom att lägga till datum så att de kan sorteras kronologiskt. Det kan vara ett bra kriterium att även inkludera dokumentdatumet i det namn med vilket det sparas.
  • Bildnamn Organiser ett elektroniskt arkiveringssystem Steg 5
    5
    Var noga med att säkerhetskopiera alla dina filer regelbundet med en CD / DVD eller en extern hårddisk. Gör det med en vecka eller två gånger i veckan (naturligtvis skulle den perfekta lösningen vara att göra det varje dag).
  • Bildnamn Organiser ett elektroniskt arkiveringssystem Steg 6
    6
    Eftersom ditt lagringssystem växer i storlek måste du hålla dig uppdaterad och effektiv genom att flytta dokument som du inte behöver regelbundet komma åt på en separat disk. Genom att eliminera dokument som inte höras ofta hjälper du systemet att hålla sig städat och i perfekt fungerande ordning.
  • tips

    • Genom att ofta använda ditt elektroniska arkivsystem kommer du att inse vilka förändringar du behöver göra, och hur är det bästa sättet att organisera dina dokument. Den viktigaste aspekten av organisationen är funktionalitet, så det är viktigt att bättre anpassa stegen i den här guiden för att perfekt återspegla ditt begrepp "användbarhet".
    • När du tilldelar ett datum till dina filer är det bättre att använda formatet "DD-MM-ÅÅÅÅ" (till exempel 19-10-2013) för en större order. Om du föredrar kan du utelämna symbolen ";" och begränsa dig till att använda två siffror för att identifiera året vilket resulterar i ett mycket enklare "191013" -format.
    • Prova att skapa ett mapparkivsystem som inte har mer än 3 djupnivåer. Denna struktur är mer än tillräcklig för de flesta hem- eller småföretagssystem.
    Dela på sociala nätverk:

    Relaterade
    Så här öppnar du delade mappar på ett nätverkSå här öppnar du delade mappar på ett nätverk
    Så här arkiverar du dokumentSå här arkiverar du dokument
    Hur laddar och laddar data från ADrive-webbplatsenHur laddar och laddar data från ADrive-webbplatsen
    Så här kopierar du dokument från din dator till en USB-minneSå här kopierar du dokument från din dator till en USB-minne
    Så här skapar du mappar för att organisera program på hemmet för en iPadSå här skapar du mappar för att organisera program på hemmet för en iPad
    Hur man skapar ett diagram med hjälp av ett elektroniskt beräkningsbladHur man skapar ett diagram med hjälp av ett elektroniskt beräkningsblad
    Hur man skapar en ordmallHur man skapar en ordmall
    Hur man skapar ett perfekt lagringssystem på din datorHur man skapar ett perfekt lagringssystem på din dator
    Så här skapar du en mapp på Google DokumentSå här skapar du en mapp på Google Dokument
    Så här skapar du ett arkiveringssystem för dokumentSå här skapar du ett arkiveringssystem för dokument
    » » Hur man organiserar ett elektroniskt arkivsystem

    © 2011—2021 gushelom.ru