Så här arkiverar du dokument

Arkivering är bevarande av information. Organisationer konverterar pappersdokument till digitala varje dag för att öka dokumentets livslängd. Detta, tillsammans med den enorma mängd data som genereras av dagens datorer, innebär att arkivering av dokument är bunden att växa i betydelse. Om du vet hur du arkiverar dokument kan du frigöra utrymme för din dator för att hantera dokument mer effektivt.

steg

Arkivera dokument i en zip-fil. Särskilt användbart för filer som är viktiga men sällan öppna, en zip-fil minskar storleken på dokumenten.

Välj den fil du vill komprimera.
Högerklicka med musen och välj "Skicka till".
Skicka till "Komprimerad mapp".
Kontrollera att dokumenten finns i zip-filen som skapats genom att öppna den. Om så är fallet kan du ta bort originalet.

Flytta dokument till ett separat lagringsmedium. De populära valen för digital lagring är externa band, externa hårddiskar eller pendrive.

Säkerhetskopiera dokument till en CD eller DVD om du har en CD- eller DVD-brännare. Säkerhetskopiering är ett annat sätt att arkivera, även om du förmodligen redan vet den här metoden med ett annat namn - bränna en skiva. Exempelvis använder Windows ett Live File System och ett Mastered-format (bättre för kompatibilitet med andra enheter) för att kopiera filer till en CD eller DVD.

Sätt i en skrivbar CD eller DVD i datorns CD- eller DVD-brännare för Live File System.

När dialogrutan visas, klicka på "Bränn data skivfiler".

Namn på skivan och klicka sedan på "nästa".

Vänta tills en tom mapp för disken visas. Det betyder att skivan är formaterad och redo att kopiera filer.

Öppna mappen med de dokument som du vill arkivera och dra filerna till den tomma skivmappen.

För Mastered-formatet, sätt in en skrivbar DVD eller CD i datorns CD- eller DVD-brännare.

När dialogrutan visas klickar du på "Bränn data skivfiler".

Namn på skivan och klicka på "Visa formateringsalternativ."

Välj "behärskar" och klicka på "nästa".

Vänta tills en tom mapp för disken visas. Det betyder att skivan är formaterad och redo att kopiera filer.

Öppna mappen med de dokument som du vill arkivera och dra dem till den tomma skivmappen.

Skicka dokument till externt lagringsutrymme.

Utöver att fungera som en sökväg till arkiverade filer är externa lagringsbanor säkra och skyddar data från katastrofer som bränder och hårddiskfel.

Med så många företag som erbjuder den här tjänsten måste du kontakta ett företag direkt för att veta hur det fungerar och vilka garantier som ingår i lagring av offsite-dokument.

Använd digital arkivprogramvara.

Ett av de mest kända sätten att bevara utseendet på ett dokument är att göra det till en PDF-fil. Den här programvaran Adobe Acrobat, som erbjuds av Adobe, gör det enkelt att konvertera PDF-dokument från olika program. Det finns också flera gratisprogram som låter dig skapa dessa filer.

Att specifikationerna är offentliga betyder att framtida versioner av Adobe-programvaran kommer att kunna läsa tidigare versioner av dokument.

Dessutom är PDF-läsare lätt tillgängliga som en gratis nedladdning från Adobes webbplats.

Håll dig uppdaterad om teknik för lagring av dokument. Med den snabba utvecklingen av teknik kan dagens nuvarande vara föråldrad i morgon. Det här kan vara ett problem när migrering av arkiverade filer till ett nytt system krävs.

tips

Katalogera arkiverade filer så att du eller andra personer kan hitta de filer du behöver över tid. Det kan vara så enkelt att namnge filer eller mappar med namnet på innehållet och de datum som bifogar filerna. Om du till exempel lagrar företagsdokument kan du namnge en mapp "Arbeta filer för första kvartalet 1997". I större installationer använder arkiv sannolikt metadata för katalogisering.
En annan anledning till att arkivera filer är att det ibland finns lagliga krav som kräver att information sparas.

varningar

En fara är risken för filkorruption. Var noga med att använda ett välprövat system för att säkerhetskopiera dina data.
Multimediedata kopplas ofta till specifik hårdvara eller mjukvara och kan inte nås utanför egna system.
Att inte ha ett inbyggt system för arkivering av dokument kan leda till oavsiktlig förlust av filer, speciellt om de tagits bort av misstag.

Saker du behöver

Ett separat lagringssystem, om du vill lagra dokument på en annan enhet.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade