Så här skapar du ett arkiveringssystem för dokument

Det finns flera sätt att arkivera dokument. Att välja det sätt som passar dig beror på dina behov och hur du föredrar att hitta saker.

steg

Tänk fördelarna med ett alfabetiskt lagringssystem. Det fungerar bra när du behöver konsultera namn på personer, kunder, författare, filmtitlar, böcker etc. Förutsatt att du använder lättlästa villkor är det ofta lättast att anta ett alfabetiskt arkivsystem.

Bildnamn Ordna ett pappersarkivsystem Steg 2

Använd en order baserad på ämnena. När ditt jobb eller studie innehåller en rad tematiska områden, ett ämne eller ämne kan vara en väldigt användbar metod att konsultera information. Om du till exempel studerar lag, kan ämnesrubrikerna vara kontrakt, konstitutionella lagar, otillbörliga handlingar, administrativa lagar, internationella lagar etc.

Bildnamn Ordna ett pappersarkivsystem Steg 3

Använd ett frekvensbaserat system. Det fungerar bra med föremål du använder kontinuerligt. Den måste kompletteras med ett annat system, till exempel den alfabetiska. Lägg den information du använder oftast i ett separat område i lagringsområdet, till exempel framför allt annat i en skåp i arkivskåpet, så att du kan se det väldigt snabbt.

Bildnamn Ordna ett pappersarkivsystem Steg 4

Prova numerisk arkivering. Denna typ är idealisk för lagring av datum eller nummer. Om du till exempel har fakturor, kvitton, daterade händelser etc. med det här systemet kan du enkelt hitta dem. För det här alternativet kan du också tänka på att märka saker efter månad och år. För dem som arbetar i en miljö som använder numrering för handlingar som jourregister, lagstiftningshandlingar, rättsfall etc. Det är en användbar metod för att hitta.

Bildnamn Ordna ett pappersarkivsystem Steg 5

Använd färgkodning. Det är fantastiskt för kreativ lagring och fungerar speciellt för dem med bra visuellt minne. Det kan också hjälpa till med korskontroll om det används för projekt.

tips

Dessa principer kan också tillämpas på datorer eller andra elektroniska lagringskomplex
Använd ett index för dokument som inte är ordnade i alfabetisk ordning. Indexet borde emellertid vara att snabbt kunna hitta vad du letar efter när som helst. Lägg det framför allt.
Börja med att städa och städa upp staplar av dokument och använda post-it för att sortera dem i kategorier och underkategorier.
Det är användbart att ha en varierad mapp för objekt som inte exakt matchar någon annanstans

Saker du behöver

etiketter
Mappar (mappar med krokar)
En fil eller något annat lämpligt för att innehålla dokument

Dela på sociala nätverk:

Relaterade