Så här omorganiserar du en fil

Om du är den typiska genomsnittliga mannen har du minst en fil i ditt hem eller kontor, och det är nog inte så organiserat som du vill. Även om dina dokumentlådor är en rörig hög med kort, kan den här artikeln hjälpa dig att hantera kaos, eliminera vad som inte behövs och göra alla dina dokument enklare att hitta.

steg

Tänk på hur du vill att lådorna för dina dokument ska organiseras. Om du funderar på en systemräkning i en låda, registrerar skattposter i en annan, och så vidare - noteringar.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 2

Passera varje lådor, en i taget, och gör en kort lista över innehållet. Om du redan har organiserade dokument, anteckna namnen och deras innehåll.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 3

Hitta ett tydligt arbetsutrymme, till exempel ett skrivbord eller ett bord, och ta en förhandsgranskning av alla onoterade dokument. Börja med att dela upp de ackumulerade dokumenten enligt hur du skulle organisera dem: kreditkortsräkningar på ena sidan, kostnadsrapporter från en annan och så vidare. Det här är en bra tid att dela upp de dokument som ska arkiveras och de som ska raderas.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 4

När alla o-katalogerade dokument har separerats, lägg till nya kategorier på din lista.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 5

Titta noggrant på din lista och bestämma den lämpligaste organisationsmetoden för dig, ditt kontor eller din familj. För arbetsdokument kan du använda ett bindemedel för varje projekt eller avdelning - för personliga dokument kan du separera dem beroende på typ av faktura. Tänk på att du också kan ordna objekt efter månad eller år.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 6

Gör en ny lista över de dokument du behöver etikettera. Sätt varje låda på en separat sida. Till vänster på sidan, gör listan "kategorier"- Dessa är vanligtvis mappar. På höger sida av sidan listas de enskilda dokumenten som ingår i varje kategori - det är vanligtvis mappar "manila". Till exempel ett bindemedel med etiketten "Kreditkorträkningar" Det kan innehålla märkta mappar "Mastercard", "visum" och "Gaskort", eller du kan ha mappar märkta "Fakturor 2005", "Fakturor 2004," och så vidare.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 7

Se till att du har allt material som behövs. En serie samlare kombinerat med manila-mapparna, alla tydligt märkta, är ett utmärkt sätt att organisera ett arkiv. Gå till en kontorsaffärsbutik och få lämpliga storlekar av bindemedel, tillsammans med deras etiketter.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 8

Kompilera eller skriva ut mappetiketter. Applicera etiketter på mappar och manila mappar.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 9

Passera lådorna en efter en och sätt de nya tomma bindorna i alfabetisk ordning. Töm nu alla gamla bindemedel och lägg dokumenten på plats. Gör samma sak för alla icke-kategoriserade dokument.

Bildnamn Reorganisera ett filskåp Steg 10

Sätt en lämplig etikett på utsidan av varje lådan och kasta bort alla gamla mappar. Nu är du klar!

tips

Var tålamod om du har problem med att hitta saker i början. Du kan alltid skriva ut en lista med dokument och bifoga den till sidan av filen.
När du utvecklar ditt organisationssystem, försök förstå hur ofta du behöver använda arkivskåpet. Placera ofta använda bindemedel på framsidan av lådan eller på en lättillgänglig plats. Du kan också ha en sektion av en låda speciellt avsedd för pågående arbete.
Var inte rädd för att konfigurera olika lagringssystem på olika sätt. Dina personliga dokument borde inte organiseras som arbetsdokument.
Denna procedur fungerar också bra för att lagra dokument på din dator!
Det är inte nödvändigt att organisera allt omedelbart. Håll ett bindemedel på ditt skrivbord eller nära din inmatningslista, och rensa det en gång i veckan eller när den är full.
Om du är orolig för att identifiera mappar i bindemedel kan du lägga underetiketter med en mindre typsnitt. Vissa förinställda märkningssystem ger detta alternativ i sin programvara.

varningar

När de spridda arken börjar ackumulera, börja inte göra nya mappar slumpmässigt - det här är vägen som leder till kaos och disorganisering. Kontrollera innan en specifik mapp redan finns i arkivet.
Om du behöver en ny mapp, tänk på den mest logiska platsen för att uttrycka den, istället för att hålla den i den första lådan du öppnar.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade