Hur man organiserar pappersdokument i kontoret

Omorganisation och organisering av kontorsdossier kan vara utmanande, särskilt om du har många filer och dokument, men det behöver inte vara en traumatisk uppgift. Att planera och bestämma vilken lagringspolicy som ska användas kan hjälpa dig att organisera dina dokument på bästa sätt för ditt företag och hjälpa dig att hitta viktiga dokument snabbare i framtiden. Här hittar du en rad steg att följa för att börja organisera dokumentationen på ditt kontor.

Metod 1

Reservera tid för att separera dokument

Klipp ut en oavbruten tid för att organisera filerna, så du behöver inte sluta hela tiden och sedan komma tillbaka till jobbet. Innan du börjar, se till att du har tillräckligt med mappar och etiketter för att gruppera dem tillsammans.

Metod 2

Separata ark och filer

Dela stapeln av lakan och mappar du vill organisera till mindre, hanterbara grupper.

Ta en titt på dokumenten i varje grupp som är så bildad, och bli av med alla dem du inte längre behöver, kasta dem i papperskorgen eller använda en pappersförstörare. På detta sätt börjar du minska både pappersvolymen och förvirringen.
Separera arken och filerna som du vill fortsätta skapa två separata grupper: en för dem du behöver under de kommande månaderna, och en för dem du inte behöver snart och du kan arkivera.

Sortera mappar i alfabetisk ordning om de är filer som matchar olika kunder. Om till exempel varje fil innehåller dokument om en person eller ett företag, kan du sortera dem alfabetiskt baserat på personens efternamn (eller företagsnamn). Om du bestämmer dig för att sortera dem efter efternamn, använd för varje mapp en etikett som börjar klart från efternamnet, följt av namnet. Placera mapparna i alfabetisk ordning och sätt sedan på de olika lådorna på etikettskåpet för att ange vilka lådor som innehåller de dokument som hänför sig till efternamn som börjar med vilka bokstäver.

Om du har olika typer av dokument för olika delar av ditt företag, sortera du filerna efter kategori. Du kan till exempel ha dokument som motsvarar räkningar eller kontrakt: i så fall kanske du föredrar att dela dem efter typ. Återigen markera varje bindemedel tydligt och sätt in dokument relaterade till den kategorin. Du kan behöva skapa underkategorier: använd i så fall en suspenderad mapp för kategorin och mapparna för underkategorierna.

Använd ett bindemedel för de dokument du behöver snabbt, så du vet var du ska hitta dem direkt.

Placera mapparna i skåpet så att de temporära filerna ligger framför dig och de viktiga dokumenten finns bakåt: På så sätt blir de dokument som du behöver oftast lättillgängliga.

Metod 3

Skapa månatliga mappar

Utöver de arkiveringsmetoder som beskrivs ovan använder du en serie delade och märkta mappar baserat på månad (och år): På det här sättet, när du inte har tid att omedelbart arkivera dokumenten, kan du fortfarande hålla dem sorterade innan du lagrar dem (när du har tid) som börjar med de äldsta. Om du gör det kan du också hålla dem organiserade enligt ett kriterium, vilket kommer att vara till nytta när du behöver hitta något.

Månatliga mappar är också ett användbart sätt att behålla dokument som inte hör till någon särskild kategori.

Vid slutet av året, ta en titt på dokumenten kvar i de månatliga mapparna: Det kan hända att du måste skapa en ny kategori som du inte tänkte på. Skapa den här kategorin under det nya året genom att lägga till den i ditt lagringssystem.

Samla alla resterande dokument med ett pappersklipp. Spara i en mapp för att märka "Diverse dokument (År ...)".

tips

När du har organiserat alla filer på ditt kontor, behåll dem sorterade, lagra dem från tid till annan och sätt tillbaka dem på plats efter att ha hört dem.
För att undvika förvirring och onödiga ansamlingar inom nya arkiv, gjorde sig av dokument som inte tjänar du mer, kasta dem i papperskorgen, och öronmärkta för återvinning eller med hjälp av en dokumentförstörare maskin.

Saker du behöver

Dokumentskåp
Upphängda filer
mappar
etiketter
markörer

Dela på sociala nätverk:

Relaterade