Hur man skapar ett tidtabell

Som ägare till ett litet företag kan du välja att få en tabell fylla dina anställda istället för att stampa dem, eller kanske du vill att de ska registrera den tid de spenderar på att arbeta på olika projekt. I stället för att använda standardformulär, som inte är specifika för ditt företag, kan du skapa ett tidtabell själv med ett ordbehandlingsprogram och ett för kalkylblad.

2

Lägg till rader där anställda kan ange namn, datum och annan information, t.ex. namn på tillsynsmyndigheterna.

3

Öppna kalkylbladsprogrammet. Vissa ordbehandlingsprogram tillåter dig att öppna ett kalkylblad i dokumentet, vilket ger dig lämpliga menyer för att skapa och formatera arket.

4

Längs den vänstra sidan av arket, skriv in veckodagen.

5

Märk den första cellen i varje kolumn med den kategori av arbete där du betalar de anställda. Till exempel kan du inkludera kontortid, övertid, sjukdom och helgdagar. Märk sista kolumnen med antalet totala timmar som utförts under veckan. Du kan också skapa separata kolumner för att registrera arbetstider som är avsedda för specifika projekt eller kunder.

6

Avdela en rad längst ner på arket till det totala antalet timmar i varje kategori.

7

Lägg till en rad, om du föredrar, där en anställd kan gå in i timlön för normala timmar, övertid och resor. Om betalningarna är reserverade och tabellen kan konsulteras inte bara av revisor och handledare, skriv inte in den här raden eller meddela anställda att inte fylla i det.

8

Sluta med en rad för totala timmar multiplicerad med timlön för varje arbetsgrupp och en cell för den totala veckotidpunkten, vilket motsvarar arbetstagarens bruttolön.

9

Förbättra utseendet på bordet med fetstil för etiketter och färglinjemärken.

10

Klipp och klistra in kalkylbladet i dokumentet. De flesta mjukvarupaket låter dig skicka kalkylbladet till det andra dokumentet och anpassa det till storleken på det senare. Annars måste du justera storleken på raderna och kolumnerna så att de passar kalkylbladet.

11

Inkludera rader under kalkylbladet där de kan underteckna medarbetarna och handledaren för att kontrollera att de markerade tiderna är korrekta.

12

Spara och skriv ut dokumentet, kopiera och distribuera dem till dina anställda. Det kan vara användbart att använda en gul färgstämpel att skriva "ORIGINAL" på den ursprungliga kopian så att anställda inte använder den och inte tvinga dig att skriva ut en ny.

13

Bjud in anställda att spara bordet på sin dator genom att kopiera det från nätverksservern. Var noga med att skydda originalfilen så att anställda inte kan korrumpera den.

14

Använd snabb summan eller automatisk summan av kalkylbladet så att summan av timmarna går till programmet.

15

Skapa en formel eller funktion för att multiplicera de totala timmarna för varje kategori med timlön, använd sedan snabb summa för att bestämma veckans totala antal.

16

Hitta funktionaliteten i kalkylbladet som låter dig skydda etikett och formler i tabellen så att de inte kan ändras eller raderas. Anger att dessa celler inte kan ändras, men att anställda kan fylla de andra.

17

Sätt in kalkylbladet i textdokumentet och försök att se till att formlerna fungerar när de anställda anger siffrorna.