Hur man svarar telefonen

De hjärtliga hälsningarna när du svarar på telefonen gör samtalet mycket enklare, även om du bara måste skicka telefonen till någon annan. Ringa upp dig själv och andra trevligare genom att lära dig att svara telefonen eller fasta på rätt sätt.

steg

Om du har svarat på den bra telefonen, tänk på reaktionen hos dem som hör dig. Först och främst vet du inte vem som kunde vara i den andra änden - det kan vara en framtida chef eller partner och det första intrycket kan ha lämnat dig förbryllad om din telefonutbildning! Kom ihåg att en bra start garanterar ett bra resultat. Om du skräms av telefon i bästa fall förbättra ditt svar teknik kommer att hjälpa dig att vara säkrare, eftersom du bara gå till vänligt sätt och följer praxis att lösa nerverna. Med lite övning blir det som att dricka ett glas vatten och du blir oklanderlig.

Var medveten om din tonfall. Utan att se dig kommer människor att dra slutsatser om ditt förtroende för dig själv, trovärdighet och ärlighet från hur du låter. Om du svarar för företag kan det vara den enda chansen att få ett bra intryck på en potentiell kund eller partner. Tonens röst bestäms av element som tydlighet i ord, ditt humör och den entusiasm du har att reagera. Du kanske tror att din röst är hög eller tydlig för att kunna höras av andra, men det är inte nödvändigtvis så. Å andra sidan är shouting negativ när du viskar, och det kommer att störa din samtalspartner. Försök att öva, uppmärksamma tonens röst, med en vän medveten om dina ansträngningar. Fråga din vän om råd om hur du kan förbättra din telefonsamtal.

Peka på en tydlig röst som är tillräckligt hög för att bli hörd, men utan att skrika.

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 2Bullet1

Luta och spänna nacken lite. Entusiasm i denna position är lättare att utgå från.

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 2Bullet2

Håll en trevlig och välkomnande tonröst. Även om andra saker händer i ditt liv, undvik att låta dem påverka din ton, såvida det inte är din mamma eller en nära vän som känner till dina problem. Resten av världen kommer att vara mer villig att känna sig exklusivt en trevlig ton.

Bildnamn Greet People på Phone Step 2Bullet3

Försök att stå upp medan du är i telefon. På så sätt andas du bättre, eftersom membranet inte krossas av sittplatsen. Stå upp, du kommer att ha mer energi och kommer att skina genom din röst.

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 2Bullet4

Smile när du svarar på telefonen. Smilet kommer till den andra änden av linjen och hjälper till att bevara positiv energi.

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 2Bullet5

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 3

Sluta dricka eller äta innan du svarar på telefonen. Dessa ljud kommer alla till samtalspartnern, och de är hemska. Andra kroppsliga ljud för att undvika när du svarar eller pratar i telefonen är flatulens, burping, gäspning, mumlande eller andra höga ljud med munnen. Om du inte kan undvika nysning eller hosta, ursäkta mig och täck snabbt mikrofonen.

Svara snabbt. En telefon som håller ringa lämnar tid för den som ringer för att fråga varför du lägger så mycket. När du kan svara är det möjligt att de ändras till följd av ett litet otålighet, och de undrar om du tar dem på allvar. Det är särskilt viktigt i professionella inställningar, men också hemma, såvida inte dina samtalare inte är exklusivt bekanta med dina svarstider (inte att detta gör dem mindre otåliga).

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 5

Säg hej till den som ringer med att säga "Hej". Om du behöver mer professionalism, säg något som "Buongiorno" eller "Buonasera". Undvik "Hej" om det inte är en extremt informell inställning, eller du kommer att se ut som ett barn. Explicit ditt namn och, om du är på jobbet, din professionella position och / eller din avdelning.

Ett formellt exempel: "Hej jag är Elisa Guidi från Sales Office. Hur kan jag hjälpa dig? ".

Ett mindre formellt exempel: "Hej, jag är Teo, från Studenthuset". Du behöver inte säga ditt efternamn. Men om du har rumskamrater kan det vara användbart för dem som letar efter någon särskilt bland hyresgästerna med olika efternamn.

Du kan helt enkelt säga: "Här Caio, vem talar?". Eller så kan du helt enkelt ge ditt telefonnummer, om möjligt, så länge du gör det långsamt och tydligt, för att låta samtalspersonen spela in det du säger.

Om du svarar professionellt, kom alltid ihåg att säga "God morgon / God kväll" ... i början, innan du går vidare till företagets namn. Till exempel: "God morgon, jag är Marco. Han pratar med Fabbrica della Porchetta, hur kan jag hjälpa dig? " Det är mycket troligt att du förlorar den första delen av det du säger, så att säga namnet på företaget som hälsning, till exempel "La Porchetta Factory ... good morning!", Kan samtalspersonen inte vara säker på att du har skrivit in exakt nummer och måste fråga , vilket gör att din tjänst verkar oprofessionellt och riskerar att irritera kunden.

Om du ringer till någon som du inte har hört på länge, är du välkommen att uttrycka glädje när du resentar din röst efter så mycket. Men gör honom inte skyldig för att du inte ringer till dig!

Lyssna artigt och noga på dina samtalares önskemål. I det här korta ögonblicket kommer du ta reda på om du vill prata med dig om du kan fortsätta formellt eller informellt eller om du behöver skriva ett meddelande / skicka samtalet till någon annan. Vid detta tillfälle förbli mjuka och avbryta inte. Om den andra personen inte har meddelat ditt namn eller du är i tvivel, kom ihåg att be om rådgivning vid denna tidpunkt. Något som "Ursäkta mig, men jag tog inte hans namn, fru" borde fungera.

Om du är mycket upptagen och samtalet sannolikt kommer att störa dig, ska du inte svara. Reagera, implicit din vilja att tala, även om det bara är några minuter. Berätta aldrig för någon att du är upptagen att prata just nu - låt telefonsvararen göra det för dig, bara om du vill, särskilt om du pratar med någon annan. Hantera flera samtal på en gång kan distrahera dig och förvirra den som ringer. Och låta irritation ur din röst är oförskämd, och det generar vem som ringer till dig.

Aldrig svara telefonen som ett enkelt sätt att flaunt ditt ego med någon. Att svara med "Jag är på ett mycket viktigt möte, jag kan inte prata nu" är bonde, och du borde inte ha svarat.

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 7

Om du måste sätta din samtalspartn i väntan berätta honom vänligen. Sätt bara någon i väntan om du inte har något annat val. Vissa människor kommer att kasta nell`illustrarti deras problem innan du kan ingripa, i vilket fall det förblir artiga och svara att du tar del av begäran, men du måste skicka sin uppmaning till den person som har att göra med. Om du måste be honom att vänta, säg något så här: "Kan jag hålla ett tag i väntan på ett ögonblick, eller föredrar du att få det återkallat?" I stället för "ett ögonblick som jag vidarebefordrar dig".

Lämna ett klart och förståeligt meddelande på telefonsvararen. Din röstbrevlåda är en form av hälsning på samma nivå som svaret på levande telefon. Var mycket försiktig med sekreterarens budskap. Undvik att lämna oförståliga eller förvirrande delar, som ett dumt skämt som bara dina bästa vänner kan förstå. Lämna ett meddelande som är diskret, tydligt och vänligt och bjuda in dem som ringer för att lämna ett meddelande, så att du kommer att ringa tillbaka så snart som möjligt.

Söt, roliga, bullriga röster på telefonsvararen kan ha motsatt effekt till den önskade, eftersom bara du eller de närmaste till dig kan se dem som sådana. För den potentiella kunden, arbetsgivaren, tränaren ... gör liknande budskap ingenting annat än indikerar omoderhet och brist på allvar.

Fortsätt och avsluta samtalet

Även om svaret är borta, är angenämheten av samtalet i följande minuter lika viktigt för användbar och lönsam kommunikation.

Bildnamn Hälsningar Människor på telefon Steg 9

När den som ringer har uttryckt sitt behov, använd hans namn för att visa att du har lyssnat och att upprätta ett förhållande och upprepa några delar för att klargöra. Fortsätt i diskussionen och fortsätt att ringa det med namnet för att hålla det mänskliga bindandet ordentligt på plats. Fortsätt att lyssna noggrant och ta anteckningar, om det behövs. Ställ frågor i tvivel.

Bildnamn Greet People on the Phone Steg 10

Avsluta samtalet på ett trevligt sätt, även om samtalet inte hade varit av någon anledning. Säg något som "det är alltid ett nöje att prata med dig". Vänta på svaret och slå inte telefonen i ditt ansikte.

tips

Vissa telefonsamtal börjar från en bullriga plats eller dålig mottagning. Var beredd att säga att du inte kan höra och lyssna noggrant, såväl som att svara tydligt. Du kanske måste säga att du kommer att ringa senare, hoppas på den bästa raden, eller ställa in ett nytt möte att resentera från en tystare plats.
Vid ett personligt samtal där du inte vet vad du ska säga, tänk på att intressanta saker hände på jobbet, i skolan eller på fritiden. Ställ frågor om du inte kan tänka på något annat att säga. Tala inte bara om dig själv!
Om du har barn, lär dem att svara på telefonen ansvarsfullt och säkert. Lär dem att inte avslöja personuppgifter eller säg att du inte är hemma när de svarar.
Tänk på den person du pratar med och pratar / uppför sig i enlighet därmed.
Professionella telefonsamtal kräver ofta kontinuerlig upprepning av samma fakta till varje samtalsman. Om du hjälper, skriv ett par sätt att kommunicera med samma information, för att byta samtalet med de olika telefonsamtalen. Att säga detsamma i timmar gör att du ser ointresserad, som en inspelad post, oavsett din ansträngning och om du ser ointresserad, det är troligt att din samtalspartnare förlorar intresse för ditt arbete. Håll friskheten.
Om du svarar på telefon av professionella skäl och behöver ge information, t.ex. adresser, webbplatser, e-postadresser ..., ta anteckningar och behåll dem praktiska, läs dem snabbt och utan fel, undvik snubblar och panik eller tysta scenen.
Telefonen ska placeras borta från ljud, t.ex. tvättmaskin, diskmaskin, TV, skrivare, kopiator, bullriga kollegor, skrikande barn ... om inte möjligt, flytt till ett lugnt ställe.
Tänk på vad du ska säga innan du svarar på telefonen. Du kan övervinna agitationen av att behöva svara på telefonen utan att veta vem som ringer genom att memorera fraserna att säga att svara (och kontrollera avsändarens namn, om möjligt).

varningar

Tala aldrig med en klient, chef eller dignitär som om han var din vän. Behave det bästa och använd bra sätt och det bästa möjliga språket.
Placera aldrig någon i väntan utan att meddela honom.
Om du inte är dina vänner, undvik konversationsspråk på telefonen. Det kan vara alltför lätt förvrängt.
Undvik att attackera för snabbt. Risker för att tro att han har angripit telefonen i ansiktet.
Det finns olika saker att undvika i telefon, inklusive mumlande, rubbning, mumlande, sucking, gungning och att vara oförskämd. Gå aldrig till badrummet medan du är i telefon (du kanske inte tror det, men samtalspartnern kan känna igen ljudet i badrummet) och skriv inte under ett viktigt telefonsamtal, för att du kommer att höra bruset och det blir lätt att avmaska din distraktion.

Saker du behöver

Anteckningar för all nödvändig information

Dela på sociala nätverk:

Relaterade