Så här arkiverar du dokument i alfabetisk ordning

Arkivering i alfabetisk ordning är ett oumbärligt sätt att organisera tryckta dokument av privat och professionell karaktär. Med den här metoden kan du och andra snabbt hitta och ersätta varje dokument, vilket garanterar sitt skydd och omedelbar användning. I den här artikeln hittar du flera instruktioner om hur du organiserar dokumentationen i alfabetisk ordning och lagrar den i ett korrekt arkivsystem.

Metod 1

Arkivera i alfabetisk ordning

Ordna dokumenten i alfabetisk ordning enligt det katalogiserade namnet. Katalogisering är det sätt som låter dig skriva in varje titel i respektive enhet.

Placera dokumenten i skåpet alfabetiskt från A till Z baserat på första bokstaven i enheten 1. Om första bokstaven i enheten 1 är densamma som för titeln, överväga andra bokstaven, tredje bokstaven och så vidare. Om enhet 1 är identisk, använd första bokstaven i enheten 2, varefter den andra, tredje etc. Varje gång ett brev eller en enhet är identisk, för att lagra dokumentet, överväga nästa brev eller enhet som skiljer sig åt. Det finns ingen variation i denna passage. Om det är korrekt kommer katalogiseringen att klargöra eventuella tvivel.

Dokumentera katalogiseringssystemet. Se till att de som har tillgång till dokumenten är medvetna om systemet.

Lägg dokumenten i garderoben enligt de angivna namnen och i alfabetisk ordning. Om det behövs flyttar du de aktuella dokumenten för att infoga de nya i rätt position.

Metod 2

Katalogera dokumenten

Märk dokumenten enligt standardreglerna för alfabetisk katalogisering. Katalogiseringen eller märkningen av dokument är den viktigaste och viktigaste processen i arkiveringssystemet. Det handlar om att placera alla delar av titeln i rätt enhet. Enheten används för att beskriva varje avsnitt i namnet. Det katalogiserade namnet blir då namnet på dokumentet. Följ ovannämnda indikationer för att infoga dokumenten katalogiserad i alfabetisk ordning. Följ de följande katalogreglerna för att arkivera i alfabetisk ordning.

Kategorisera dina personliga namn genom att ange efternamnet i enhet 1, förnamnet i enhet 2 och andra namn eller inledande i enhet 3. Ignorera skiljetecken.

Om det finns prefixar, länka dem med namnet som följer, sätt det i enhet 1. Ta bort skiljetecken.

Om det finns bindestreck, ignorera dem, skriv in namnen före och efter bindestrecket i enhet 1.

Om det finns förkortade namn som består av ett enda bokstav, katalogisera dem som de förekommer, och lägg in initialerna i separata enheter.

Om det finns titlar och suffixer, sätt titlarna och suffixerna i de sista enheterna - titlarna går före suffixerna.

ICataloga namnger företagen och föreningarna genom att lägga varje ord i en separat enhet i den ordning som de förekommer i titeln. om "Den / honom / henne" är det första ordet i titeln, sätta "Den / honom / henne" i den sista enheten och följande ord i de separata enheterna som börjar från enhet 1.

Om det finns förkortade namn som består av ett enstaka bokstav, katalogförkortade namn som de uppstår, lägg bokstäverna åtskilda av ett mellanslag i separata enheter.

Om det finns några skiljetecken, släpp dem fullständigt, lägg orden före och efter skiljetecken i enhet 1.

Om det finns siffror ska de som inte är skrivna i sin helhet katalogiseras som siffror, medan de som skrivs i brev rapporteras som ord. Ignorera skiljetecken. Titlar som börjar med romerska siffror är arkiverade före arabiska siffror. Romerska siffror och arabiska siffror arkiveras från lägsta till högsta innan ord skrivna i ord. De siffror som skrivs i sin helhet måste lämnas in i alfabetisk ordning.

Om det finns symboler, skriv dem alla som om de var ord - inkludera några nummer genom att ansluta dem direkt till en symbol i enhet 1.

Det katalogiserar namnen på offentliga strukturer genom att ge namnet på det geografiska området i de första enheterna. Namnet på avdelningsområdet går i efterföljande enheter, medan ord som "avdelning", "office " och "avdelning" i de sista enheterna.

Använd adresserna för att ordna dokumenten i alfabetisk ordning när namnen är identiska. Katalog adresser genom att placera staden i enhet 2, Stat / provins i enhet 3, gatunamn i enhet 4, husnummer i enhet 5 och CAP i enhet 6 (samma namn kommer att finnas i enhet 1).

tips

Lägg alltid dokumenten på rätt plats.
När kataloger följer de första reglerna, följ då reglerna för den specifika situationen.
Utveckla ett system för att notera när och var ett dokument flyttas.