Hur man gör en bra presentation med lite tid att förbereda det

Lär dig skillnaden mellan en presentation och intrycket och en presentation utan förberedelse. Tanken att förbereda sig för en presentation till intrycket kan verka som en motsägelse. Presentationen till intrycket betyder inte att den inte är förberedd. Även om du bara har fem minuter kan du lägga fram en effektiv presentation med en tidigare "allmän förberedelse". När du förväntar dig att göra presentationer till ditt fingeravtryck när som helst, vänjer du dig att vara redo att göra det med kort varsel.

Tune in med de tre. Annars ring "regel av tre"Det innebär att skapa en presentation med hjälp av en talstruktur bestående av tre huvudkomponenter: en introduktion, en kropp och en stängning. Hantera dessa tre huvuddelarna av en presentation och ditt tal kommer att organiseras varje gång.

Gå av sängen på din högra fot. Att utveckla en introduktion lockar uppmärksamhet. Med kort varsel kan få människor förvänta sig att du är kvick eller humoristisk. I allmänhet förväntas sista-minuten-presentatörer utsättas för ett specifikt problem eller något som skapar bekymmer. Implementera följande tekniker, men du kan till och med kunna vara vittig och omedelbart engagerande trots att du har förberett talet i sista minuten.

Fånga uppmärksamheten hos dina lyssnare redan från början med den fråga som du har blivit ombedd att prata med. Du kan göra det med en fråga som direkt återspeglar ämnet. Om du till exempel ombeds presentera status för ett projekt, starta presentationen med frågan, "Ett av våra nuvarande projekt är Pinco Pallino-projektet. Vid vilken tidpunkt är vi för närvarande med Pinco Pallino, och är vi i linje med vårt slutmål?" Mirakel av mirakel! Upptäck allt detta är exakt varför de är alla i rummet, så kommer du omedelbart att få deras uppmärksamhet. Klipp ut även några sekunder mer för att förstå vad du måste berätta för dem.

Gå vidare. Din presentations kropp - som tar fem minuter eller femtio att presentera den - borde nu svara på frågan i din introduktion. Få värdefull information att ge till deltagarna och få deras uppmärksamhet.

Planera att behandla inte mer än tre poäng i din presentations kropp. Människor fokuserar bättre och kommer ihåg upp till tre bitar av information, så lista dessa tre punkter i projektet till gruppen du har före dig. Till exempel, (1) "Det här är vi", (2) "Det här är våra budgetproblem" och (3) "Det här är den föreslagna processen vi ska genomföra för att flytta projektet framåt".

Förklara med en större detalj vad du just har listat. Om du är uppdaterad på projektet, borde du redan veta den här informationen och kan utarbeta den. De sista meningarna i ditt tal bör därför sammanfatta de tre punkter som du just har förklarat. Du kan säga, "Kort sagt innehåller projektsituationen One, Two and Three Points. Och vi kommer att övervinna dessa problem och vidarebefordra projektet med åtgärderna a, b och c ".

Finish. Den sista delen av trepartspresentationsstrukturen är en sammanfattning och en slutrapport. Börja med ett mycket starkt avslutande uttalande genom att återkalla frågan i introduktionen. Detta stänger hela presentationen av presentationen och sammanfattar orsaken till att alla lyssnar. Fråga sedan om du har besvarat alla oro och frågor om ämnet. Avsluta presentationen genom att uppmana gruppen att agera eller bekräfta allas engagemang för projektet. Exempel kan vara: "Med den situation jag just presenterat ber jag dig att fortsätta med ditt åtagande att fortsätta projektet", eller "Med de bekymmer jag har angett, ber jag dig att utse en annan person för att hjälpa dig att sluta uppgiften att utföra ". Dessa steg bekräftar gruppmedlemmarnas eller chefernas engagemang.