Så här använder du Unionens utskriftsförfarande

Mail Merge är en mycket vanlig funktion som finns i alla kontorsprogram. Det låter dig skicka samma dokument till olika mottagare, anpassa det med uppgifterna för var och en. Du kan ställa in och utföra den här proceduren för att producera alla typer av dokument: kuvert, etiketter, brev, e-postmeddelanden, fax, och så vidare. Läs följande steg för att lära dig hur du utnyttjar den här datorns funktionalitet.

Metod 1
beredning

Skapa en fil som innehåller data som ska infogas. Detta kan vara ett kalkylblad, en databas eller till och med ett textdokument med en specifik formatering. Vi brukar använda ett kalkylblad och den här guiden förutsätter att du använder en fil av den här typen.

Den här filen måste innehålla all information som måste ändras från kopia till kopia. Om du till exempel förbereder ett brev kommer uppgifterna att innehålla namnen och så småningom adresserna till alla som du avser att skicka den till.

Varje typ av information (namn, efternamn, adress och så vidare) kallas fältet. Ange alla fältnamn nedan, en per cell, i den första raden i kalkylbladet. Varje kolumn innehåller då information av samma typ, till exempel alla adresser till dina mottagare.

Ge fälten för meningsfulla namn. Förfarandet för sammanslagning förutsätter att den första cellen i varje kolumn innehåller det allmänna namnet på den information som finns i den, så du borde använda tydliga och entydiga identifierare.

Börja med en kolumn, till exempel genom att skriva "Skattelagen" i den första cellen och ange alla skattekoder för mottagarna i de nedan angivna. När du kommer att bli frågan om vilket fält du vill infoga vid ett visst tillfälle i ditt brev, bland de alternativ som du kommer att se skrivet "Skattelagen" och du kommer ihåg innehållet i den specifika kolumnen.

Microsoft Office-användare som använder Outlook för e-post kan använda programmets adressbok som datakälla, om de vill.

Spara datakällan där du enkelt kan hämta det och ge det ett lämpligt namn för ändamålet.

Skriv ditt primära dokument. Här kommer du ange informationen. Om du till exempel skriver ett brev är huvuddokumenttypen "brev". Eventuella saker som postfusionen fyller i för dig (t.ex. namn, efternamn, adresser) ska inte anges vid denna tidpunkt.

Metod 2
Skriv ut union med MS Office

Öppna uppgiftsrutan för utskriftsunion. Från huvuddokumentet, klicka på rutan för att öppna den. Om du inte ser det, gå till Verktyg-menyn och välj från listan "Skriv ut union".

Svar på MS Office-frågorna. Mail-fusion processen är helt guidad, för att göra ditt liv enklare.

Börja med att välja vilken typ av dokument du vill skriva. Klicka sedan på Nästa.

Välj dokumentet, som kallas primärt, som du vill använda. Om du följde dessa steg och filen är öppen eftersom det bara är det du jobbar med väljer du "Använd det här dokumentet". Klicka på Nästa.

Välj den fil som ska slås samman. Detta är den datakälla som skapats ovan. Välj lämplig knapp och klicka på Nästa för att söka efter filen och länka den till ditt primära dokument.

Om du föredrar att använda Outlook-adressboken klickar du på det här alternativet istället.

Välj vilken data som ska användas. Office tillåter dig att välja eller avmarkera informationslinjerna efter vilja. Varje rad av information i följd - ett namn kopplat till dess efternamn som i sin tur är kopplad till den specifika adressen till den visst staden och så vidare - kallas rekord. Med andra ord kan du välja vilka och hur många personer du vill skapa ditt personliga dokument. När du är nöjd klickar du på Nästa.

Uppgifterna kan sorteras alfabetiskt genom att klicka på kolumnrubrikerna.

Ange fälten. På nästa sida i aktivitetsrutan blir du ombedd att skriva din dokumentmall om du inte redan har gjort det: flera alternativ för att skriva in fält kommer att visas, eftersom de också måste ingå.

Ange ett fält genom att placera markören där den typen av information ska visas och klicka sedan på lämplig knapp för att skriva in den vid den exakta punkten.

Du kan radera dubbla eller felaktigt inmatade datafält genom att trycka på DELETE-tangenten, som om du tar bort en normal alfanumerisk tecken.

De förinställda alternativen ändras något beroende på typen av dokument. Om du till exempel skriver ett företagsbrev kan Office föreslå möjligheten att infoga ett adressblock som är ordentligt organiserat på några rader, med fullständigt namn och fullständig adress för varje mottagare.

Några av de förinställda alternativen öppnar ytterligare fönster, allt mer eller mindre enkla och enkla att förstå, för att infoga lämplig information.

Om standardalternativen inte ger dig namnen på fälten som passar dina behov klickar du på "Jämför fälten" för att matcha standardprogram kategorikategorier till dina fält. Till exempel kan du ställa in programmet för att använda din kategori "provinsen" istället för standardkategorin "stad".

För att använda dina fält, klicka på "Andra alternativ": Du kan se namnen du har tilldelat varje kolumn och välj de fält du behöver genom att välja dem från den skärmen.

Kontrollera de sista bokstäverna. Office erbjuder en förhandsgranskningsfunktion som gör att du kan kontrollera att informationen visas exakt där du placerat relevanta fält i dokumentet. Använd denna funktion flera gånger tills du känner dig nöjd med det uppnådda resultatet.

Slutför facket. Den slutliga skärmen i utskriftsunionens arbetsruta informerar dig om att allt är bra: du kan börja skriva ut dokument. Informationen kommer att anges olika i varje tryckt dokument: varje kommer att innehålla en annan grupp information som motsvarar en given post.

Om du vill göra individuella ändringar i specifika bokstäver kan du också vidta åtgärder från skärmen Aktivitet genom att klicka på "Redigera enskilda bokstäver".

Metod 3
Skriv ut unionen med OpenOffice.org

Skapa en databas. I OpenOffice.org är en databas alltid nödvändig för sammanfogningen av brev, men i alla fall, om det skapades tidigare kan du alltid använda ett kalkylblad.

Öppna huvudmenyn genom att öppna Arkiv-menyn och välj att skapa en ny databas.
I fönstret som visas väljer du alternativet "Anslutning till en befintlig databas". På rullgardinsmenyn, välj "Beräkningsblad" och klicka sedan på Nästa.
På nästa skärm väljer du filen du vill använda som dataupplevelse. Du kan valfritt välja ett lösenord för att skydda databasen genom att markera rutan under filvägen. Klicka på Nästa när du är redo.
Från den här skärmen kan du spara databasen du arbetar med eller du kan öppna en befintlig för att redigera den. Klicka på Slutför för att spara databasen.

Se till att du ger databasen ett namn som du enkelt kan komma ihåg.

Ange fälten.

Från menyn Infoga, välj "Fält" och sedan "mer" från undermenyn. Alternativt kan du trycka på Ctrl + F2.

Klicka på fliken i fönstret som visas "databas".

Klicka på bläddringsknappen längst ner till höger i fönstret och leta efter den nyskapade databasen.

När du väl har valt din databas kommer den att visas i listan "Databasval", som ligger på höger sida av fönstret.

från "Typ" på vänster sida av fönstret, välj "Union Press Fields".

Klicka på + -tecknet bredvid din databas: en kalkylarkfil ska visas nedan. Klicka på + -tecknet bredvid det och du får se de fältnamn du valde när du sammanställde det.

Markera fältet du vill infoga i huvuddokumentet och klicka på Infoga.

Kom ihåg att placera markören där du vill att ditt fält ska visas före införandet, annars måste du klippa det och klistra in det i rätt läge.

När det gäller Office, behandlas fälten i alfanumeriska tecken i huvuddokumentet och sedan kan du flytta dem med mellanslagstangenten och radera dem med DELETE-tangenten.

Slutför facket. Kontrollera igen att alla fält är ordentligt ordnade. När du är redo, skriv ut huvuddokumentet. Du får så många kopior som det finns poster in i databasen.

tips

Ordbehandlingsprogram ger ofta mallar som ska användas för att skapa primära dokument.
Se till att dela upp kategorierna i största möjliga antal fält. Till exempel kan en kategori så stor som adressens adress uppdelas i fyra fält: "Adress", "Postnummer", "Stad" och "Provins". Fyra kolumner måste därför användas. Med denna underavdelning kan du filtrera de poster som ska skrivas ut mer detaljerat. Till exempel kan du välja alla mottagare av Milano via fältet "Stad" eller de med postkoden 16100 från fältet "CAP".

Dela på sociala nätverk:

Relaterade