Så här organiserar du en fil

Efter några enkla riktlinjer kan du skapa och tilldela en låda eller ett helt rum till en fil.

steg

Ta filen till liv. Var noga med att etikettera korten konsekvent och sätta alla namn på företag eller personer.

Organisera kort i alfabetisk ordning, sätta dem från framsidan till baksidan av lådan, från toppen av skåpet botten, och från vänster till höger av hela lagringssystemet.

Lämna utrymme för de kort som kommer att läggas till i framtiden. Om ett visst antal kort upptar 50% av ett skåp 4 lådor, inte helt fylla de första 2 lådor, men bara hälften av alla fyra. De nya korten behöver inte nödvändigtvis gå till slutet, men där det indikerar klassificeringen i alfabetisk ordning.

Sätt flikar på plats när du inte behöver dem längre. Från tid till annan måste du ta ut dem, men se till att de läggs tillbaka på plats så snart som möjligt när du är klar. Om de ackumuleras utanför registret kan du riskera att inte hitta dem.

tips

När du lägger etiketterna på korten, ordna dem på olika ställen så att de inte överlappar varandra så att du inte kan se dem.
Detta är en metod som hjälper dig att hålla korten i en viss ordning (kronologisk är den mest traditionella), så att när ett utdrag, lätt att hitta det innehåller inuti.
När du skapar ett kort för en person skriver du "Efternamn och Namn" för att se till att du håller den i alfabetisk ordning.
För att behålla filen i rätt ordning anger du förkortningarna före hela orden, så att "AZZ s.r.l." komma före "Abagaba S.p.A."

varningar

För att hålla lådan stabil, öppna bara en låda åt gången, annars riskerar du att skåpet tippar framåt (och på dig).
Eftersom arkivskåp är fulla av papper (vilket är brandfarligt), är det lämpligt att hålla brandbekämpningsutrustning i närheten.
Undvik att skära papper.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade