Så här sänder du en fax

Kanske är du ett barn som aldrig hört talas om fax innan du bara glömde hur du använder den. Under alla omständigheter är det viktigt att förr eller senare veta hur man skickar ett fax. Kom ihåg att det finns många olika modeller av utrustning, så du bör alltid referera till de manuella eller specifika faxanvisningarna du har tillgång till. Vanligtvis måste du ange ett brev, ange mottagarens faxnummer och skicka dokumentet.

Del 1

Innan du skickar en fax

Förbered ett brev. Faxar delas ofta mellan flera kontor och fler personer inom samma arbetsmiljö. Eftersom någon kan läsa det skickade dokumentet är det värt att lägga in ett brev. På detta vis är du säker på att resten av dokumentationen kommer att skickas till rätt mottagare.

Omslaget måste innehålla viss information, t.ex. mottagarens namn, faxens ämne och antalet sidor. Det ska också innehålla vissa uppgifter från avsändaren, till exempel namn och faxnummer. På så sätt kan mottagaren känna till den person som skickar den till honom och svarar om det behövs.

Ange faxnummer. Nästa steg är att ringa mottagarens faxnummer, precis som du skulle på en vanlig telefon. Vissa modeller har en intern telefonbok, så välj bara nyckeln som motsvarar det lagrade numret. Annars måste du ange hela numret, inklusive lokal och internationell riktnummer (om den finns).

Om du behöver skicka ett fax utomlands måste du ange landskoden för landet, landskoden och sedan mottagarens nummer.

Om ditt fax är anslutet till ett mycket stort företagsnätverk med en intern PBX, kan du behöva skriva in ett visst nummer för "ta den externa linjen". Vanligtvis är detta nummer 9, men du bör alltid informera dig först, för att vara säker.

Kom ihåg att du måste ange mottagarens faxnummer och inte telefonnumret. Ibland skrivs informationen bredvid varandra på visitkortet och det är ganska enkelt att förvirra dem.

Kontrollera hur du lägger in ark i enheten. När du skickar dokumenten till faxet, se till att du gör det i rätt riktning. Skivan ska skannas om du sedan sätter in kortet med fel sida mot den optiska enheten, kommer mottagaren endast att få en tom sida. Kontrollera att alla ark är korrekt orienterade innan de skickas.

Varje faxmodell har ett annat ingångsläge. Lyckligtvis har varje verktyg en tydlig design som hjälper till att förstå den exakta orienteringen av sidorna. Vid en punkt i pappersmatningsfacket bör det finnas en arksymbol med ett nedfällt hörn. Du kommer också märka att denna symbol visar linjer på ena sidan, medan den är vit på den andra.

Om linjerna ligger på det vikta hörnet måste du sätta i arket med den vita delen som vetter mot dig.

Om det vikta hörnet är vitt måste den skriftliga fasaden vända uppåt.

Skicka lämpliga ark. Faxar fungerar bättre med standardformatark. Om du skickar material som inte respekterar dessa dimensioner kan arket krympa eller skada maskinens mekanismer. Om du behöver skicka ett dokument på en udda storlek, till exempel ett kvitto, ska du först kopiera det på ett vanligt ark och skicka det.

Faxar fungerar normalt med A4-ark, precis som skrivare.

Del 2

Skicka ett fax

Använd faxenheten för att skicka dokumentet. När allt material som beskrivs i föregående session är klart kan du skicka faxet. När du väl har skrivit in rätt format och fyllt i mottagarens nummer måste du bara trycka på knappen "Skicka". Generellt är den här knappen större än de andra och väl markerade. Här är det! Du skickade faxet!

När kommandot send är aktiverat ser du att maskinen skickar en serie av "pip" och rustles. Detta är en helt vanlig process och indikerar att de sändande och mottagande faxen kommunicerar. När dokumentet har överförts ska du känna dig lång och tydlig "pip". Om emellertid problem uppstår och enheten inte slutför operationen kommer den att avge ett obehagligt ljud som liknar ett klagomål. I det här fallet, läs bruksanvisningen för att lösa problemet.

Använd internet för att skicka ett fax. Du kan använda den digitala världen för att skicka material till ett fysiskt fax. Du kan hitta många webbplatser som erbjuder denna tjänst, de flesta av dem mot en avgift. Det kan vara en klok investering om du inte skickar fax ofta och inte vill hantera en enhets bekostnad eller lita på kurirerna.

PamFax är en utmärkt faxtjänst som stöder Skype - men den betalas, eftersom kostnaden minskas.

HelloFax är en tjänst som integreras bra med Google Drive och låter dig faxa Google-dokument. Tillåt fri sändning av ett visst faxnummer, varefter tjänsten betalas.

Använd inkorgen för att skicka faxet. Beroende på det nummer som du skickar dokumentet till kan du använda ett enkelt e-post utan extra kostnad. Du måste dock komma ihåg att den här metoden endast är möjlig med några få faxnummer och låter dig bara skicka begränsad information.

Du kan verifiera att mottagarens nummer är aktiverat för denna procedur med en online-sökning.

För att skapa e-postadressen för att skicka faxet till, använd följande formel: "[email protected]"

Av kommandoraden ovan, ta bort citatmärkena, byt faxnummer till mottagaren (komplett med prefix) och ersätt orden "Nome_Cognome" med mottagarens riktiga namn och efternamn.

Kom ihåg att med den här metoden kan du bara skicka texten till ett e-postmeddelande. Du kommer inte att kunna skicka bilagor i PDF eller annat material.

tips

Ange alltid hela numret, inklusive landskoden (om det behövs) och den lokala koden.
De flesta faxtelefoner har en bruksanvisning. Tillåt visdom för dem som skrev att vägleda dig.

varningar

Om du ska skicka konfidentiell information, kom ihåg det någon kan läsa faxet när det skrivs ut. Kontrollera noggrant det nummer du skickar det till och se till att mottagaren är redo att ta emot den personligen.

Saker du behöver

Presentationsbrev
Ark att skicka per fax
Mottagarens faxnummer
Fax eller dator

Dela på sociala nätverk:

Relaterade