Hur man förbättrar dina personer när du skriver en e-post

Öppna ditt konto inbox kan ibland vara som att avslöja en Pandoras låda full av grammatiska fraser, felaktig stavning eller dålig smak. Tänk på det intrycket att dina e-postmeddelanden gör till andra när de läser dem - det är alltid rätt tid att se till att dina mail skiljer sig från resten. För att förbättra din stil kan du följa dessa förslag i den här artikeln.

steg

Använd de olika fälten korrekt. Om du skickar ett meddelande till en enskild mottagare anger du adressen i fältet "till". Om du vill skicka samma kopia till andra mottagare skriver du adresserna i fältet "cc". Var försiktig så att alla mottagare ser adresserna till andra, om inte detta är lämpligt, då ska du använda fältet "bcc", till exempel för att skydda integriteten hos samtalare som inte känner varandra. Detta sista alternativ kan övervägas oförskämd affärssammanhang (mellan kollegor), som tar emot meddelandet som huvudmottagare förstås bör agera när det gäller ämnet, medan de som tar emot kopior enda informeras.

Undvik att prioritera meddelandet högt. Det är irriterande och presumptuöst att tro att ditt budskap är viktigare än andra och kräver uppmärksamhet framför andra, särskilt på arbetsplatsen. Du måste vara artig nog för att låta den vara avgörande för din samtalspartner. Frigör dig själv från vanan att markera varje meddelande som "Brådskande!" eller "Prioritet!", annars riskerar du att dina e-postmeddelanden ignoreras.

Var försiktig när du begär en läsbekräftelse. I vissa fall används läsbekräftelsen för att hålla reda på när meddelandet är läst eller att visa att det har mottagits, men i de flesta fall leder det bara till tristess och förpliktar mottagaren till ytterligare åtgärder. Om ett meddelande är väldigt brådskande, eller om du behöver vara säker på att den har läst, använd telefonen.

Använd fältet korrekt "objekt". Ett bra objekt ger en sammanfattning av vad meddelandet innehåller och förbereder mottagaren för läsningen. Inkorgen är ofta väldigt full av meddelanden, och en bra objekt kvar i bevis att avgöra vilken prioritet att ge svaret. Vidare förhindrar ett bra objekt att ditt meddelande raderas innan det läses. Eftersom objektet är det första som läses, behåll en kort och korrekt stil och undvik generiska fraser.

Håll dig till en stil. Vissa e-postformat använder interline eller re-entry för varje nytt stycke. I andra fall finns det ett dubbelrum i slutet av varje mening. Välj att skriva siffror i bokstäver eller siffror, använd inte båda i samma text. Om ett namn eller ett ord är aktiverat, måste det också användas senare.

Säg hej till din samtalsman. Bokstäverna börjar med den vanliga formuleringen "Dear ...". Å andra sidan är e-postmeddelanden generellt mindre formella, och det är vanligtvis tillräckligt att skriva "Hej ...". Vid ett formellt meddelande eller ett svar på ett jobbpost bör du behålla den mest klassiska hälsningsformen. Courtesy är aldrig för mycket.

Håll en kortfattad, flytande och färdigställd stil. Det är svårare att läsa på en skärm än att läsa ett pappersark, så försök skriva korta och detaljerade meddelanden. Det finns ingen definierad längd för ett meddelande, men det är bättre att skicka korta meningar och skilja mellan punkterna.

Skriv grammatiskt korrekt och utan stavfel. Ett meddelande om penor av fel eller fraser sönderdelas, eller med en skiljetecken som slumpmässigt, eller till och med obefintlig, är mycket svårare att läsa, och visar mottagaren att hans tid har mindre värde för dig än din. Använd rätt språk, läs texten och använd en automatisk stavningskontroll, som du skulle skriva andra texter.

Undvik konstig formatering. Om du ändrar teckensnitt eller färger, infogar symboler eller numrerade listor eller använder andra HTML-element kan meddelandet vara bisarrt eller ens oläsligt, även om allt ser bra ut på skärmen. Välj enkelhet.

Planera när du ska svara. Till skillnad från traditionell post, anländer e-post direkt, som vi alla vet. Var och en av oss förväntar oss ett snabbt svar, och det är rätt att försöka uppfylla denna förväntan, men ibland är det nödvändigt att bestämma när man ska spendera tid att läsa och svara på meddelanden, för att bättre hantera tiden. Låt dina kollegor veta att brådskande saker måste kommuniceras i telefon eller under ett möte, och att de meddelanden du får besvaras vid en viss tidpunkt. Kollegor kommer att anpassa sig snabbt till din metod.

Välj vem du ska svara på. De meddelanden som du får från en parti kräver vanligtvis ett svar till den person som skrev dig, men till meddelanden med flera mottagare måste du svara genom att välja alternativet "Svara på alla". Använd det här alternativet med försiktighet, eftersom det finns en lätt risk att skicka långa kedjor med meddelanden som är avsedda att glömmas i flera människors lådor. Tänk om du får ett meddelande och svara alla, kanske tjugo personer får detta svar, och de kommer att känna sig tvungen att svara på alla i tur och ordning: du kommer snart att generera tusentals onödiga meddelanden bara eftersom ingen vet vem som har att agera på och alla känner skyldig att hålla andra informerade.

Ompröva om det är lämpligt att skicka ett meddelande bara tack. För vissa personer är ett e-postmeddelande av enkelt tack värdelöst, det tar bara tid att läsa och ta bort det. Nyligen har den engelska förkortningen "NTN" - "No Thanks Needed" spridit sig "inget behov av att tacka".

Var försiktig när du rapporterar den ursprungliga texten i meddelandet i ditt svar. Normalt, om det är ditt arbete post, svarar genom rättelser eller kommentarer till det ursprungliga meddelandet ska göras med försiktighet, förväntar sig inte alla du att lämna synpunkter på dem, utan det kan vara skadligt om det inte görs noggrant.

Eventuella citat bör hållas kort och begränsat för att få samtalet att förstå vad du kommunicerar, särskilt eftersom den ursprungliga texten vanligtvis skrivs i slutet av det du skriver.

Markera de punkter du har att göra med och gör det enkelt att identifiera stegen i det ursprungliga meddelandet du refererar till. Ta den del av den ursprungliga texten som intresserar dig och kopiera den, markera den med en ">", följ sedan dina kommentarer eller svar om det.

Organisera ditt svar så att varje citat är uppenbart och följt av ditt svar. Ta bort vad som inte är användbart för förståelse (särskilt rubriker och signaturer).

Numrering eller sortering citat enligt en lista kan vara en bra idé.

Var försiktig med att skriva all information du är ombedd för. Många människor och kontor svarar på en stor mängd meddelanden varje dag, vilket därigenom undviker missförstånd som en enkel "Ja". Återgå den ursprungliga frågan tillsammans med ditt svar.

Avsluta ditt meddelande med artighet. Stäng meddelandet med en standardfras " Lycka till", o "Med vänliga hälsningar", eller "Tack på förhand för din hjälp" Det kan hjälpa till att mjuka även tonerna av ett hårt budskap och stimulera ett mer gynnsamt svar.

Skriv meddelandet. Signering är ett tecken på respekt och artighet. Skriv ditt namn i slutet av meddelandet, eller skapa en standard signatur i dina e-postinställningar, inklusive namn, titel och kontakter.

Begränsa bilagor. Lägg inte till filer om det inte är nödvändigt. Gör bilagorna så ljusa som möjligt. De flesta konton kan skicka och ta emot bilagor upp till 1 MB, men tyngre bilagor kan avvisas, även om det är svårt att öppna lättare filer om mottagarens anslutning är långsam. Om du behöver skicka stora bilagor, kollapsera dem eller ladda upp dem till en dedikerad webbplats. Använd slutligen papper och vanligt brev (eller fax) för mycket långa texter eller med många korrigeringar.

Skicka inte zippade bilagor om det inte är nödvändigt. Om en bilaga inte är för stor, bör du undvika att skapa en zip-mapp eller riskerar att slösa bort mottagarens tid och riskera åtkomst till bilagan, till exempel om du använder en mobilenhet som inte kan dekomprimera zip-filen. Ofta är det värdelöst också eftersom de vanligaste format som .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word och Powerpoint) redan är komprimerade.

Se bort från giltiga mail. Om någon frågar dig en korrekt fråga, svara dem, även om svaret inte är fullständigt eller perfekt i temat. Om problemet ska adresseras av någon annan, lägg en kopia av vem som skickade meddelandet ursprungligen när du vidarebefordrar det till de som vet, så att alla vet hur man ska gå vidare. Att ignoreras är frustrerande. Om personen är framför dig, eller till och med på telefonen, skulle det vara svårt för dig att ignorera det, så gör det inte ens via e-post.

Var uppmärksam på vem du kopierar i dina svar. Om du svarar på ett meddelande och kopierar en person som inte har fått den ursprungliga meddelandet måste du vara säker på att det här är bra för dem som skrev till dig och anser att han kanske vill att information endast ska vara avsedd för dig. Det gäller framför allt de meddelanden du får från överordnade på arbetsplatsen. Också uppmärksamma hur du använder sändningsfältet "bcc", en mottagare kanske inte inser att han har fått en dold kopia och öppet svarar på alla.

Tänk på lucid sinne innan du skriver. Skicka inte meddelanden om du är upprörd. Skriv ett utkast och spara det, men lägg till adressen och skicka det först efter att du har omprövat vad du skrev: du kan granska några steg och förhindra problem. Bättre fortfarande om du tar telefonen och pratar direkt till mottagaren av meddelandet eller besöker honom. Tonen i ett mail kan enkelt missuppfattas, medan röst eller ansikte är lättare att dechiffrera.

Skriv inte alla kepsar. Storleken anger att du ropar och kan irritera mottagaren, så att han svarar i natura.

Var försiktig när du använder förkortningar eller smilies. Jag är acceptabel i informella meddelanden, till exempel mellan vänner, men inte i formella e-postmeddelanden, där de kan ses som olämpliga, och få dig att se lustlös ut.

Skicka inte fram Saint Anthony-kedjor om du inte vill locka alla mottagares vrede. Kedjorna täpper upp brevlådan och hatas av nästan alla.

tips

Om du behöver lite tid att svara på ett meddelande, att tänka eller att forska, eller kanske för att du är för upptagen, medan du kan skriva ett kort meddelande av den andra parten vet att du har fått ditt meddelande, och berättar för honom när du förväntar potergli svara.
Lämna en tom linje mellan punkterna, så att det blir lättare att läsa ditt meddelande. Det är inte användbart att inkludera texten, som vanligtvis undviks i ett e-postmeddelande.
Vissa förkortningar är vanliga och acceptabla i e-postmeddelanden, utom i mer formella fall.
Emoticons eller smilies skapade från kombinationen av typ tecken "-)" De kan användas i informella meddelanden för att bättre uttrycka dina känslor, men bör undvikas i yrkesinställningar.
I ett skriftligt meddelande på jobbet, visa din respekt för mottagaren genom att omedelbart komma till rätta: "Jag räknar med att du gör det ..." "Jag tror att vi måste agera ..." sedan specificera de föreslagna åtgärderna. Många läser bara de första meningarna i meddelandet, för att bestämma om de ska svara omedelbart eller senare. De första meningarna tjänar därför till att ge tillräcklig information för ett välgrundat beslut. I personliga meddelanden är det ofta en bra idé att börja med en vänlig hälsning innan du går vidare till det aktuella meddelandet.
När du svarar på ett meddelande kan du spara tid genom att förutse svaret på frågor eller frågor som ditt meddelande kan generera. Lös dessa punkter omedelbart innan samtalspartnern ska svara dig genom att fråga dig de frågor du redan förväntar dig.
Om meddelandet du skriver är på känsliga eller känsliga ämnen, för att få dig att välja orden noga, ange inte mottagarens adress förrän du har slutfört meddelandet. På så vis kommer du att förhindra att meddelandet skickas av misstag.

varningar

Förkortningar och stavning annat än normalt kan vara acceptabla i informella meddelanden, men använd dem noggrant eftersom de inte alltid är lätta att förstå för mottagaren.
Bilagor kan vara ett fordon för datavirus, undviker att öppna en bilaga om den inte kommer från en avsändare som du anser vara säker. Tänk på att många människor och kontor inte öppna bilagor som du får via e-post från okända avsändare och vissa filter postkonto meddelanden med bilagor direkt till skräppostmappen, så om du skickar ett CV eller svara på en platsannons du var försiktig med att följa anvisningarna för hur du skickar bilagor. Om det inte finns några specifika instruktioner, skicka ett meddelande för att meddela att du skickar en bilaga med ett andra meddelande.
Förvänta dig inte innehållet i det meddelande du skickar för att betraktas som privat. Var uppmärksam på vad du skriver eftersom det kan skada dig i framtiden.
Svara inte på skräppost och öppna inte de meddelanden som verkar ha dig. Vissa skräppostmeddelanden säger att du klickar på att ta bort dig från postlistan, men i verkligheten försöker de bara att verifiera att ditt konto är aktivt.
E-post har blivit ett sätt att fråga eller säga saker som normalt inte skulle sägas i en personlig konversation (du kommer att bli frågad varför var och en av oss blir en annan person så fort han kommer in i nätet?). Om du skickar någon typ av meddelande till någon, läs först det igen och fråga dig själv om du skulle säga samma saker om personen var närvarande och kunde prata direkt med henne. Om ämnet är tornigt, läs meddelandet två gånger innan du skickar det.
Använd inte din professionella signatur för personliga meddelanden - det skulle få dig att känna sig ovänlig.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade