Så här hanterar du prioriteringar med Excel

Att skriva dina prioriteringar på papper fungerar bara om du kan förfoga över dem på en eftermiddag, men med ett ständigt nytt flöde av läxor eller arbete, glider många på en dag (eller vecka eller månad) senare. Detta Excel-kalkylblad kontrollerar deadlines och flyttar prioriteringar i enlighet med detta. På 20 minuter ger proceduren som beskrivs nedan ett effektivare sätt att hantera dina prioriteringar.

steg

Skapa ett ark "hus" eller "office". Öppna ett nytt Excel-kalkylblad. Högerklicka på fliken "Blad1" ner och välj Byt namn på. skriva "hus" eller "office".

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 2

Byt namn på Sheet2 som "modell" och Sheet3 som "Points" genom att upprepa steg 1.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 3

Skapa tabellen "Viktighet". På fliken Punkter fyller du i kolumnerna A, B och C:

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 4

Ange namnet på intervallet "betydelse". Välj från cell A2 till C7. Klicka på Infoga -> Namn -> Definiera.

skriva "betydelse" och klicka på OK.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 5

Skapa tabellen "Insats". Upprepa steg 3, 4 och 5 för att skapa tabellen i kolumnerna E, F och G. Välj celler från E2 till G6 och ge dem namnet på "ansträngning".

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel steg 6

Skapa tabellen "Urgency". Upprepa steg 3, 4 och 5 för att skapa bordet i kolumnerna I, J och K. Ring det "brådska".

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel steg 7

Ange rubrikerna på "Hem" -arket. Klicka på fliken "Hem" och ange rubrikerna i rad 1:

A - Prioritet. En formel som returnerar 1 för den viktigaste uppgiften, men som kan nå över 100.

B - Aktiviteter. Aktivitetsnamn.

C - Betydelse. Det kan anta värdena A, B, C, D, E eller F.

D - Insats. Från 1 till 5 från insatsbordet.

E - brådskande. En formel baserad på ett prefixerat datum.

F - Fast datum. Anger när uppgiften ska vara klar. Dessa är inte styva och stängda datum. "Advance" berättar hur snabbt du kan starta uppgiften och "Extension" berättar hur många dagar du kan skida. En hårklippning kan ha ett "Advance" -värde på upp till 5 och en "Extension" på 4: det vore inte meningsfullt att ha ditt hår klippt två veckor före och folk kanske märker om det var fem dagar sedan.

G - Advance. Ange hur många dagar före deadline du kunde starta aktiviteten.

H - Extension. Automatisk förlängning av det förinställda datumet.

I - Återstående dagar. Det är en formel som anger antalet dagar före utgången - om det är negativt betyder det att datumet redan har överskridits.

J - Aktivitets Slutdatum. Indikerar när uppgiften faktiskt slutfördes.

K - Kommentar. Alla detaljer om uppgiften.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 8

Ange din lista över uppgifter. Observera att prioritet, brådskande och återstående dagar lämnas tomma. De kommer att fyllas i med formler. Här är ett exempel på hushållssysslor.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel steg 9

Ange formulär för återstående dagar, brådskande och prioritet. Formlerna nedan hänvisar till rad 2.

I (Återstående dagar) = F2-IF (ISBLANK (J2), I DAG (), J2)

E (brådskande) = IF (I2>G2.5, IF (I2>0,4, OM (I2 = 0,3, OM (I2 + H2>0,2,1))))

A (Prioritet) = VLOOKUP (C2, Vikt, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Insats, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Hastighet, 2, FALSE)

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 10

Ändra formatet för I2-cellen till Integer genom att högerklicka på cellen, välj Format och välj Antal med 0 decimaler.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 11

Kopiera formlerna för prioritet, brådskande och återstående dagar för de återstående cellerna i varje kolumn. Välj cell E2 och gör det CTRL - C. Välj celler från E3 till E10 och klicka på CTRL - V. Upprepa för att kopiera cell I2 från I3 till I10. Slutligen kopiera cellen A2 till celler från A3 till A10. Ignorera konstiga värden, som förekommer för odefinierade uppgifter.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 12

Sortera raderna efter prioritet. Välj celler från A1 till nK, med n som motsvarar raderna som sammanställts. Klicka sedan på datasorteringen.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 13

Spara ditt prioriterade kalkylblad, inklusive datumet för att ange versionen i namnet.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 14

Indikerar de färdiga uppgifterna. När du fyller i en uppgift markerar du datumet i Färdig kolumn. Kom ihåg "CTRL - ;" CTRL-tangenten tryckt ihop med semikolonen sätter omedelbart det aktuella datumet.

Bildnamn Hantera prioriteringar med Excel Steg 15

Se prioriteringarna som ändras varje dag. Här är prioriteringarna i flera dagar. Den 13 juli kommer alla aktiviteter före "Advance" -perioden, så de har höga siffror. Den 20 juli visas den högsta prioriteten (betecknad med mindre siffror) för fyra uppgifter, bland annat "Slå gräsmattan" som har passerat fasta datumet. Den 21: e prioriteten är högre för att vi är i perioden "förlängning" och 23 juli är ännu större eftersom den är bortom "förlängning". "Betala räkningar" passerar också genom en eskalering den 23 och 25.

tips

Du kan hämta en modell av det här kalkylbladet här: [1]
= IF (VECKODAG (TODAY (), 2)>5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) + 7, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
Sortera listan över aktiviteter varje dag om det behövs.
Dela upp komplexa uppgifter i delaktiga aktiviteter.
Gärna ändra poängen som tilldelats varje del av prioriteringen.
Håll Excel-filer separerade för familj / hemaktiviteter och arbete.
Gärna lägga till andra kolumner - som tilldelade uppgiften, kategorin etc.
Använd det automatiska filtret för att välja utgått uppgifter (Urgency = 1) eller mycket viktiga uppgifter (Viktighet = "EN")
Veckovis, månadsvis eller annars flera gånger, räknas antalet aktiviteter som slutförts i varje period. Detta kan vara en positiv feedback för att få ditt arbete.
I det här exemplet, måndag = 1, tisdag = 2, onsdag = 3, torsdag = 4, fredag = 5, lördag = 6 och söndag = 7.

varningar

Spara kalkylbladet från tid till annan för säkerhetskopiering.
De beräknade prioriteringarna är inte ordinarie tal. Slutförande av en prioriterad uppgift "1" ökar inte automatiskt poängen för alla andra aktiviteter. Prioriteter kan gå över ett hundra och inte alla siffror är möjliga. Koncentrera vanligtvis på prioriteringar från 1 till 12.
Oroa dig inte för att ha för många uppgifter - till och med två månaders aktivitet kan vänta längst ner i listan, tills utgångsdatumet närmar sig.
den Time Management Det är strikt personligt och det här kalkylbladet kan inte anpassa sig till alla dina behov och preferenser. Försök att inte vara för krävande genom att besöka den varje dag. Det kan fungera för dig, men det fungerar inte nödvändigtvis för dina vänner eller vice versa.
I stället för att alltid ta med dig Excel-filer, använd Google-kalkylblad som alltid kommer att vara tillgängligt för dig.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade