Hur man skapar en faktura i Word

En faktura är en detaljerad lista över kostnader som ett företag ådragit sig för produkter som säljs eller tjänster utförda. Microsoft Word låter dig skapa fakturor med hjälp av förtryckta eller anpassade mallar. Följande steg förklarar hur man skapar fakturor i Word 2003, Word 2007 och Word 2010.

Hämta en förtryckt mall

Skapa ett nytt dokument. Även om en förtryckt modell inte representerar en korrekt "ny" dokument, det kommer att bli som om du skapade det igen.

I Word 2003 väljer du "ny" från menyn "fil".
I Word 2007 klickar du på Office-knappen längst upp till vänster och väljer "ny" från menyn "fil".
I Word 2010 klickar du på "fil" och välj sedan "ny" bland alternativen till vänster.
Klicka inte på knappen "ny" i verktygsfältet i Word 2003 eller på knappen "ny" i snabb åtkomstfältet i Word 2007 eller 2010. Med dessa knappar kan du bara skapa ett nytt dokument med standardmallen Normal.dot eller Normal.dotx-mallen. Du kan dock använda den här metoden när du skapar en faktura på en ny. dokument).

Leta reda på vilken modell du vill använda.

I Word 2003 och 2007 väljer du "fakturor" i "Kontorsmodeller tillgängliga" i den vänstra delen av arbetsrutan i det nya dokumentet. I det centrala fönstret väljer du modelltypen från listan och väljer sedan en av modellerna som visas.

I Word 2010, välj "fakturor" i avsnittet "Kontorsmodeller" i "Kontorsmodeller tillgängliga". Dubbelklicka på mappen för att välja vilken typ av modell du vill använda, välj sedan en av modellerna som visas.

Ladda ner modellen. Klicka på knappen "Hämta" på höger sida av skärmen. Du kan sedan göra ändringar på fakturan enligt instruktionerna i "Metod två: Skapa en faktura på ett nytt dokument", och spara det.

Du kan också få tillgång till fakturamallar för Microsoft Word och Excel direkt från Microsofts webbplats på http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&och x = 1. Var noga med att välja en lämplig mall för din version av Word.

Metod två: Skapa en faktura på ett nytt dokument.

Skapa fakturahuvudet. Rubriken ska innehålla ditt företagsnamn och ordet "räkning" eller en beskrivning av fakturatypen, t.ex. "citat" om du föreslår ett pris för dina tjänster till en kund.

Du kan infoga rubriken längst upp på sidan eller använda en Word-rubrik. Om du använder en Word-rubrik och planerar att skapa en 2-sidig faktura kan du använda alternativet "Olika för framsidan" för att ange en mer komplett rubrik på första sidan och en sammanfattande rubrik på den andra sidan.

Ditt företagsnamn ska skrivas i samma typsnitt som det är skrivet på andra företagsdokument.

Teckensnittet som används för att beskriva fakturan bör vara av en tillräckligt stor storlek, så att personen att identifiera vilken typ av fakturan.

Ange fakturadatumet. Det är lämpligt att ange fakturadatumet längst upp i dokumentet, till höger om fakturabeskrivningen. Det behöver emellertid inte vara lika stor som beskrivnings tecken.

Ord har funktionen "Automatisk datum" som automatiskt sätter in datumet i dokumentet. Även om den här funktionen kan vara mycket användbar vid tryckta fakturor och skickas via post, ska du inte använda den för fakturor som skickas via e-post, som det alltid visas idag för att komma åt e-postmeddelandet. Datumet då fakturan sparades ändras inte, men mottagaren föredrar att referera till det datum som anges i dokumentet för att lösa betalningstider.

Nummer fakturaen. Fakturanummeret ska också visas högst upp på fakturan. Nummerfakturor gör det möjligt att hålla reda på fakturor som redan skickats och ännu inte betalats. Du kan räkna fakturor på två olika sätt:

Använda ett globalt nummersystem, oberoende av kunden. Med den här metoden kan du hålla faktureringsdokument för alla kunder i en mapp.

Använda ett individuellt nummereringssystem för varje kund. Använd den här metoden om du föredrar att skapa en separat mapp för varje kund. Du kanske vill inkludera kundens namn, eller en del av det, och fakturanumret, till exempel "Swithin1".

Ange avsändarens och mottagarnas adresser. Ange din adress och din kunds namn och adress i fakturan.

Kontaktuppgifter ska innehålla ditt namn (eller den som ansvarar för hanteringen av kundkontot), adress, telefon, fax (om någon) och ditt företags e-postadress.

Din kunds information ska innehålla ditt företags namn, namnet på den person som ansvarar för hanteringen av betalningar, kundens adress och eventuellt telefonnummer, faxnummer och e-postadress.

Ange faktureringsinformation. Word-tabeller ger ett enkelt sätt att rita utskrift för att skriva in faktureringsinformation, t.ex. kvantitet, produkt- / tjänstebeskrivning, enhetspris / skatt och totalpris på köpta kvantiteter.

Word-tabeller erbjuder också möjlighet att utföra beräkningar. I stället för att manuellt beräkna total mängd inköpta kvantiteter kan du ställa in en funktion för att beräkna subtotalen där kvantiteten multipliceras med enhetspriset. Du kan sedan lägga till alla subtotalerna och få det totala beloppet.

Ange total fakturabelopp. Denna mängd ska visas i nedre högra hörnet, under den detaljerade utgiftslistan. Du kan markera mängden i fetstil för en enklare identifiering av beloppet.

Om du behöver beräkna momsen ska du ange en del av de detaljerade kostnaderna med den skatt som anges i rutan nedan, procenten till vänster om skatten och den totala summan i den sista rutan.

Inkludera betalningsvillkor. Du kan ange betalningsvillkor längst upp eller ner på fakturan. De vanligaste betalningsvillkoren är: "Betalning vid mottagande av faktura", "Betalning vid 14 dagar", "Betalning vid 30 dagar," eller "Betalning på 60 dagar".

Du kan också vilja inkludera en notering längst ner på fakturan med en beskrivning av de olika betalningsmetoderna, allmän information eller ett tack till din kund för inköp hos ditt företag.

Spara fakturaen. Du ska spara dokumentet med ett identifierande namn som beskriver typen av faktura. Du kan också inkludera ditt företagsnamn och eventuellt också fakturanummer och kundnamn.

tips

Ett annat sätt att visa generell information och faktureringsinformation är att konfigurera den i en Microsoft Excel-arbetsbok och klistra in en länk till den här mappen i din faktura på Word-dokumentet. Varje gång du uppdaterar kalkylbladet högerklickar du på den inbäddade länken i dokumentet och väljer "Uppdatera länk" för att se ändringarna.
När du har sparat fakturatokumentet kan du använda det som en mall för att skapa ytterligare fakturor genom att välja alternativet "Ny från befintlig". Du kan också spara dokumentet i .dot eller .dotx-format för att använda det i framtiden.

Visa mer ... (4)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade