Så här dokumenterar du en process

Företag dokumenterar ofta en process för att säkerställa att alla arbetare vet hur man gör det ordentligt eller att analysera själva processen för förbättring. Om de ber dig att dokumentera en process eller bestämmer dig för att göra det, försök att involvera personer som har erfarenhet och kunskaper om själva processen. Följande två typer av flödesscheman beskrivs, men om du tror att en annan typ av enklare diagram eller ett textdokument passar bättre för processen, kan du också använda den. Läs det allmänna rådsavsnittet för att få en uppfattning om syftet med processdokumentationen.

steg

Metod 1

2

Dela upp processen i många delprocesser. Delprocesser är huvuduppgifterna som ska utföras under processen. Om du inte är bekant med processen vid arkivering intervjuar projektledare eller andra experter på det projektet för att få en ordentlig förståelse för de inkluderade uppgifterna.

3

Bestäm om processen är enkel nog för ett textdokument. Om din process är lika varje gång och bara omfattar ett par beslut eller variationer, kan du helt enkelt skriva stegen i en lista. Använd ett elektroniskt textdokument (till exempel en Microsoft Word-fil) eller ett pappersark.

4

Tänk på ett flödesschema. Ett enkelt flödesschema är ett enkelt sätt att visuellt visa processen, som beskrivs i ett senare avsnitt i den här artikeln. Det finns sätt att göra komplicerade flödesschema, men de är inte alltid nödvändiga. Följ anvisningarna i avsnittet av komplexa flödesdiagram endast om din process har mer än tio steg och det finns mer än tre personer som utför olika steg i processen.

5

Försök att vara kort, när det är möjligt. En sida är idealisk, men även för komplicerade processer försöker den nå max 5 sidor. Endast specialiserade och komplexa uppgifter kräver längre dokument, och endast om dokumentet kommer att användas av de personer som ska utföra dessa processer.

6

Inkludera visuella element, om de hjälper till att göra processen mer läsbar. Vissa bättre förstår visuella representationer än text, särskilt om det finns chefer, chefer eller andra som inte har någon direkt erfarenhet av processen du dokumenterar. Dessa element kan vara diagram, fotografier eller skärmar, men gör dem enkla och tydliga.

7

Hänvisa till personer baserat på titeln, inte namnet. Dokumentet kan vara längre än enskilda personer. Skriv inte "Skicka mötesministern till Carol", skriv "Skicka mötesministern till presidenten". Om du tycker att namnet är nödvändigt för läsare, inkludera både namn och plats.

8

Förklara hur processerna är kopplade till varandra. Till exempel kan ett dokument för processen "Komponera en nyhetsbrev" sluta med anteckningen "Slutresultatet skickas till redigeraren. Se dokumentet med titeln "Skriva nyhetsbrevet". Dokumentet med titeln Skriva nyhetsbrevet kan börja med anteckningen "Detta dokument föregås av Skriv ett nyhetsbrev" och avsluta med "Detta skickas nu till publikationen. Se dokumentet "Publicera nyhetsbrevet".

9

Gör dokument redigerbara och tillgängliga. Gör kopior tillgängliga för läsning. Håll ett elektroniskt huvuddokument i redigerbart format, så du kan ändra om det behövs.

10

Märk dokumenten noggrant. Skriv datumet för skapandet och datumet för den senaste ändringen till en uppenbar punkt i dokumentet, till exempel längst upp på sidan. Om många människor redigerar dokumentet kan du ange namn eller initialer nära datumet för den senaste ändringen. Slutligen inkludera en titel och ett namn på filen, vilket tydligt kommunicerar vilken process som dokumenteras.

Metod 2

2

Ordna flödesscheman från vänster till höger eller från topp till botten. När du gör ett flödesschema, skapa en ruta för varje uppgift i processen och länka den med pilar som visar den ordning i vilken du utför dessa uppgifter. Börja från vänster eller uppe på sidan, precis som du skulle när du skriver. Sequencing dessa steg gör det lätt att förstå vilka som ska utföra.

3

Börja med en oval berättigad "Början". Om flödesschemat är tillräckligt liten för att passa på en rad eller kolumn behöver du inte den här cirkeln. För mer komplicerade diagram kan det vara bra att ha en oval berättigad "Start".

4

Rita en rektangel med namnet på den första uppgiften inuti. Rita en pil som pekar från den ovala "Start" till rutan med den första uppgiften inuti. Till exempel "Ta kundorder".

5

Rita en pil till nästa uppgift. Den här pilen pekar på nästa rutan, där du skriver den andra uppgiften. Om det finns ett beslut eller en fråga att svara innan den andra uppgiften utförs, skriv frågan i en diamant.

6

Anslut avgörande rhombus till uppgifter, beroende på svaret. Låt oss exempelvis säga att rutan med uppgiften "Ta kundens order" leder till rynket med frågan "Var vattnet beställt?" Rita två pilar som börjar från rhombusen. På en pil, skriv "Ja" eller "S" och ta med det till rutan märkt "Ge vatten till kunden". På den andra pilen skriver du "Nej" eller "N" och tar den till rutan märkt "Ge ordning till kocken".

Metod 3

2

Utvärdera om du ska använda en programvara. Diagrammet kan verka snyggare och mer läsbart om du använder programvara för att skapa diagram. Att ha en fil gör det också lättare att tillämpa ändringar i diagrammet efter behov. Sök online för "process mapping software", se till att det du laddar ner kan skapa Rummler-Brache diagram.

3

Listar varje deltagare i en kolumn till vänster om sidan. Varje rad kan vara avsedd för en avdelning, grupp eller jobbposition. Varje deltagare ansvarar för de uppgifter som ingår i raden, hela sidan. Detta kallas ofta "deltagare" för deltagaren.

4

Börja med den första uppgiften. Börja processen genom att placera den första uppgiften i en ruta till vänster om sidan, till höger om den deltagare som är ansvarig för den uppgiften. Till exempel, om forskningsavdelningen startar processen genom att skapa en idé om produkten, rita en ruta till höger om ordet "Sök" och märka det Skapa produktidé.

5

Fortsätt som du normalt skulle göra i ett diagram, men flytta uppgiften till höger och flytta till rätt rad. Om forskningen exempelvis skickar sin idé till produkten till marknadsföring för testning, drar du en pil från Skapa produktidé till rutan i Marketing-raden, till höger om föregående fönster. Märk den här rutan testning.

6

Lär dig att använda rhombuses och ovalar. De flesta flödesschemaar använder fyrkanter, rhombuses och ovalar, med pilar i mitten. Du har redan sett rutan, markerad med namnet på en uppgift. Använd en diamant när det finns många möjliga resultat. Använd ovalerna när du får ett slutresultat. Fortsätt exemplet ovan, dra en pil från testning till den markerade rhombusen Har produkten blivit godkänd?. Rita en pil från rhombusen och markera den med a ingen och anslut den till en markerad oval Slut på processen. En andra pil, markerad Ja det kan leda till en ny uppgift i processen.

7

Var konsekvent. Använd liknande ramstorlekar, och inte mer än 2-3 olika färger, för att göra flödesplanen mer läsbar. Till exempel kan alla rutor (uppgifter) ha en blå bakgrund, medan alla rhombs (frågor) kan vara gula.

8

Om det behövs, gå till en annan sida. Det är bättre att använda fler sidor än att göra ett flödesschema för litet för att kunna läsas enkelt. Använd väl märkta pilar för att göra flödesordningen klar. Ta till exempel en markerad pil EN vilket leder till höger sida av sidan. På nästa sida ritar du en pil som leder från sidans vänstra sida, också markerad EN.

9

Redigera diagrammet. Följ alla möjliga vägar i diagrammet och se om det är vettigt. Helst bör du visa det för någon annan som känner till processen, att identifiera fel och sakna steg. När du har tittat på det och korrigerat felen är dokumentet redo att presenteras eller skickas till de personer som är involverade i processen. Ändå gärna ändra diagrammet om processen ändras senare, skicka det uppdaterade dokumentet till de personer som tillämpar det.

Metod 4

2

Sök efter dubbla uppgifter. Om diagrammet eller dokumentet innehåller två identiska uppgifter, överväg om de är användbara eller ineffektiva. Ibland är det bra att upprepa en uppgift för större kontroll (till exempel två avdelningar som inspekterar en produkt vid olika tidpunkter). Enkla uppgifter som revision bör dock inte vara mer än en gång i gång. Föreslå att ett av de dubbla stegen tas bort från proceduren.

3

Sök efter onödiga rörelser mellan avdelningar. Dokumentet kan indikera att personen A och personen B överför ansvaret för processen fram och tillbaka flera gånger. Är det möjligt att minska antalet onödiga överföringar? Om du kan omorganisera processen kan person A kunna utföra flera uppgifter under en tidsperiod och vidarebefordra dem till person B.