Så här skapar du en flödesschema

Flödesdiagram är ett bra verktyg för att bryta ner komplicerade processer till en mer begriplig uppsättning begrepp. Att skapa en framgångsrik innebär att hitta den rätta balansen mellan informationen du vill förmedla och enkelheten med vilken du presenterar den. Följ den här guiden för att skapa flödesdiagram med Excel och Word.

Metod 1

Skapa konceptet

Skriv dina grundläggande begrepp. Nyckeln till framgången för ett flödesschema är dess läsbarhet. Se till att de begrepp du tycker är grundläggande presenteras tydligt och att utvecklingen från ett koncept till ett annat förklaras i enkla steg.

Var noga med att planera en väldefinierad slutpunkt för ditt diagram. Detta kommer att göra det lättare att tolka.

Bestäm om du ska anta ett standardformat eller delas upp av kolumner. Ett standardflödesschema delar upp processen baserat på de nyckelbegrepp och åtgärder som krävs. Om du har mer än en grupp som är involverad i processen som beskrivs i diagrammet kan ett kolumnformat hjälpa till att markera vem som ska göra vad. Varje steg i flödesdiagrammet placeras i kolumnen för gruppen ansvarig för att slutföra uppgiften (marknadsföring, försäljningsavdelning, personal, etc.).

Kolumner är vanligtvis strukturerade vertikalt eller horisontellt. Utgångspunkten är det övre vänstra hörnet av diagrammet.

Kolumner kan vara svåra att designa om du har mer än ett koncept som måste flyttas fram och tillbaka mellan sektionerna. Detta leder till att ha förvirrande diagram.

Skapa ditt flödesschema. Innan du börjar att förverkliga ditt diagram med hjälp av programvara, skissera det på en bit papper. Sätt ditt startkoncept överst och expandera diagrammet i nedanstående del.

De flesta flödesdiagrammen är baserade på en binär princip. Vid punkterna i processen där det kan finnas variationer placeras läsaren framför en Si / ro-fråga. Svaret guidar sedan läsaren till lämpligt koncept.

Använd olika former för att representera olika typer av begrepp eller beslut. Tillägget av visuella förslag hjälper till att läsa och förstå.

Separata komplexa processer. Om områdena i ditt flödesschema blir för täta, separera de underordnade processerna i ett nytt flödesschema. Lägg till en referenslåda för den sekundära processen i det ursprungliga diagrammet och omdirigera läsaren, via den expanderade sektionen, när den kommer.

Metod 2

Skapa ett flödesdiagram i Excel

Skapa ett rutnät. Fördefinierade Excel-kalkylblad har celler som är bredare än de är långa. För att skapa en enhetlig flödesschema, bör du ställa in cellerna vara kvadratiska. För att göra detta, klicka på knappen "Markera alla celler" ligger i det övre vänstra hörnet på kalkylbladet.

Klicka med höger musknapp på bildtexten i en kolumn och välj "Kolumnbredd" från menyn. Ange 2.14 i fältet och tryck på "Skicka". Detta kommer att göra alla celler i de perfekta rutorna.
Välj "Lås på gallret" från menyn Anpassa på fliken Layout eller Sidlayout. Detta kommer att se till att alla skapade objekt anpassar sina dimensioner till gridens, vilket hjälper dig att skapa homogena former.

Ange dina marginaler. Om du planerar att exportera kalkylbladet till Word eller ett annat program, vill du se till att marginalerna är anpassade. Använd menyn "marginaler" på fliken Layout eller sidlayout för att ställa in marginaler som är kompatibla med programvaran där du vill exportera kalkylbladet.

Du kan ställa in dokumentets orientering (vertikal eller horisontell) från den relativa menyn på fliken Layout. Flödesdiagram som utvecklas från vänster till höger borde orienteras horisontellt.

Skapa formerna. Klicka på fliken "Ange" och välj menyn "formulär". Välj den form som du vill skapa och dra sedan storleken på rutan med musen. När du har skapat formen kan du ändra dess färg och konturstil med verktygen på brädet "format" det är öppet.

Lägg till texten. För att lägga till text klickar du på mitten av formen och börjar skriva. På fliken Hem kan du ändra teckensnitt och stil på texten. Se till att texten är kort och gå direkt till konceptet, se till att det är lättläst.

Anslut formerna. Öppna menyn "formulär" från kortet "Ange". Välj linjestil som bäst passar dina behov. Ta med musen på den första formen. På konturerna visas röda rutor som anger var linjerna kan förenas.

Starta linjen på den röda pricken och ta upp den till den andra formen.

Röda punkter visas i den andra formen. Avsluta linjen på en av dessa punkter.

Formerna är nu anslutna. Om du flyttar en av dem förblir anslutningslinjen, justerar vinkeln.

Lägg till kommentarer till linjerna i samband med en "Textrutan", tillgängligt på kortet "Ange".

Ladda ner en mall. Om du inte vill skapa ett flödesschema från början, har du en mängd olika Excel-mallar och guider tillgängliga online, gratis eller betalt. Många av dem gör redan det mesta av det arbete som krävs för att skapa ett diagram.

Metod 3

Skapa ett flödesdiagram i Word

Ange ett ritningsområde. Det enklaste sättet att skapa ett flödesschema i Word börjar med att skapa ett ritningsområde. Ett ritningsområde ger dig större frihet att arbeta med former och möjliggör funktioner som inte är normalt tillgängliga, till exempel skapa linjer.

Klicka på fliken "Ange". Välj menyn "formulär", och klicka sedan på "Ny ritningsområde" längst ner på listan. Din översikt över instrumentpanelen visas i ditt dokument. Du kan ställa in storleken på detta område genom att verka på hörnen.

Aktivera rutnätet. Med hjälp av ett galler kan du skapa likformiga former. För att aktivera det, välj ritningsområdet genom att klicka på det. I kortet "format" Klicka "Rikta" och då "Rutnät inställningar". Markera rutorna för att visa rutnätet och låsa objekten.

Skapa formerna. Med teckningsområdet aktiverat väljer du fliken "Ange" och klicka på menyn "formulär". Välj den form du vill lägga till. Använd musen för att rita formen på önskad storlek. När du har skapat kan du ändra färg och stil på konturerna med verktygen på tavlan "format" det är öppet.

Lägg till texten. Om du vill lägga till text i en form i Word 2007 klickar du på den med höger musknapp och väljer alternativet från menyn "Lägg till text". I Word 2012/2013 klickar du bara på det och börjar skriva. I kortet "Home" Du kan ändra teckensnitt och stil på texten.

Starta linjen på den röda pricken och ta upp den till den andra formen.

Röda punkter visas i den andra formen. Avsluta linjen på en av dessa punkter.

Formerna är nu anslutna. Om du flyttar en av dem förblir anslutningslinjen, justerar vinkeln.

Lägg till kommentarer till linjerna i samband med en "Textrutan", tillgängligt på kortet "Ange".

Dela på sociala nätverk:

Relaterade