Hur man slutar förlora tiden

Öppna inte brevlådan. En undersökning som gjorts bland Microsoft-anställda visade att de tar i genomsnitt tio minuter för att svara på sina e-postmeddelanden och sedan ytterligare en kvart i timmen för att komma tillbaka för att fokusera på sitt arbete. Om du verkligen behöver ägna din fulla uppmärksamhet åt en viss uppgift, aktivera ett automatiskt svarsystem till de e-postmeddelanden du får och undvik att kontrollera dem tills du är klar med jobbet.

Gör allt ditt arbete på en enhet. Byte från den bärbara datorn till ett kalkylblad, på telefon för att kontrollera ett e-postmeddelande, till surfplattan för att delta i en videokonferens är det bästa sättet att hantera en katastrof. Varje gång du flyttar från en enhet till en annan, löper du risken för att fångas av en eller två distraheringar, bara för att bli tvungen att återfå koncentrationen. Därför bör du samla så ofta som möjligt allt du behöver på en enda enhet medan du förbereder dig för att starta, så att du kan arbeta och fortsätta på en enhet.

Bearbeta ett program. De flesta skakar på tanken på att följa upp en uppställning, men du behöver inte göra det hela tiden. När du bestämmer dig för att slutföra en viss uppgift, hitta fem minuter för att göra en lista, spåra dina prioriteringar eller skriv scheman för varje aktivitet som ska utföras. Om du ger dig en chans att nå ett mål inom en hanterbar tidsram, kommer du också att vara mer benägen att hålla sig till vad du behöver göra.

Sakta ner takten. När det gäller tidsstyrning kan det verka som ett motbjudande förslag, men om du försöker arbeta snabbt eller göra flera små uppgifter samtidigt riskerar du att slösa bort tid. Det har visats att endast 2% av människor lyckas ägna sig åt mer än en sak samtidigt, för att få bra resultat och spara tid.

Håll dig vid den uppgift som ska utföras. Det är ingen hemlighet att många universitets studenters lägenheter lyser under veckan före de sista tentamenarna. Vi tar faktiskt ofta andra viktiga uppgifter (men inte brådskande), senarelägger de som vi faktiskt måste slutföra. Dedicating sig till mindre relevanta aktiviteter är ett smutthål att skjuta upp de som inte kan ignoreras, slösa tid när det finns tidsfrister eller tidsfrister som ska uppfyllas. Inse när den aktivitet du är engagerad i är inte den du borde prioritera.

Ta en paus. Genom att arbeta utan att ge dig ett ögonblick av paus riskerar du att strömma av energi och sänka dig själv. Om du sätter in en tidsgräns i åtanke, om det är en väktare i slutet av dagen, när du planerar en middag eller något helt annat, kommer du inte att kunna absorbera arbetet och inte sänka kvaliteten på din prestation.

Sluta vad du gör i början av varje timme. Detta test tar ett eller två minuter i början av varje timme för att utvärdera hur du använde den föregående timmen. Ställ in ett alarm om du behöver stanna ett ögonblick för att fylla i formuläret.

Undersök hur du spenderade den senaste timmen. Under utvärderingsfasen ska du överväga vad du gjorde under föregående timme. Det räknas inte själva verksamheten - du kan ha tränat, studerat för examen eller tittat på tv - det viktiga är att du är ärlig mot dig själv om hur du spenderade den tiden.

Fråga dig själv om du skulle upprepa vad du gjorde under den föregående timmen. Detta är den fas från vilken testet tar sitt namn. När du ritar en balans i den senaste timmen, fråga dig själv om du vill upprepa den. Denna fråga hjälper dig i grunden att inse om du har spenderat den tiden produktivt. Du kommer att vara mindre benägen att upprepa vad du gjorde om svaret är negativt.

Sammanfatta aktiviteten för den föregående timmen och skriv din utvärdering i högra kolumnen. Att hålla ett spår skrivet på dagens framsteg som ger dig möjlighet att förstå hur många timmar du skulle upprepa och hur mycket du skulle göra utan att du kommer att ha ett användbart verktyg för att hålla din motivation hög. I rutan till höger beskrivs kort den aktivitet som utförts inom den aktuella tiden tillsammans med en bedömning av om du vill upprepa den.