Så här hanterar du e-post

I den här artikeln beskrivs 8 steg som hjälper dig att hantera dina e-postar professionellt.

steg

Respektera de grundläggande reglerna för användning av post. Tänk på den gamla sättet att säga: "Du tar fler flugor med en droppe honung än med ett fat vinäger". Det är värdelöst att insistera på frågan om etikett. Vi vet alla regler för netikett. Men här är några punkter att överväga:

Skriv inte när du ändras. Vänta minst 24 timmar tills du har lugnat dig. Var rimlig.
Be någon annan att skriva e-postmeddelandet till dig.
Var inte sarkastisk. Kanske tycker du att du är rolig, men mottagaren kan bli förolämpad.
Använd inte endast stora bokstäver! Det skulle vara som att ropa på någon och mottagaren kommer inte att vara väldigt nöjd med det.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt Steg 1Bullet4

Använd inte för många utropstecken. Överdriven användning minskar dess effektivitet.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 1Bullet5

Ange ämnet för e-postmeddelandet. Det här hjälper människor att bestämma sig om att läsa e-postmeddelandet omedelbart eller senare. Vi har alla mycket att göra. Den person du skriver kommer att uppskatta din respekt.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt Steg 1Bullet6

Se till att den är kort. Om ditt e-mail är längre än två stycken är det kanske bättre att ringa.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 1Bullet7

Ändra ämnesraden om du ändrar ämnet för e-postmeddelandet.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt Steg 1Bullet8

Skicka dikter, skämt och varningar mot virus eller liknande saker först efter att ha frågat mottagaren om han instämmer. Du förlorar bara dyrbar tid.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 1Bullet9

Tro inte på att vara anonym. Om du skickar oanständiga meddelanden kanske du tror att ingen kan ta reda på var posten kom ifrån. När allt har du skapat en falsk webbadress. Tänk på det bra. E-postmeddelandena innehåller osynlig information om avsändaren. Denna information finns i rubriken. Alla större e-posthanteringsprogram kan visa huvudinformation. Så här:

I Microsoft Outlook klickar du på e-post två gånger. Klicka sedan på Visa > Alternativ. I Microsoft Outlook Express klickar du på e-post. Klicka sedan på Arkiv > Egenskaper och välj fliken Detaljer.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 2Bullet1

I Eudora, klicka på meddelandet två gånger. Klicka sedan på Blah Blah-knappen.

I Netscape, klicka på meddelandet för att öppna det. Klicka sedan på Visa > Meddelandets källa för att visa rubriken.

Informationen som visar avsändarens namn finns i de avsnitt som börjar med "Emottagen:." Det kan vara annorlunda beroende på hur mycket datorer som meddelandet gick igenom. Datorn från vilken den startade ligger längst ner på "Emottagen:." Det här avsnittet kommer att ha ett IP-nummer (Internet Protocol), till exempel 124.213.45.11. Det kan spåras på olika webbplatser.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 2Bullet4

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 3

Undvik att skicka e-post till fel person. Moderna program syftar till att underlätta att skicka e-post. När du börjar skriva adressen till en mottagare har du tidigare skickat ett mail till fältet "till:" kan slutföras automatiskt. Var uppmärksam. Kontrollera alltid att mottagaren är den rätta. Dessutom, om du skriver något negativt om Joe Smith, kommer du att ha namnet Joe i åtanke. Skicka inte meddelandet till honom.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 4

Använd inte samma e-postadress för allt. Använd olika e-postadresser: för privat bruk, offentlig användning, för online-distributionslistor och för online-inköp. De flesta leverantörer ger dig olika konton. Du kan också använda webbadresser för personliga konton. Gmail och Yahoo! de båda går bra. Du kan komma åt dessa adresser var som helst, så länge du har tillgång till webben.

Bildnamn Hantera ditt mail professionellt Steg 5

Kom ihåg att kontrollera alla dina e-postkonton. Att styra alla dessa konton kan vara utmanande, särskilt hemifrån. För att spara tid kan du använda ePrompter (eprompter.com) som kan styra 16 olika lösenordsskyddade konton. dessutom är ePrompter gratis. Det finns andra program med samma funktion och gratis, som Active Email Monitor (emailmon.com).

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 6

Klicka inte på "Skicka" bråttom. Läs om e-postmeddelanden innan du skickar dem! Även om du inte letar efter ett jobb måste du vara försiktig. Folk kommer omedvetet att döma dig för dina misstag. Ingen är perfekt. Men du kan hitta 99% av dessa fel genom att läsa texten igen. Lita inte på för mycket på stavningskontrollen. Han kommer att identifiera vissa fel, men han kommer att ignorera andra. Och det är också mycket svårt att märka några saknade ord som du oavsiktligt inte inkluderade i en mening. Ta så fem minuter och läs texten igen. Gör inte figuren hos de okunniga.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 7

Ställ in en timer. Du kan göra det i Outlook genom att lägga till en inställning som försenar sändning från 1 till 5 minuter och håller e-postmeddelandet i inkorgen, med möjlighet att radera det. På så sätt undviker du att trycka på fel knapp och skickar ett oavslutat e-postmeddelande av misstag. Dessutom kommer du att få tillräckligt med tid att radera alla de förolämpningar som du hade riktat till din chef i ett ögonblick av ilska.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 8

Glöm inte bilagorna. Eftersom det händer för alla, borde det inte vara ett allvarligt problem. Om du ofta gör det kanske folk tror att du ger siffrorna. De kan också ha tvivel om att göra affärer med dig i framtiden. När du är redo att skicka e-posten, fråga: "Glömmer jag något?"

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 9

Använd ditt domännamn. Ge ditt företag en professionell touch. Om du använder ett webbkonto eller ett ISP-namn för ditt företag får du inte ett bra intryck.

Bildnamn Hantera din e-post professionellt steg 10

Om namnet inte redan har tagits av någon annan kan du använda ditt företagsnamn i domännamnet.

tips

Om du frågar många frågor, numrera var och en.
Om e-postmeddelandet kräver att någon ska göra något, ange ett utgångsdatum. Till exempel: "Vänligen svara på Måndag den 2 juni kl 16". Markera datumet med fetstil kan hjälpa till. Syftet är att låta läsaren omedelbart ta den viktigaste informationen och undvika missförstånd.
1. När vill du att jobbet ska slutföras?
2. Vad kan förbättra layouten?
3. Kvantitet som krävs?

Dela på sociala nätverk:

Relaterade