Så här överför du en kontor

Förtydliga kraven: en tydlig förståelse från början av din grundläggande strategi och operativa krav gör det möjligt för hela kontorsöverföringsprocessen att gå smidigt - och spara tid. Oroa dig inte för mycket om de tekniska specifikationerna (eftersom det här är en del av de råd som externa yrkesverksamma gör). Men du måste ha en allmän idé och samtycke från dem som fattar beslut om de viktigaste faktorerna för kontorsöverföring ingår:

Komponera rätt projektlag för flytten: Överföringen av ett kontor är ett stort företag och en samarbetsinsats krävs för att uppnå ett bra resultat. Att sätta ihop rätt projektteam är avgörande och det bör inkludera personer som kan hjälpa till att underlätta alla aspekter av överföringen. Det bör innehålla både interna och externa medlemmar. Ansvaret för överföringsprocessen ska tilldelas en projektledare så snart beslutet fattas om att flytta. Den här personen måste ha tillräckligt med tid för att ägna sig åt flyttprojektet och bör

Börja tidigt: det finns mycket att göra, så ju snabbare du börjar, desto mer kan du slutföra ett steg smidigt, som ditt företag förväntar sig. Det är omöjligt att planera för mycket före tid. När projektledaren har utsetts, bör arbetet påbörjas. Du bör börja överväga dina alternativ 9 till 18 månader före leasingperiodens utgång, oavsett om du överväger att förnya det, omförhandla det eller överföra kontoret. Det är viktigt att du tar den tekniska tiden för att öka hävstångseffekten och konkurrensen mellan de olika alternativen, vilket kan leda till betydande besparingar.

Skapa en realistisk budget: skapa en realistisk rörlig budget är ett nyckelplaneringsverktyg som hjälper dig att utvärdera kostnader och hantera dem under hela processen.

Hyr rätt professionella för flytten: hela processen för kontorsöverföring kan vara komplex, stressfull och tidskrävande. Efter personalkostnader utgör fastighetskostnaderna den största kostnaden i de flesta företag. De beslut du fattar kommer att påverka ditt företags lönsamhet. Att arbeta med rätt professionella team är det viktigaste för alla företag som överväger att flytta sitt kontor. Professionals hjälper dig genom processen, sparar pengar i ett långsiktigt perspektiv och ser till att du inte gör några viktiga misstag.

Underteckna inga hyreshandlingar utan föregående juridisk rådgivning: Din fastighetsadvokat kommer att förhandla om detaljerna i hyresavtalet för att minimera din exponering för potentiella skulder och därefter ge dig en uppfattning om konsekvenserna av villkoren i de slutliga dokumenten för att säkerställa att du är medveten om de ansvarsområden du antar.

kommunikation: internt kan förändringar vara destabiliserande för personalen och det kan säkert uppstå vid överföring av kontoret. Under tiden, när överföringsprocessen pågår, måste ditt företag fortsätta sin verksamhet och fokusera på arbetsbelastningen och befintliga åtaganden. Överföringen av kontoret är dock ett utmärkt tillfälle att göra en positiv förändring av ledningen, förbättra affärsresultaten, öka moral och fart. Externt finns det många komponenter att flytta i överföringen av ett kontor, och du måste se till att alla personer som deltar i projektet regelbundet uppdateras, särskilt om det finns några förändringar. Om du håller kommunikationslinjerna öppna mellan alla interna och externa intressenter, kommer din överföring att ha större chans att lyckas.