Så här köper du en kopiator

Varje kontor behöver en kopiator, och ofta betalas stora summor för att få en tillgänglig. Gör en grundlig undersökning och läs noga leasing- och tjänstekontrakten innan du registrerar dig. Den dyraste eller högkvalitativa kopimaskinen är inte nödvändigtvis det bästa valet för ditt kontor.

Del 1

Välj en modell

Köp en bordsmodell. Det är ett lämpligt val för en kopiator för hem eller småföretag som gör mindre än 700 exemplar om månaden. Det här är en mycket billigare och enklare typ än en stor apparat med eget skåp. Den efterföljande informationen i denna artikel hänvisar till behoven hos större kontor.

En multifunktionslaser (kopiator, skrivare och skanner) kostar i genomsnitt cirka 150 euro om det är svartvitt och cirka 500 euro om det är i färg och ganska snabbt.
Inkjetkopiatorer kan kosta ca 60 euro både i svartvitt och i färg. Men de kan kosta dubbel eller tredubbla om du använder den som en lasermodell. Förvänta sig att betala 20 cent för en svartvitt sida.

Lär dig de grundläggande begreppen. Det finns olika typer av kopiatorer på marknaden, men de flesta företag har inga problem att välja den som bäst passar deras behov:

laser: De är de snabbaste och mest bekväma att driva på lång sikt. de som Inkjet De rekommenderas inte för företag.

kopiatorer digital De är absolut de mest praktiska och utbredd jämfört med det föråldrade analog.

I färg de är de som kostar mer och bryter oftare än kopiatorer i svart och vitt. Orienterad på en billigare modell hybrid om du bara behöver ibland en färgkopia.

Tänk på en multifunktionsenhet. Nästan alla moderna kopiatorer är också skrivare och vissa kan även skanna ett dokument eller ta emot och sända fax. Utvärdera individens fördelar och nackdelar "multifunktionsenhet" jämfört med mer specialiserade maskiner:

En enda utrustning är normalt billigare än den andra lösningen, förutsatt att den behöver alla funktioner.

Med flera enheter reduceras effekterna av en funktionsfel.

Stort kontor måste använda flera maskiner för att undvika köpar som skulle bildas med en enda flerfunktionsenhet.

Gör dina bedömningar utifrån en riklig uppskattning av månatliga kopior. Att kunna välja en modell som passar dina behov kommer att spara pengar, undvika förseningar och minska frekvensen av funktionsfel. Slutför detta väsentliga steg genom att ta hänsyn till följande:

Vänligen hänvisa till volymerna av kopior som gjorts, bättre om de senaste 6-12 månaderna. Om du inte har data, fråga tjänsteleverantören om kopior av de fakturor som debiterats under de senaste perioderna. Dessa ska rapportera antalet kopior som gjorts.

Beräkna medelantalet av månatliga kopior.

Multiplicera detta värde med 1,2 för försiktighet, eller baserat på en större parameter om uppskattningen är osäker. På så sätt varnar du dig själv om användningen faktiskt är högre och om leverantören har överdriven med vilseledande reklam. Leta efter en kopiator som passar för en månadsvolym av kopior något högre än den beräknade siffran.

Kontrollera enhetens hastighet. Kontrollera din utskriftshastighet - men antar inte att du föredrar den snabbare modellen. Kopiatorer som har långa avstängningar mellan en kopia och en annan tenderar att ha fler funktionsfel. Hitta en balans mellan väntetider och korrigera enhetens funktion baserat på branschriktlinjerna nedan:

11-20 sidor per minut ("Segment 1"): rekommenderas för hemmet eller mycket små kontor.

21-30 ppm (S2): För de flesta små kontor med 6000 kopior per månad eller mindre. Tänk på denna hastighet "långsam" Det motsvarar emellertid en sida var 2-3 sekunder.

31-44 ppm (S3): för små och medelstora kontor (upp till 12 000 exemplar per månad). Fokusera på det här segmentet eller den översta om du behöver ansluta kopiorn till ett företagsnätverk.

45-69 ppm (S4): för medelstora till stora kontor. Vanligtvis advokatbyråer, bokföringsbyråer och andra kontor med höga toppar av kopior och kontinuerlig och stor användning av kopimaskinen.

70-90 ppm (S5): Kontor med exceptionella kopieringsbehov eller krav på lokalisering av utrustning för att möta ett tillfälligt behov.

Läs om färdiga funktioner. De flesta kopiatorer väljer automatiskt dokument med många sidor. Ytterligare funktioner kan erbjudas med enheten, eller i en så kallad extra enhet "yta". Betygsätt följande:

Antal bindemedel (hur många olika dokument kan beställas samtidigt).

Kapaciteten hos varje samlare (hur många sidor kan innehålla).

Kan du häftas eller stansa dokument automatiskt? Detta kan vara avgörande för kontor med stora körningar av volymerande dokument.

Fyll i din enkät. Innan du fattar det slutliga beslutet, kontrollera följande:

Är dubbelsidig utskrift (möjlighet att skriva ut på båda sidor av en sida) stöds?

Hur mycket kan ett dokument minskas eller förstoras?

Stöds icke-standardiserade kortformat om kontoret använder dem?

De flesta högkvalitativa färgkopiatorer erbjuds med en inbyggd raster image processor (RIP). Du kan behöva köpa en extern, om din sak inte har den.

Vad är den tid som krävs för den första kopian? Om ditt kontor vanligtvis använder fotokopiering av en enda sida, är detta viktigt.

Del 2

Inköp och serviceavtal

Hyr en kopiator för tillfällig användning. Leasingavtal är enkla: du betalar en viss summa varje månad, då returnerar du utrustningen när kontraktet löper ut. Denna lösning är värst vad gäller kostnad, vilket är ett resultat av att det generellt är reserverat för företag som plötsligt ökar behovet av kopior.

Undvik komplicerade hyror med extra avgifter. Du bör kunna hitta en tjänst i en enda takt och utan speciella komplikationer.

Köp kopiator i en enda lösning, om priset är lågt. Denna lösning kräver mer pengar vid inköpstillfället. Att bestämma detta sätt bör du vara säker på att använda den i minst ett par år. Du har två stora fördelar med att köpa den, om du har de nödvändiga summorna:

Du kan eventuellt avskriva kostnaden under ett räkenskapsår och detta kan ge dig en kortfristig ekonomisk fördel. Kontakta en revisor för att lära dig mer.

Du kommer inte vara bunden av ett leasingavtal som kan spara pengar om du behöver byta kopiator efter en kort tid.

Överväg att köpa en begagnad utrustning. En vanlig kopiator kostar vanligen en femte jämfört med en ny. Om du startar ett nytt företag och du inte vet vad volymen av kopior ska vara i full skala, är det den minst riskabla investeringen. Fråga "antal kopior" gjorda eller tryckta. En högkvalitativ skrivare med en hastighet på 45 och fler sidor per minut kan ha en livslängd på 15 eller 20 miljoner exemplar. En långsammare, äldre eller lägre kvalitetsskrivare kan skadas efter 1 eller 5 miljoner exemplar.

Läs leasingavtalet noggrant. Denna avtalsform är en utbredd mellanliggande lösning mellan inköp och uthyrning. Betala en månadsavgift för att använda kopimaskinen för en period som är vanligtvis mellan ett och fem år. Vid avtalsperioden har du möjlighet att köpa det direkt. Leasingavtalen är mycket styva och har tunga klausuler om särskilda situationer uppträder, så läs dem mycket noggrant.

FMV-leasingavtal ("Verkligt marknadsvärde" eller rättvist marknadspris) kostar vanligen från 100 till 650 euro per månad, beroende på kopimaskinens modell. Vid utgången av avtalet fastställer den upphandlande banken ett pris för inlösen, eller till och med för att fortsätta leasing, baserat på nuvarande marknadsvärde för utrustningen.

Hyresavtal med inlösen på 1 euro gör det möjligt att köpa utrustningen för detta symboliska värde vid kontraktets utgång. Denna blankett är i huvudsak ett avbetalningsköp med en högre månadshyra och med garantin för överlåtelse av äganderätt först efter det att avbetalningarna har betalats fullt ut.

Innehavaren kan vara skyldig att teckna en personlig garanti vid ny verksamhet. Det innebär att du måste betala leasingavgifterna från din egen ficka om företaget är insolvent.

Stipulerar ett separat service- och underhållsavtal. Om du vill spara pengar, håll dig borta från paketresor som kombinerar leasing och underhåll tillsammans. Istället hänvisar du till ett annat företag för service, underhåll och förbrukningsvaror (toner, trumma, papper, etc.) på kopiorn. Kontrollera följande information i tjänstekontraktet:

Hitta kostnaden för varje kopia. Multiplicera den med volymen av månatliga kopior för att beräkna den totala kostnaden.

Kontrollera om det finns en månadsavgift på minst. Under minskade aktiviteter kan det hända att du betalar den här kostnaden istället för den för varje kopia som faktiskt gjorts. Uppskatta eventuella extra kostnader baserat på volymen av kopior under de senaste tolv månaderna.

Kontrollera att det krävs högst fyra timmars intervalltid för nödreparationer.

Om kontoret arbetar vid olika tider än vanligt, se till att nödreparationer är täckta under dessa tider.

tips

Köp från etablerade och pålitliga företag. Be om information till andra kunder och tredjeparts recensioner, om möjligt.
Be företagets IT-personal att säkra kopian / skrivarens nätverksanslutning och blockera obehörig åtkomst.

Visa mer ... (5)

Dela på sociala nätverk:

Relaterade