Hur man planerar en affärshändelse

Att planera en företagsevenemang är en mycket krävande uppgift, oavsett om du är en organisatör av yrke eller har fått anförtrotts detta projekt av ditt företag. Du måste vara säker på att ta hand om alla detaljer, från mat till plats, du måste skapa rätt atmosfär och mycket mer. Organisationen av den perfekta företagsevenemanget kräver mycket ansträngning och verkar som ett oändligt jobb.

steg

Tänk på din bra idé, det är temat för evenemanget.

Valet av tema ger en ton till evenemanget och låter dig få en utgångspunkt att utveckla, oavsett om det är en cocktailparty, ett seminarium eller en företagspicknick. På så sätt vet du hur man väljer mat, musik, möbler och allt du behöver.
Se till att temat är lämpligt för personer som deltar i evenemanget. Du kan göra en online-sökning för att hitta lite inspiration.

Bildnamn Planera ett företagshändelse Steg 2

Bestäm av en initial budget för att bestämma hur mycket du ska spendera på mat, underhållning, platsuthyrning, inbjudningar och allt som gravitates runt händelsen.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 3

Börja med att planera möten för att se olika möjliga platser och träffa leverantörer.

Diskutera kostnaderna för att hyra platsen och vilka tjänster som ingår.

Utvärdera när du får tillgång till evenemangshallen. Om det inte redan hyrs, kan du komma in för natten för att förse den och ställa upp den? Ger ägare av platsen en bestick eller behöver du (eller hyra) dukar, bestick, tallrikar, servetter och bestick?

Finns även cateringtjänsten eller kan du få det från ett externt företag?

Om du måste förlita sig på tredje part om banketten, börja starta möten med potentiella leverantörer, göra några provprov och ställa in priset.

Ta reda på om du behöver organisera en säkerhetstjänst utanför kontoret. På så sätt kan du delegera en del av ansvaret och undvika att främlingar förstör partiet.

Överväg att ladda en professionell bartender om cateringleverantören inte ger det men vill ha lite alkohol vid evenemanget.

Diskutera med platsens ägare om de tillhandahåller möbler och dekorationer, eller om du behöver få dem. Vissa strukturer har ett brett utbud av föremål, såsom ljus, speglar, burkar etc. för att ge livet till den atmosfär du önskar. Så försök att utnyttja allt som görs tillgänglig för dig gratis för att möta din budget.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 4

Bestäm med restaurangtjänsten menyn, tiderna och servicemetoden. Kommer det vara en buffé eller en bordsmiddag? Vill du börja med aperitifer och / eller utvärdera tanken på att servera desserter på sen kväll? Design allt med små detaljer, så att dina gäster aldrig känner sig hungriga under hela evenemanget.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 5

Underteckna kontrakten med leverantörerna och se till att de ger dig en kopia.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 6

Köp dekorationer som respekterar det valda temat.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 7

Förbered och skicka inbjudningar med traditionell eller elektronisk post.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 8

Förbered en checklista med tidsbestämningen. Om det fortfarande finns några detaljer som du måste hantera eller är brådskande, se till att du har förberett en uppställning för att inte släppa ut någonting.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 9

Dubbelkollera din lista veckan före evenemanget, gör sedan om dagen före och dagen själv, för att du inte har glömt några detaljer.

Bildnamn Planera en företagshändelse Steg 10

Välj en handyman som du kan skicka till sista minuten provisioner medan du stannar på evenemanget för att orkestrera och övervaka allt.

tips

Kontrollera ditt företags försäkringspolicy för att se om extra täckning krävs för evenemanget. Detta är ett mått på "säkerhet" om det finns oväntade olyckor som brand, olycka eller rättegång.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade