Hur man skriver en standard operativ procedur

En standard operativ procedur (POS) är ett dokument som ger information steg för steg om hur man utför en viss uppgift. Det finns POS att ändra eller uppdatera, eller du kan hitta dig själv i en situation där du måste skriva en POS från början. Det låter läskigt, men det är egentligen bara en massa saker "mycket" noggrann. Låt oss börja från det första steget.

Del 1

Formatera din POS

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 1

Välj det format du föredrar. Det finns ingen rätt eller fel sätt att skriva en POS. Däremot har ditt företag viss viss POS som du kan referera till formateringsriktlinjerna, enligt de egenskaper som företaget föredrar. Om så är fallet, använd den befintliga POS som en modell. Annars kan du välja mellan några alternativ:

Ett enkelt format i följd. Det är en modell för rutinverksamhet, kort och med få möjliga resultat, vilket slutar snabbt. Utöver de nödvändiga dokumentations- och säkerhetsriktlinjerna är det egentligen bara en lista över enkla meningar som berättar läsaren vad man ska göra.
Ett hierarkiskt format. Det brukar användas för längre rutiner, som består av mer än tio etapper, vilket inkluderar få beslut att göra, förtydliganden och terminologier. Det är oftast en lista över huvudsteg med stycken i en viss ordning.
Ett flödesschema format. Om förfarandet är mestadels en karta med en oändlig serie möjliga resultat kan ett flödesschema vara den bästa lösningen. Det är formatet att satsa på när resultaten inte alltid är förutsägbara.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 2

Tänk på din publik. Det finns tre huvudfaktorer att tänka på innan du skriver din POS:

Grundläggande kunskaper om din publik. Är du bekant med din organisation och dess förfaranden? Känner de terminologin? Ditt språk måste vara en kompromiss mellan kunskapen och läsarens överväganden.

Din publiks språkliga färdigheter. Det finns möjlighet att någon som inte talar ditt språk kan "läs" din POS? Om det är en händelse, är det en bra idé att inkludera många foton och diagram som kommenteras.

Storheten hos din publik. Om många människor läser din POS samtidigt (i olika roller), formatera dokumentet som om det var en konversation i en show: den första användaren fullbordar en åtgärd, följer den andra och så vidare. På så sätt kan varje läsare känna utrustningen på en väloljad maskin.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 3

Tänk på "din" kunskap. Är du det bästa valet att skriva detta dokument? Vet du vad förfarandet innebär? Hur kunde det misslyckas? Hur gör man det säkert? Om du inte vet allt detta kanske det är bättre att vidarebefordra projektet till någon annan. Ett dåligt skrivet eller felaktigt POS minskar inte bara produktiviteten och leder till organisatoriska misslyckanden, men kan också vara osäkra och ha en farlig inverkan på ditt lag eller miljön. Det är ingen risk att det är värt att springa.

Om du känner dig tvungen (eller skyldig) att slutföra projektet tilldelat dig, var inte rädd att be om daglig hjälp till dem som slutför förfarandet. Att genomföra intervjuer är en del av processen att skapa en POS.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 4

Välj mellan en lång eller kort form av POS. Om du skriver eller uppdaterar en POS för en grupp personer som är bekanta med protokollet och terminologin, och du behöver en kort och livlig POS, mer som en lista, väljer du den korta formuläret.

Förutom de grundläggande förslagen och relevant information (datum, författare, identifikationskod etc.) är det verkligen en enkel lista över steg att följa. Om det inte finns något behov av förtydligande och speciella detaljer är det det bästa alternativet.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 5

Tänk på POS-förslaget. Det är uppenbart att du har en organisation i förfarandet som leder dig att upprepa det om och om igen. Men finns det en specifik anledning till varför den särskilda POS är användbar? Ska vi lägga tonvikten på säkerheten? Är det åtgärder som ska respekteras? Används proceduren för ett dagligt jobb? Här är några anledningar till varför din POS måste lyckas med ditt lag:

Säkerställer att regleringsstandarder respekteras.

Maximera produktionsförfrågningar.

Säkerställer att förfarandet inte påverkar miljön negativt.

Säkerställer rätt säkerhet.

Säkerställer att allt är gjort enligt programmet.

Förhindrar tillverkningsfel.

Den används som ett övningsdokument.

Om du vet vad POS behöver betona, blir det enklare att strukturera dokumentet runt dessa punkter. Det blir också lättare att förstå hur viktigt din POS är.

Del 2

Skriv POS

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 6

Ta hand om det nödvändiga materialet. I allmänhet består en teknisk POS av fyra element, förutom själva förfarandet:

Omslagssidan. Den innehåller: 1) Procedurens titel, 2) Ett identifieringsnummer för POS, 3) Datum för publicering eller revision, 4) Namnet på det organ, division, sektor som POS tillämpas på, 5) ) signaturerna av de som förberett och godkänt POS. Detta kan formateras som du vill, så länge informationen är klar.
Innehållsförteckningen. Det är bara nödvändigt om POS är tillräckligt lång så att man lätt kan nå referenserna. En enkel standardbeskrivning är vad du hittar här.
Försäkring och kvalitetskontroll. Ett förfarande är inte bra om det inte kan kontrolleras. Ge det nödvändiga materialet och detaljerna så att läsaren kan vara säker på att de önskade resultaten uppnås. Du kan inkludera andra dokument, som exempel på prestationsbedömningar.
referenser. Var noga med att lägga till någon citerad eller betydande referens. Om det finns externa referenser till POS, var noga med att citera all nödvändig information i bilagan.
Din organisation kan ha olika protokoll än de du behöver använda. Om det redan finns existerande POS som du kan referera till, lämna din struktur och följ standardmallarna.

Bildnamn Skriv en standardprocedur Steg 7

För själva förfarandet, se till att du har täckt följande saker:

Syftet och tillämpligheten. Med andra ord, beskriv procedurförslaget, dess begränsningar och hur det ska användas. Inkludera standarder, lagstiftningskrav, roller och ansvar, bidrag och produkter.

Metoden och förfarandena. Det är kärnan i dokumentet. Presentation av alla steg som ska följas med nödvändiga detaljer, inklusive nödvändiga verktyg. Inkludera även sekventiella rutiner och beslutsfaktorer. Dämpa riskerna i samband med eventuella händelser, möjliga störningar och säkerhetshänsyn.

Förtydliganden och terminologi. Identifiera akronymer, förkortningar och alla meningar i ovanligt språk.

Hälso- och säkerhetsvarningar. Lista dem i en speciell sektion "och" under beskrivningen av stegen att följa när de är viktiga. "Flyga inte över det här avsnittet".

Verktyg och tillbehör. Fyll i listan genom att lista de nödvändiga sakerna, hur och var du ska köpa verktygen, vilka standarder du ska följa vid inköpet etc.

Varningar och störningar. I grund och botten är det felsökningssektionen. Inkludera allt som kanske inte fungerar, vad du ska se upp för, och vad som kan störa den perfekta slutprodukten.

Ge varje av dessa ämnen en egen sektion (markerad med siffror eller bokstäver) för att förhindra att din POS blir ordig och förvirrande och tillåter ett enkelt samråd.

Det är inte en uttömmande lista - det är bara toppen av det processuella isberget. Din organisation kan ange andra aspekter som kräver uppmärksamhet.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 8

Gör ditt skrivande koncist och lätt att läsa. Det är troligt att din publik inte kommer att välja den här behandlingen för att ha kul. Gör det kort och klart, annars skulle läsarens uppmärksamhet gå förlorad och dokumentet skulle anses vara svårt och svårt att förstå. I allmänhet behåll dina meningar så korta som möjligt.

Här är en "illa" exempel. Se till att du kan rengöra allt damm från luftintaget innan du börjar använda dem.

Här är dock en "bra" exempel. Ta bort damm från luftinloppet innan du använder dem.

I allmänhet ska du inte använda ämnet: det måste förstås. Tala med en aktiv ton och starta varje mening med ett imperativt verb.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 9

Om nödvändigt, intervjua de personer som är involverade i förfarandet för att fråga dem hur man utför vissa uppgifter. Det sista du behöver göra är att skriva en felaktig POS: du kan äventyra ditt lags säkerhet. dess effektivitet, arbetstid. Dessutom skulle du skriva ett komplett förfarande utan att samråda med någon. Några av dina kompisar kan bli förolämpade. Om du behöver, tveka inte att fråga! Det är viktigt att skriva korrekt.

Naturligtvis, om det behövs, fråga olika källor som täcker varje roll och ansvar. En lagmedlem kanske inte följer POS, medan en annan endast kan vara delaktig.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 10

Bryta upp utökade delar av texten med flödesschema och flödesschema. Om det finns särskilt fientliga steg, förklara dem för läsarna med ett diagram. Detta kommer att göra behandlingen lättare och ge sinnet lite utrymme för att försöka ge den övergripande meningen med dokumentet. Förfarandet kommer att bli mer komplett och skrivet bättre.

Ta inte med dessa saker bara för att förlänga POSPAD om det bara behövs eller om du vill fylla ett språkligt ämne.

Bildnamn Skriv en standardprocedur Steg 11

Se till att varje sida har anteckningar för att kontrollera dokumentet. Din POS kommer att vara en av många, för förmodligen kommer din organisation att ha ett stort arkiv med alla procedurer och ett referenssystem. Din POS kommer då att vara en del av systemet, och behöver en kod som ska hittas. Därför blir anteckningarna viktiga.

Varje sida måste ha en kort titel eller identifikationskod, ett revisionsnummer, ett datum och "sida # av #" i övre högra hörnet (för de flesta format). Beroende på organisationens preferenser kan du ange denna information i fotnoter eller inte.

Del 3

Säkerställer framgång och noggrannhet

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 12

Utför ett prov på proceduren. Om du inte vill testa proceduren skriver du förmodligen inte det bra. Hitta någon med en "begränsad kunskap" av projektet (eller en person som representerar en normal läsare) med hjälp av POS som en guide. Vilka problem har du stött på? Om du har hittat dem, lösa dem och genomföra nödvändiga förbättringar.

Det skulle vara bättre att få några att pröva POS. Flera individer kommer att kunna upptäcka olika problem, så att du kan få ett brett utbud av svar.
Var noga med att testa proceduren på någon som aldrig gjort det förut. Alla med förkunskaper kommer att tendera att länka förfarandet till deras kunskaper, och misslyckas, på det här sättet, för att verkligen hjälpa dig.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 13

Ändra POS till någon som måste följa proceduren. I slutändan spelar det ingen roll så mycket vad du tycker din POS-chef, men vad han tror som verkligen kommer att använda den. Så, innan du presenterar arbetet för överordnade, föreslå det till dem som måste göra (eller redan göra) det exakta jobbet. Vad de tycker "deras"?

Få dem att känna sig delaktiga i förfarandet, så de kommer lättare att acceptera POS du har arbetat med. Och de kommer säkert att ha bra idéer!

Bildnamn Skriv en standardprocedur Steg 14

Ändra POS från dina högtalare och Quality Control-teamet. När du har en positiv åsikt från laget, skicka det till högtalarna. De kommer förmodligen att ha några innovativa idéer för att presentera dig, men de kommer att berätta om förfarandet uppfyller formateringskraven, om något saknas, vilket är det officiella protokollet för att implementera det och infoga det i systemet.

Starta POS mot godkännande med dokumenthanteringssystemet för att säkerställa den slutgiltiga kontrollmekanismen för godkännande. Detta varierar från en organisation till en annan. I grund och botten är det viktigt att följa alla riktlinjer och föreskrifter.

Signaturerna är nödvändiga. Många organisationer idag har inga problem med att acceptera elektroniska signaturer.

Bildnamn Skriv en standard operativ procedur Steg 15

När du väl är godkänd, börja göra din POS effektiv. Detta kommer att innebära en formell provperiod för de berörda personerna (ett test för kollegor, en för datoranvändning etc.) eller att ditt dokument bara hänger i badrummet. Det spelar ingen roll hur scenen kommer att organiseras. Sätt ditt arbete i praktiken! Du arbetade för detta! Det är erkännande tid!

Se till att din POS håller dig uppdaterad. Om det blir daterat, uppdatera det. Gör godkända och dokumenterade uppdateringar och omfördela proceduren om det behövs. Ditt lags säkerhet, produktivitet och framgång beror på detta.

tips

Sök alltid klarhet. Se till att det inte finns flera tolkningar. Visa proceduren till någon som inte känner till det och fråga vad du tycker att dokumentet betyder - du kan bli förvånad.
Kom ihåg att involvera intressenter när det är möjligt, så att det dokumenterade förfarandet blir det faktiska förfarandet.
Använd flödesschema och fotografiska representationer, så att proceduren syns tydligare för läsaren.
Be folk att granska dokumentet före godkännande.
Använd en enkel italienare för att beskriva stegen att följa.
Se till att dokumentets historia är väl dokumenterad, för varje ny version.
Kontrollera om det finns en äldre version av POS innan du skriver din egen. Du kan bara behöva göra små förändringar. Dokumenterad, men innan du förstår dem!

Dela på sociala nätverk:

Relaterade