Så här konverterar du en Excel-fil till PDF

Konvertera en Excel-fil till PDF-format gör det tillgängligt för alla användare, inklusive de som inte har Office installerat på sin dator. Dessutom förenklas processerna för utskrift och delning av data i ditt Excel-ark. Microsoft Excel tillåter användaren att exportera PDF-data direkt från programmet, men om du inte har Microsoft Excel installerad på din dator kan du använda en av de många onlinetjänsterna för att utföra konverteringen.

Metod 1

Använd Excel (version för Windows)

Välj den del av kalkylbladet du vill konvertera till PDF (tillval). Om du bara vill konvertera en del av kalkylbladet är det dags att välja den data som ska exporteras. Annars fortsätt med nästa steg.

Observera att en PDF inte är lätt att konvertera till Excel-format, men den här metoden låter dig behålla en kopia av den ursprungliga Excel-filen.

Öppna kortet "fil". Om du använder en daterad version av Excel måste du klicka på menyn "fil".

Välj objektet "export". Om du använder Excel 2010 eller en tidigare version markerar du alternativet istället "Spara som".

Välj funktionen "Skapa PDF / XPS-dokument". Om du använder Excel 2010 eller en tidigare version markerar du alternativet "PDF" från rullgardinsmenyn "Filtyp" placera i dialogrutan "Spara som".

Tryck på knappen.Alternativ ... . På så sätt får du möjlighet att ändra exportinställningarna för PDF-filen du ska skapa.

Välj vad du vill inkludera i PDF-filen. Från dialogrutan "alternativ" Du kan välja vilken uppsättning sidor som ska ingå, exempelvis för att den slutliga PDF-filen ska genereras baserat på ett urval av data, hela arbetsboken eller bara det aktiva arket. Du kan också ange huruvida den skapade filen ska innehålla originalets egenskaper.

När valet är klart, tryck på OK-knappen.

Välj hur du optimerar filen (tillval). Bredvid alternativet ... ... hittar du alternativen för att optimera PDF-dokumentet. De flesta väljer alternativet "standard", om inte arbetsbladet har mycket stora dimensioner.

Ge filen ett namn och spara det. Ge din PDF-fil ett namn och tryck sedan på knappen Publicera för att skapa PDF-filen (om du använder Excel 2010 eller en tidigare version trycker du på Spara-knappen).

Kontrollera den skapade PDF-filen. Som standard öppnas PDF-filen automatiskt efter skapandet, så att du kan kontrollera dess korrekthet och utseende. Om du inte kan öppna PDF-filen har du förmodligen inte installerat ett program för det visning av PDF-filer .

På denna punkt kan du inte längre redigera PDF, så om du har behov av att göra ändringar du måste göra det på Excel-filen och sedan gå vidare till data PDF-export igen genom att skapa en ny fil.

Metod 2

Använd Excel 2011 (Mac Version)

Se till att sidhuvudet och sidfoten på alla bladen är desamma (tillval). Excel 2011 konverterar alla ark av din Excel-fil till en enda PDF-fil om rubriken och sidfoten på varje ark är identiska. Annars exporteras varje ark till en enda PDF-fil, men det är alltid möjligt att slå dem samman i en fil vid en senare tidpunkt.

Välj alla lakan i din arbetsbok. Välj namnet på det första arket och håll ner ⇧ Shift-tangenten och välj det sista arket. På detta sätt väljs alla lakan som ingår mellan första och sista välj automatiskt.
Välj kortet "Sidlayout", välj sedan alternativet "Rubrik och sidfot".
Tryck på Anpassa rubriken ... och Anpassa Footer ... -knappar för att ändra sidhuvud och sidfot av varje enskilt ark.

Observera att en PDF inte är lätt att konvertera till Excel-format, men den här metoden låter dig behålla en kopia av den ursprungliga Excel-filen.

Öppna menyn "fil" och välj objektet "Spara som". Gå till mappen där du vill spara PDF-filen och ge den ett namn.

Välj rullgardinsmenyn "format" och välj alternativet "PDF". Detta skapar en kopia av din Excel-fil i PDF-format.

Bestäm vad som ska inkluderas i PDF-filen. I nedre delen av dialogrutan kan du välja mellan följande alternativ: "arbetsbok", "ark" och "val".

Tryck på knappen.Spara för att skapa PDF-filen. Om rubrikerna på de enskilda arken inte är identiska kommer en PDF-fil att genereras för varje ark. Observera att det ibland kan förekomma även när sidhuvudet och sidfoten i varje enskilt ark sammanfaller perfekt.

Slå samman enskilda PDF-filer (om det behövs). Om du har flera PDF-filer efter konverteringsprocessen kan du snabbt slå dem samman i en enda fil med hjälp av Finder.

Öppna mappen där PDF-filerna är lagrade, välj sedan alla dem du vill slå samman.

Öppna menyn "fil", välj objektet "Skapa" och slutligen välja alternativet "Kombinera filer i en enda PDF-fil".

Kontrollera PDF-filen. Öppna den genom att välja den med ett dubbelklick på musen. På så sätt öppnas filen med hjälp av Förhandsvisning, så att du kan kontrollera dess utseende och korrekthet innan du skickar den till någon. På denna punkt kan du inte längre redigera PDF, så om du har behov av att göra ändringar du måste göra det på Excel-filen och sedan gå vidare till data PDF-export igen genom att skapa en ny fil.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade