Så här använder du kommentarer i Microsoft Word

Funktionen i Microsoft Word-kommentarer gör att olika författare kan kommunicera med varandra om texten i dokumentet. Med hjälp av denna funktion i samband med recensionerna kan en revisor förklara författaren skälen till en ändring i texten, eller han kan begära förtydligande om en viss passage - författaren kan i sin tur reagera genom att kommentera kommentaren. Kommentarerna visas, sedan Word-versionen av 2002, i form av färgade rutor i dokumentets högra kant, och visas både med "Utskriftslayout" och "Web Layout" -vy - kommentarer kan också ses i " Granskningspanel ". Du kan välja om du vill visa kommentarer eller inte, eller du kan ta bort eller redigera dem. Den här artikeln förklarar hur man gör det.

Metod 1
Visa kommentarer

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word Steg 1

Aktivera ändringar. Hur aktiverar funktionen beror på vilken version av Word som används. Word 2003 och tidigare versioner använder det gamla verktygsfältets gränssnitt, medan Word 2007 och 2010 adopterar det nya Ribbon-gränssnittet.

I Word 2003 väljer du "Kommentarer" från menyn "Visa".
I Word 2007 och 2010 klickar du på "Visa kommentarer" i kommandot "Spårningsändringar" på menyn "Granska" och kontrollera att alternativet "Kommentarer" är aktiverat i menyn som visas.
Om du väljer "Kommentarer" igen i Word 2003 eller avmarkerar alternativet "Kommentarer" i Word 2007 eller 2010, kommer funktionen att inaktiveras och kommentarer kommer att döljas.

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word Steg 2

Ändra visningsläget om det behövs. Kommentarfält är endast synliga i "Utskriftslayout" och "Weblayout" -lägen, eller i Word 2007 och 2010, i läget "Fullskärmsläsning". För att ändra visningsläge:

I Word 2003 klickar du på "Utskriftslayout" eller "Weblayout" i menyn "Visa".

I Word 2007 eller 2010 väljer du "Utskriftslayout" eller "Weblayout" från gruppen "Dokumentvisningar" i menyn "Visa".

Om du inte har ställt in rätt visningsmodus kan du inte se kommentarerna, men den del av texten som har valts för att skriva in kommentaren kommer att markeras och följs av kommentarnumret.

Metod 2
Lägg till kommentarer

Bildnamn Använd kommandoboxar i Microsoft Word Steg 3

Välj punkten i texten du vill kommentera. Dra markören till orden du vill kommentera eller placera markören i slutet av den relativa delen av texten.

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word Steg 4

Skriv in kommentaren. När du har valt alternativet för att infoga kommentarer från din version av Word, visas en ruta i dokumentets högra kant om du tittar på utskriftslayouten eller webblayouten, identifierad med initialerna för ditt användarnamn följt av ett nummer progressiv. Om du tittar i normalt eller utkastsläge visas ett nummer i revisionspanelen.

I Word 2003 väljer du "Kommentarer" från menyn "Infoga".

I Word 2007 eller 2010 väljer du "Ny kommentar" från "Kommentarer" -gruppen i menyn "Revisions".

Om din kommentar är placerad mellan två redan existerande kommentarer, kommer kommentaren som följer med den som du sätter in att omnumras enligt den nya sekvensen.

Bildnamn Använd kommandoboxar i Microsoft Word Steg 5

Skriv kommentaren i rutan. För kommentartexten är alla formateringsalternativ tillgängliga, till exempel fet, kursiv eller understrykning - du kan också infoga en länk i kommentaren.

Metod 3
Reagera på en befintlig kommentar

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 6

Välj den kommentar du vill svara på.

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 7

Skriv in din svars kommentar. Klicka i textområdet i kommentaren och följ sedan samma procedur som beskrivs för infogning. Svarkommentarerna visar responderarens identifierare och ett sekventiellt nummer, följt av identifieraren av den kommentar som den besvaras.

Du kan också svara på din tidigare kommentar. Detta kan vara användbart för att klargöra innehållet i din kommentar, för att undvika att de använda orden missförstås.

Metod 4
Ändra kommentarerna

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word Step 8

Om det behövs, aktivera visning av kommentarer. Följ stegen för din version av Microsoft Word som beskrivs i avsnittet "Visa kommentarer".

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 9

Klicka på kommandoboxen du vill redigera. Om du inte kan se all relevant text i kommentarfältet, aktivera du sedan revisionspanelen. Följ anvisningarna som beskrivs i avsnittet "Visa revideringarna".

Bildnamn Använd kommandoboxar i Microsoft Word Steg 10

Redigera texten så som du vill.

Metod 5
Ta bort kommentarerna

Bildnamn Använd kommandoboxar i Microsoft Word Steg 11

Klicka med höger musknapp på kommentaren du vill radera. En meny visas.

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word Steg 12

Välj "Radera kommentar" från menyn. Kommentarfältet försvinner, och kommentarerna som följer kommer att omnumras i enlighet med detta.

Metod 6
Skriv ut kommentarerna

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 13

Visa dokumentet i "Utskriftslayout" -läget. Se stegen i avsnittet "Visa kommentarer" för att lära dig hur.

Bildnamn Använd kommandoboxar i Microsoft Word Steg 14

Om du inte redan har gjort det, aktivera visning av kommentarer. Se stegen i avsnittet "Visa kommentarer", baserat på din version av Word, för att lära dig hur.

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 15

Hitta de kommentarer du vill visa och skriva ut. Du kan välja att visa och skriva ut kommentarer från alla granskare, eller bara de för en viss granskare. Kommandon varierar något beroende på vilken version av Word som används.

I Word 2003 väljer du "Visa" på "Kommentar" -verktygsfältet - välj sedan "Granskare" och välj alternativet "Alla granskare" för att visa kommentarer från varje granskare eller identifieraren av en enda granskare, för att bara se hans kommentarer.

I Word 2007 och 2010 väljer du "Visa kommentarer" i kommandot "Spårändringar" på menyn "Revisions" och väljer "Alla granskare" i undermenyn "Granskare" för att se kommentarer från varje granskare- eller välj identifieraren för en specifik granskare för att bara se hans kommentarer.

Bildnamn Använd kommandofält i Microsoft Word Steg 16

Skriv ut ditt dokument. Visa utskriftsdialogrutan i din version av Word och välj "Skriv ut kommentarer" för att skriva ut dokumentet inklusive kommentarer.

För att komma åt utskriftsfönstret i Word 2003, välj "Print" från "File" -menyn.

För att komma åt utskriftsfönstret i Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen längst upp till vänster och väljer "Skriv ut".

För att komma åt utskriftsfönstret i Word 2010 klickar du på "Arkiv" -menyn och väljer "Skriv ut" i panelen som visas på vänster sida.

Om du vill skriva ut dokumentet utan att inkludera kommentarer, välj "Dokument" från utskriftsfönstret.

Metod 7
Visa Revisionsrutan

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 17

Öppna revisionspanelen. Kommandon varierar beroende på versionen av Microsoft Word.

I Word 2003 klickar du på "Revisionspanel" -knappen från verktygsfältet "Kommentarer" (om "Verktyg" -verktygsfältet inte redan visas, klicka på "Verktyg" i menyn "Visa" och välj "Revisions").
I Word 2007 och 2010 väljer du "Revisionspanel" från kommandot "Revisionsdetektion" - välj "Vertikal Revisionspanel" för att visa sidpanelen eller "Horisontell Revisionspanel" för att visa panelen längst ner.

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 18

Stäng revisionspanelen när du är klar. Klicka på "X" symbolen i övre högra hörnet.

Metod 8
Ändra kommentar-id

Bildnamn Använd kommentarfält i Microsoft Word steg 19

Visar dialogrutan "Alternativ" eller "Ordalternativ". Microsoft Word använder användarnamnet och initialerna du skrev under installationen av Microsoft Office (om du inte skriver ditt namn och initialer under installationen använder Word och andra Office-program namn och initialer av Windows-användaren). Du kan ändra användarnamnet och initialerna efter installationen i fönstret Alternativ i Word 2003 och 2010 eller i Word Options-fönstret i Word 2007.

I Word 2003 väljer du "Alternativ" från menyn "Verktyg". Välj sedan avsnittet "Visa".
I Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen och väljer sedan "Word Options". Du kan också välja "Ändra användarnamn" från menyn som visas genom att välja "Revisions" -knappen i menyn "Revisions".
I Word 2010, välj "File" menyn och sedan "Options" i den vänstra panelen. Du kan också välja "Ändra användarnamn" från menyn som visas genom att klicka på "Revisions" -knappen i kommandot "Ändra spårning" i menyn "Revisions".

Bildnamn Använd kommandofält i Microsoft Word Steg 20

Ange dina initialer i fältet "Anpassa din kopia av Microsoft Office".

Bildnamn Använd kommandoboxar i Microsoft Word Steg 21

Klicka på OK. Detta stänger alternativfönstret och ändrar identifieraren för dina kommentarer.

Även om de kommentarer du lägger upp efter ändringen visar de nya initialerna, kommer de gamla fortfarande att visa den gamla identifieraren.

tips

Kommentarfält är färgade annorlunda beroende på granskaren och när kommentaren skapades. Initiala kommentarer visas i allmänhet i rött medan kommentarer från den senaste granskaren är i allmänhet blå.
Du kan känna till det fullständiga namnet på granskaren och kommentardatumet genom att placera musen i kommentarfältet. Ett litet fönster visas med denna information.