Så här grupperar du data på Excel

Excel har utmärkta funktioner för dem som kan leta efter dem. Bland de enklaste användningsområdena finns grupper, som gör att du kan minimera stora mängder data så att komplexa kalkylblad är enklare att visa. För att gruppera data i de nya och gamla versionerna av Excel, följ dessa steg.

steg

Öppna filen du vill arbeta med. Grupperingen är mycket användbart för att göra stora ark som mer hanterbar storlek och utseende, men för enkelhetens skull kommer denna demonstration använda en liten kalkylblad.

Bildtitelad grupp och skissera Excel-data Steg 2

Fortsätt "uppgifter". I den nya versionen av Excel är det en del av tejpen. Om du har en äldre version av Excel som har en verktygsfält istället för ett band, klicka på rullgardinsmenyn "uppgifter".

Metod 1

Avgränsa automatiskt

Bildtitlad grupp och skissera Excel-data Steg 3

Fortsätt "uppgifter" > "grupp" > "Automatisk struktur". För tidigare versioner av Excel gå till "uppgifter" > "Grupp och Separate" > "Automatisk struktur".

När du grupperar söker Excel efter data mellan två logiska bokmärken (dvs. titlar i början och resultat av en formel i slutet), lägger dem i höjdpunkter och ger dig möjlighet att minimera dem. Om Excel berättar att det inte kan skapa en automatisk struktur, Det beror på att kalkylbladet inte innehåller formler. Du måste gruppera dina data manuellt (byt till Gruppdata manuellt senare).

Bildrubrikgrupp och skissera Excel-data Steg 4

Se ditt strukturerade ark automatiskt. Beroende på komplexiteten och organisationen av ditt kalkylblad kommer du att märka att sektionerna av dina data har gruppats ihop och markeras nu av staplar längst upp och till vänster om cellerna. Provplattan är väldigt enkel och det fanns bara en gruppering.

I exempelstrukturen grupperas data mellan första raden (titeln) och de två slutliga raderna (som innehåller båda formlerna) automatiskt. Exempelvis innehåller cell B7 en SUM-formel.

Klicka på knappen [-] för att minimera en grupp data.

Observera återstående data. De kommer ofta att vara den viktigaste informationen, och som ser plåten kommer att ha möjlighet att analysera kalkylblad i detaljerna, eller visa en mer kompakt form.

Bildtitelad grupp och skissera Excel-data Steg 5

Ta bort den automatiska strukturen om du vill. Om Excel har misstolkat data och du inte är nöjd med resultaten, kan du ta bort den automatiska strukturen genom att gå till "uppgifter" > "separat" (eller "Grupp och Separate") och välja "Tydlig struktur"- Härifrån kan du fortsätta genom att manuellt gruppera data. Om den automatiserade strukturen i stor utsträckning har respekterat dina data, ändrar du det bara lite för att spara tid.

Metod 2

Gruppera data manuellt

Bildtitelad grupp och skissera Excel-data Steg 6

Välj de celler du vill minimera. I det här exemplet har vi visat att endast cell i titeln och det totala när data har minimerats, så väljer vi allt som ligger mellan dem.

Bildtitelad grupp och skissera Excel-data Steg 7

Fortsätt "uppgifter" > "grupp" > "grupp". För äldre versioner av Excel, gå till "uppgifter" > "Grupp och Separate" > "grupp".

Bildtitelad grupp och skissera Excel-data Steg 8

När du blir frågad väljer du "rader" eller "kolumner". I det här exemplet vill vi platta data vertikalt, så vi väljer "rader".

Bildrubrik Grupp och skissera Excel-data Steg 9

Notera datasektionen som har gruppats. Nu är det skisserat av en stapel på vänster eller övre sidan av cellerna.

Bildrubrik Grupp och Utför Excel-data Steg 10

Klicka på [-] knappen för att minimera.

Bildrubrik Grupp och skissera Excel-data Steg 11

Välj och gruppera andra områden om du vill. Expandera det aktuella valet om det behövs (genom att trycka på [+]) och upprepa steg 1-4 för att skapa nya grupper. I det här exemplet vill vi skapa en undergrupp inom den första gruppen som utesluter subtotaler, så vi väljer alla celler mellan titeln och subtotalerna.

Notera de nya datasektionerna som har grupperats.

Minimera den nya gruppen och märka skillnaderna i utseende.

Bildrubrik Grupp och skissera Excel-data Steg 12

För att skilja ett avsnitt, välj det igen och gå till "uppgifter" > "separat" > "separat" I äldre versioner av Excel går till "uppgifter" > "Grupp och Separate" > "separat".

Bildtitelad grupp och skissera Excel-data Steg 13

För att separera alla sektioner, fortsätt "uppgifter" > "separat" (eller "Grupp och Separate") > "Tydlig struktur".

tips

Ofta fungerar den automatiska funktionen inte som du vill. Manuell gruppering kan vara den bästa lösningen i många fall.
Du kan inte använda den här funktionen på ett gemensamt ark.

varningar

inte använd gruppering om du planerar att spara din excel-fil som en html-sida.
inte använd gruppering om du planerar att skydda ditt arbetsblad - du kommer inte att kunna expandera och krympa sektioner.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade