Så här redigerar du ett skannat dokument

Skanna dina pappersdokument kan vara ett bra sätt att omorganisera ditt arkiv, vilket drastiskt minskar ditt fysiska utrymme. Den digitala skanningen skapar en elektronisk bild av pappersdokumentet som inte tillåter ändring av informationen i själva dokumentet. Självklart kan du dock behöva göra ändringar i dina dokument, så hur? Inget problem, det finns programvara som är speciellt skapad för att konvertera den elektroniska bilden av ett dokument till ett format som är kompatibelt med någon textredigerare. Fortsätt läsa den här guiden för att få reda på hur.

steg

Förbered dokumentet för skanning genom att ta bort några veck från papperet och radera eventuella onödiga märken. Om dokumentet är mycket gammalt eller dåligt, kan det vara nödvändigt att göra en kopia som kan bearbetas av skannern utan några problem. Skapa en bild av ditt dokument i något av de mest populära formaten, inklusive "PDF", "JPG" eller "TIFF".

De modernaste skannrarna har redan programvara som automatiskt kan konvertera filen som genereras genom att skanna dokumentet till ett redigerbart format.
Om du har Office 2003 eller 2007 kan du använda Microsoft Office Document Scanning-programmet för att skanna dokumentet. Denna programvara konverterar texten som finns i dokumentskanningen till ett redigerbart format. Det här verktyget är inte längre tillgängligt i nya versioner av Office.
När du använder OCR-omvandlingsprogrammet, är formatet "TIFF" det som garanterar den största chansen att lyckas.
Om möjligt, skanna i svartvitt. Skanning i detta läge gör arbetet med att konvertera OCR-program mycket enklare. Utför endast en färgsökning om du absolut behöver behålla alla bilder i originalet.

Bildnamn Redigera ett skannat dokumentsteg 2

Installera ett program för optisk teckenigenkänning (OCR). Denna typ av programvara jämför vad du ser "på bilden av skanningen genom att jämföra den med ett typsnittsbibliotek. Skapa sedan en elektronisk kopia av dokumentet som kan redigeras med en klassisk textredigerare.

Det finns gratis och betalda OCR-program tillgängliga online. Det finns också webbplatser som tillhandahåller en konverteringstjänst genom att använda dessa program, men normalt är dessa tjänster reserverade för små filer.

Adobe Acrobat och Evernote har en inbyggd OCR-funktion.

Beroende på kvaliteten på skanningen kan du stöta på fel i texten efter konverteringsprocessen.

OCR-program behåller ofta inte formateringen av originaldokumentet och returnerar det konverterade dokumentet till ett enkelt textformat.

Bildnamn Redigera ett skannat dokument steg 3

Öppna det skannade dokumentet med ditt OCR-program. Omvandlingsprocessen beror på vilken programvara som används, men normalt för att starta konverteringen måste du helt enkelt öppna filen i programmet, vilket sedan sparar resultatet i en ny textfil.

De flesta OCR-program tillåter dig att välja det utdataformat som ska användas för konvertering. Var därför säker på att välja ett format som stöds av textredigeraren som du brukar använda.

Bildnamn Redigera ett skannat dokument Steg 4

Ta bort dokumentformateringskoden om det skulle orsaka problem. Om till exempel pappersarket lutades något medan du skannar det fysiska dokumentet, skulle OCR-programmet sannolikt format texten för att återge lutningen även i det slutliga dokumentet, infoga flikar eller ändra mellanslag mellan linjerna och tecknen. All kod som är relaterad till formateringen av texten raderas med en enkel textredigerare, till exempel "Anteckningsblock", som inte känner igen dessa speciella formateringstecken. Alternativt kan du kopiera och klistra in dokumentet utan att inkludera formateringsdelen av data.

Bildnamn Redigera ett skannat dokumentsteg 5

Använd nu din favorittextredigerare för att rensa det nyskapade dokumentet. Detta steg är nödvändigt, faktiskt lyckas OCR-program sällan skapa en "perfekt" och felfri fil. Du måste redigera dokumentet genom att göra nödvändiga korrigeringar till stavningen och formateringen av texten.

Använd funktionen stavningskontroll för att snabbt utföra så många korrigeringar som möjligt. Du behöver fortfarande noga läsa all text som letar efter formateringsfel och ord som anses vara korrekta ur ortografisk synvinkel även om de inte ligger i det sammanhang där de sätts in.

tips

Om din dator eller det programpaket du använder inte har ett OCR-program och du inte vill köpa en, leta efter gratis OCR-program, eller i demoversion, på webben. Ett program av denna typ kan också vara tillgängligt i den programvara som medföljer din skrivare.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade