Hur man svarar på en okänd e-post till jobbet

Du har läst e-posten tre gånger och det verkar fortfarande som att det här meddelandet inte var annat än oförskämt. Men ska du ringa och klargöra huruvida avsändaren har för avsikt att vara oförskämd eller inte?

Etiketten på nätverket och på jobbet är mycket viktigt. Att låta utbildningen misslyckas bara för att de medel som används för kommunikation ger människor modet att vara mer direkt än i en ansikte mot ansikte konversation är inte acceptabelt. Det är också viktigt att vara realistisk och objektiv om de e-postmeddelanden du tycker är oförskämd men kanske inte är. Så nästa gång din chef eller kollega skickar dig vad du tycker är en oförskämd e-post, så är det vad du kan göra.

steg

Försök att räkna ut hur du känner igen en oförskämd e-post. Det är lätt att missförstå avsikt, ton och ord i ett e-postmeddelande. Naturligtvis behöver dessa meddelanden inte har ansiktsuttryck, röstläge och kroppsspråk, så om du känner dig överväldigad av arbete, lågt blodsocker och du bara vill gå hem, kan det vara lätt att felaktigt tro att ett e-postmeddelande har konnotationer negativ även när den inte har dem. Leta efter dessa tecken för att identifiera en potential oförskämd email:

Språket som används är tydligt felaktigt och nedsättande. (Om du får ett e-postmeddelande full av svordomar, är det förmodligen ett brott mot reglerna för din verksamhet och något väldigt oprofessionellt. Det kan även vara grund för rättsliga åtgärder, beroende på hur allvarlig innehåll, särskilt om du känner dig hotad, trakasserad eller anstöt.)
E-postmeddelandet är alla skriven i stora versioner (skrek) eller specifika delar som uttrycker förfrågningar eller beskydd är alla skrivna i stora bokstäver. (Tänk på att några ledare och kollegor ännu inte har förstått hur man använder Caps Lock-nyckeln, så du måste helt enkelt förlåta dem för deras lathet eller brist på praktiska egenskaper.)
E-posten är i princip en förfrågan, utan hälsningar, tack eller signatur. Skriv inte ditt namn och inte underteckna är inte allvarligt i fallet med upprepade e-post, men om detta är den första e-post till en patient, som skickas till göra förfrågningar eller ge instruktioner, är det oartigt att förbise dessa små artigheter på arbetsplatsen.
E-postmeddelandet avser dig på ett okänt sätt och flyttar dig till anklagelser, vilket föreslår att du gör något eller betalar konsekvenserna.
Ett oväntat e-postmeddelande kan innehålla många frågetecken eller utropstecken. Upprepade användningar av "!!!!!" och "?????" De ses ofta som oanständiga eller nedlåtande uttryck. Men dessa symboler kan också användas för att lägga större tonvikt på texten, så använd inte det här tecknet ensamt som bevis.
Avsändaren har satt in huvudet på båda som en metod för mottagarna "tvinga dig" att göra något.

Bildnamn Svar på Rude Email at Work Steg 2

Läs e-posten noggrant innan du får en uppfattning om dess mening. Om du har bestämt att det var oförskämt efter en snabb första läsning är det väldigt viktigt att läsa det noga. Även om du läser den noggrant vid första behandlingen läser du om det igen, för att du inte har släppt ut någonting eller inte tolkat några steg. Det är en bra idé att fråga dig själv vad som var fel med meddelandet. Detta kan vara en annan ledtråd till vad innehållet ska få dig capire- till exempel om du redan har en dispyt med en kollega eller din chef, och e-post anländer i slutet av en uppvärmd argument, är det troligt att du läser med en lite skada. Tvärtom, om det inte finns några tecken på att din kollega eller din chef stör dig, kanske du inte tolkar meddelandet bra.

Vad är orsaken till orden?

Är personen som skrev dig känd för sina kommunikationsproblem eller är det någon som är normalt artig? Även personer som är vanligt artiga kan ha problem med att få sitt meddelande effektivt via e-post.

Kanske den här personen bara gör en scen, försöker se mer avgörande via e-post än han har modet att göra öppet? I det här fallet kan det vara ett slags bluff i hopp om att du gör något som personen är för rädd för att fråga ansikte mot ansikte.

Finns det några element i meddelandet som du helt enkelt inte förstår? I det här fallet är det bättre att inte hoppa till slutsatser innan du förstår mer. Människor som skriver snabbt missar ofta ord, och vissa människor tror inte att rätt interpunktion eller stavning är nödvändigt i e-postmeddelanden. Vidare finns det en ökande tendens att använda sms i textmeddelanden i e-postmeddelanden, vilket kan göra dem svåra att tolka, särskilt om du inte känner till det.

Bildnamn Svar på Rude Email at Work Steg 3

Undvik att förmoda att känna till avsändarens emotionella tillstånd. Dålig kommunikationsförmåga, ondskanlig ironi och ett enkelt lat eller fattigt skrivande kan leda en läsare att tro att meddelandet är oförskämt när det i verkligheten bara är ett missförstånd. Kom ihåg att få personer kan skriva bra på kort tid och att de flesta skriver snabbt för att bli av med meddelandet, för att gå vidare till något annat.

Det finns naturligtvis undantag från denna regel. Om du redan har problem på personlig nivå med avsändaren, är det möjligt att personen låter hans känslomässiga tillstånd framstå i hans kommunikation. Men kom ihåg att utvärdera meddelandet baserat på sammanhanget och inte till din fördom.

Bildnamn Svara på Rude Email at Work Steg 4

Undvik att svara, med hjälp av en samtalsteknik "läsa om, reagerar inte". Innan du har intryck av att objektivt förstå meddelandet och du kommer inte vara säker på att du har lugnat dig, det är viktigt att du inte svarar. Om du gjorde det snabbt kan du bli frestad att använda samma oförskämda ton, vilket gör situationen sämre. Ännu värre skulle vara att reagera oförskämd när avsändarens ursprungliga avsikt inte skulle förolämpa dig! Så ta en paus. Stäng e-postmeddelandet och ta en promenad. Drick en kopp kaffe, sträck, och distrahera ditt sinne ett tag. På så sätt kan du läsa e-posten igen när du kommer tillbaka och känner dig lite lugnare och bestämmer om det stör dig så du läste det första gången.

Aldrig svara om du är arg och alltid låt en kväll passera innan du skickar ett arg svar. Det kan finnas långsiktiga konsekvenser för arga ord skrivna i svartvitt.

Ju mer känslomässigt du blir involverad, ju mer e-post stör dig desto viktigare är det att låta en natt passera innan du svarar.

Bildnamn Svara på Rude Email at Work Steg 5

Sök efter en förklaring. Om du kan, är det bästa valet att presentera dig själv för avsändaren och fråga vad han menade med hans email. Direkt kommunikation är det bästa sättet att klargöra. Det är dock ofta inte möjligt. Försök använda telefonen som ett andra val. Att prata i telefon gör att du kan klargöra situationen mycket snabbare än en e-postutbyte. Och om du verkligen inte har något annat val, eller det verkar bara lämpligare att svara via e-post, skriv ett artigt och professionellt svar. Till exempel:

"Kära Gianni, Tack för ditt meddelande. Jag är inte säker på att jag förstod vad du menade med "Tror du att du kan hitta styrkan att hålla sig borta från kaffemaskinen och börja jobba med Carta-fodralet? Jag undrar om jag inte kommer att behöva ompröva din roll här." Jag måste säga att det verkade en ganska abrupt ton och brist på erkännande om min professionalism. Jag är medveten om att det finns en deadline och jag är i tid att respektera det - jag tog bara en liten paus för att fräscha upp innan jag återvände för att slutföra relationen. Om du är orolig för mina framsteg kommer jag gärna att komma till ditt kontor eller ringa dig och förklara statusen för mitt arbete. Med vänliga hälsningar, Marco."

Eller kanske du vill använda ett mer ironiskt tillvägagångssätt (du måste arbeta i en miljö som låter dig göra det!): " Kära Gianni, Tack för din kraftfulla email. Jag förstår att vistas bredvid kaffemaskinen kan uppfattas som slöseri med tid. Men du kommer att bli glad att veta att som ett resultat av min micro paus i exakt två minuter och 23 sekunder, upptäckte jag att Franco redan har arbetat med siffror som liknar vår relation och det betyder att jag kan avsluta det i kväll i stället för i morgon. Jag kommer gärna vidarebefordra den färdiga rapporten innan jag återvänder hem ikväll. Förresten, jag gillar dina nya skor mycket - jag märkte dem bakom båsen när jag dricker kaffe. Marco.

Bildnamn Svar på Rude Email at Work Steg 6

Granska ditt svar efter att ha skrivit det. Läs om det minst tre gånger för att du inte svarade på ett offensivt eller alltför emotionellt sätt. Håll en professionell och artig ton och ta bort allt som inte är nödvändigt eller hänvisa till den andras sinnesstämning. Skriv enkla, direkta e-postmeddelanden utan provocerande uttalanden. Som e-post etiketten föreslår, skriv till andra vad du skulle ha skrivit till dig.

Kom ihåg att du ger ett exempel på utbildning genom att inte tillgripa orubblighet eller insinuationer. En professionell fasthet är lämplig, men inga förolämpningar, brott, anklagelser och missbruk är inblandade - eller använd ett format som gör det visas aggressiv email (missbruk av utropstecken, etc.).

Bildnamn Svara på Rude Email at Work Steg 7

Kom ihåg att det i vissa fall inte är rätt att svara. Kanske skickade avsändaren inte alla fakta, han vaknade dåligt humör den dagen, eller hade inte några klara idéer av någon anledning. Om du tror att det kan vara bättre att låta det gå och behöver inte bekräfta vad som skrivits eller inte behöver svara på en fråga, etc. utvärderar om att låta meddelandet gå obesvarade. Var som om du aldrig har fått det, och fortsätt att göra ditt jobb normalt.

Bildnamn Svar på Rude Email at Work Steg 8

Prata med din chef eller personalkontor om det verkar som om de missbrukande e-postmeddelandena är återkommande. Du bör inte vara utsatt för otrevlighet, trakasserier eller hot mot jobbet. Trakasserier och hot kan åtalas och elakhet är något som inte borde placeras i en välskött arbetsmiljö. Håll e-postmeddelanden om dig som bevis på vad du har gjort så att du kan stödja det du säger.

Bildnamn Svara på Rude Email at Work Steg 9

Ge ett bra exempel. Om du är osäker på om du vill skicka ett e-postmeddelande som du skrev när du känner dig orolig, arg eller irriterad, och du tror att dina känslor kan läcka alltför mycket från dina ord risk för att låta oförskämd, spara meddelandet som ett utkast eller ta bort det. Skicka inte den tills du har fått tillräckligt med tid att tänka. Var den första som alltid skriver utbildade och professionella e-postmeddelanden.

tips

Föreslå några etikett lektioner att hålla på jobbet. Om ingen vet hur man ska ge det här seminariet, leta efter en utomstående professionell som vet hur man gör det - det kan vara ett tecken på att dessa lektioner är nödvändiga!
Om du vill lägga ut din ilska skriftligen, gör det på ett mail eller ett tomt Word-dokument. På så sätt kan du radera meddelandet utan att skicka det av misstag.
Att skriva ett e-postmeddelande är svårt även för yrkesverksamma - det är inte alltid möjligt att uttrycka känslor och avsikter korrekt med ett skriftligt meddelande. Även om det var, kanske inte mottagaren förstår.
Kom ihåg att du inte behöver möta ett dåligt spel när någon släpper ut en dålig dag om dig. Vi har alla dem, men det är viktigt att inte uppträda fritt mot andra.
En metod att hantera en kollega som alltid skickar dig oförskämda meddelanden är att placera ditt huvud i mottagarna för kunskap varje gång du svarar. Använd en artig och icke-hotande ton och låt kollegas ord tala för sig själv.
Om avsändaren är någon som ofta har skrivit offensiva e-postmeddelanden, överväga detta när du läser e-postmeddelandet.

varningar

Vissa människor är tidbomber och kommer att replikera med ännu mer ilska om du svarar oväntat. Skriv på ett utbildat och professionellt sätt och om du har problem eller är rädd, prata med din chef eller personalkontor för att lösa problemet.
Undvik att bli vana att skicka e-post till dina kollegor och din chef för varje liten sak när du behöver bara några steg för att prata med dem personligen. En arbetsmiljö där alla skriver e-post och inte kommunicera verbalt trots närheten, hotar att bli monotont och inte mycket roligt och kvaliteten på kommunikationen kommer att drabbas.
Eventuellt stötande, skrämmande, trakasserande, förolämpande eller rasistiskt innehåll i ett e-mail kan vara föremål för en rättegång. E-postmeddelanden kan användas som bevis i de flesta jurisdiktioner och de som skickar dem kan bli föremål för sanktioner eller till och med uppsägningar. Om du tror att ett e-postmeddelande kan innehålla något olämpligt, prata med din chef eller personalavdelningen för att få råd, eller med din advokat om du inte vill prata om det på jobbet.

Saker du behöver

E-post
Plats för vila

Dela på sociala nätverk:

Relaterade