Hur man skapar en företags kontinuitetsplan

En Business Continuity Plan (BCP) eller Business Continuity Plan är den billigaste försäkring som kan ha ett företag (särskilt små, eftersom det kostar nästan ingenting att generera). Det beskriver hur de anställda kommer att hålla kontakten och fortsätter att göra sitt jobb i händelse av katastrof eller nödsituation, såsom brand på kontoret. Tyvärr tar många företag aldrig tid att utveckla denna plan.

I den här artikeln hittar du, på ett förkortat sätt, de föreslagna stegen och övervägandena för dem liten företag skapar en BCP som kommer att förbättra sina chanser att fortsätta med sin verksamhet under eller efter betydande katastrofer. Utvecklingen av denna plan för större företag diskuteras inte i denna artikel.

Affärsplaner kallas ibland katastrofåterställningsplaner (DRP) och de två våningarna har mycket gemensamt. En DRP bör dock vara inriktad på rehabilitering efter en katastrof, medan en BCP visar hur man fortsätter att göra affärer tills återhämtningen uppnås. Båda är ganska viktiga och kombineras ofta i ett enda dokument av bekvämlighetsskäl.

steg

Dokumentnyckel intern personal och förstärkningar. Det här är de personer som har positioner utan vilka ditt företag inte kan fungera alls - gör en tillräckligt lång lista med dina behov, men vara så korta som möjligt.

Tänk på vilka arbetsfunktioner som är kritiskt nödvändiga, varje dag. Tänk på vem som utför dessa uppgifter när personen som spelar denna roll på ett primärt sätt är på semester.
Gör en lista över alla dessa individer kommer in någon kontaktinformation, inklusive ditt arbete telefonnummer till huset, mobiltelefonen, personsökare, business e-post, personalen och alla andra möjliga sätt att komma i kontakt med dem i en nödsituation, när normal kommunikation kanske inte är tillgänglig.

Identifiera vem som kan ägna sig åt hemmakontoret. Vissa personer i ditt företag skulle enkelt kunna utföra sitt arbete hemifrån. Ta reda på vem som kan göra det och vem som inte kan.

Du kan överväga att se till att din kritiska personal (definierad i steg 1) kan arbeta hemifrån om det behövs.

Dokument externa kontakter. Om du har några leverantörer eller entreprenörer av kritiker, skapar en speciell lista över kontakt med en beskrivning av företaget (eller enskilda) och alla andra helt avgörande information om det, lägga till kontaktinformation för nyckelpersoner.

Inkludera personer som advokater, bankirer, IT-konsulter och alla som kan hjälpa dig med olika operativa problem.

Glöm inte de företag som tillhandahåller tjänsterna, kommunens och gemenskapens kontor (polis, brandmän, vatten, sjukhus) och postkontoret!

Dokumentkritisk utrustning. Datorer innehåller ofta grundläggande information (du har data sparad på plats, eller hur?).

Vissa företag kan inte arbeta för några timmar utan fax. Anlitar du mycket på din kopiator? Har du några speciella skrivare som du inte kan göra utan?

Glöm inte programvara, som ofta kan anses vara kritisk utrustning, särskilt om den är specifik eller inte kan ersättas.

Identifiera kritiska dokument. Bolagsordningen och andra juridiska affärsdokument, räkningar, bankinformation, viktiga dokument om mänskliga resurser byggnaden leasing dokument, skattedeklarationer ... Du måste hålla allt inom räckhåll : Det här är nödvändigt för att starta om ditt företag.

Kom ihåg att du kan hitta dig själv inför en total förlust av strukturen. Vet du när du ska betala lånet för företagets fordon? Vem ska skicka betalning för dina e-posttjänster?

Identifiera nödalternativen. Om ditt företag använder lastbilar och det är möjligt att de kan skadas i en eld, var skulle du hyra liknande utrustning? Var skulle du hyra datorerna? Kan du förlita dig på en extern tjänst för fotokopior, fax, utskrifter och andra kritiska funktioner?

Identifiera din nödläge. Det här är den plats där du kommer att bedriva verksamheten medan dina huvudkontor inte kommer att vara tillgängliga.

Det kan vara ett hotell: många av dem har välutrustade faciliteter som du kan använda. Eller du kan flytta in i en entreprenörs eller advokats kontor.

Kanske arbete hemifrån är ett lönsamt alternativ för alla.

Om du har identifierat en tillfällig plats, inkludera en karta i din BCP. Var du än är, se till att du har all relevant kontaktinformation (inklusive personens namn).

Gör en "Handlingsplan". Det bör innehålla stegvisa instruktioner om vad man ska göra, vem ska göra det och hur.

Gör en lista över varje ansvar och skriv namnet på personen du tilldelats. Du kan också göra det tvärtom. För varje anställd, gör en lista över uppgifter. På det här sättet, om du vill veta vem som ska ringa försäkringsbolaget, kan du söka under rubriken "Försäkring". Och om du vill veta vad Guglielmo Rossi gör, kan du ta en titt under rubriken "Guglielmo" för att hitta den informationen.

Lägg informationen tillsammans! En BCP är värdelös om all data sprids på olika ställen. Denna plan är ett oumbärligt dokument och bör hållas i ett ringbindemedel.

Gör tillräckligt med kopior och ge en till varje nyckelpersonal.

Håll flera fotokopior på ett ställe borta från ditt kontor, hemma och / eller i en deposition.

Meddela. Se till att alla i ditt företag vet om BCP.

Skicka obligatoriska träningslektioner till varje anställd, oavsett om det finns en kritisk lista eller inte. Du vill inte att din icke kritiska personal ska köra i mitten av en storm för att komma in i en byggnad som har blivit skadad av eld och fråga sedan vad man ska göra.

Testa planen! Du sätter ner några mycket goda idéer, ackumulerat all din information, identifierade placeringen av nödsituationer, gjorde en lista över dina personliga kontakter och serviceföretag, men planen kommer att fungera vid rätt tidpunkt?

Välj en dag och berätta för alla vad som kommer att hända (inklusive dina kunder, entreprenörer och säljare) - betona den morgonen som om din byggnad hade förstörts. Ring och gå till nödsituationen.

En sak du kommer att lära dig under testet är att du inte har beräknat allt exakt. Vänta inte tills katastrofen kommer fram för att förstå vad du ska göra annorlunda nästa gång. Börja testet.

Om du gör stora förändringar, upprepa testet några månader senare. Medan du har en solid plan, bör du testa den årligen.

Planera att ändra planen. Även om det är bra och smidigt som testet är det sannolikt att händelser utanför planen kommer att inträffa. Hotellet du planerar att använda för din akut webbplats är värd en stor konvention. Du kan inte komma in i banken eftersom katastrofen hände under en helgdag. Du har inte el hemma. Kopiorn på affärsföretaget är bruten. Din IT-konsult är på semester.

Granska och korrigera. Varje gång något ändras, uppdatera alla kopior av BCP.

Låt det aldrig uppdateras. En föråldrad plan kan vara mer än värdelös: det kan göra dig trygg när du inte alls är.

tips

Skapa en klimatinformationsplan så att dina anställda kan ringa ett nummer för att få uppdateringar om villkoren. Ta en titt på de nya tjänsterna på internet som skickar ett röstmeddelande till din mobiltelefon.
Förbetalda mobiltelefoner är ett billigt alternativ för nödkommunikation. Men eftersom de kommer sluta arbeta under vissa katastrofer, överväga ett satellitkommunikationssystem för att skydda din förmåga att kommunicera.
Håll BCP synlig så att alla kan läsa det ofta - på så sätt kommer tanken på kontinuitet att vara väl imponerad av allas tankar.
Bindemedlet du använder för din BCP ska vara mycket synligt: Välj en ljus färg, neon orange är en bra nyans.
Alla medlemmar av den kritiska personalen ska ha en kopia av BCP. Det är inte en dålig idé att hålla en i bilen.
Enligt FEMA, [1], bränder utgör den största risken för kontoren. Se till att situationen är täckt i din BCP.
Att skicka meddelanden på Twitter är ett ekonomiskt medel för nödkommunikation när fasta linjer och mobiltelefoner inte fungerar. Se till att alla på kontoret har ett konto på detta sociala nätverk och känner till de viktigaste personalpositionerna.

varningar

Lita inte på brandskyddade kassaskåp för att lagra elektroniska apparater. De flesta av dem är avsedda för papper - en CD, en DVD, en diskett eller ett magnetband kommer att smälta. Välj ett visst säkert eller, behåll ännu bättre, denna data på en annan plats!
Gör inte piratkopior av viktig programvara. Även om du kan göra det (ofta är det omöjligt), det sägs inte att de kommer att fungera, och du kan skapa allvarliga juridiska problem för dig själv. Kom i kontakt med programleverantören om du inte är medveten om dina alternativ.
Distribuera inte din plan till personer som inte behöver det. BCP innehåller känslig och säker information som kan missbrukas av en missnöjd anställd för olämpliga ändamål.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade