Hur man skriver ett pressmeddelande

Ett pressmeddelande tillkännager nyheter (schemalagda händelser, personalreklam, utmärkelser, nya produkter och tjänster, försäljning ...) och riktar sig till media, ofta för att skapa tidningsartiklar (journalister är mer benägna att överväga denna möjlighet om de är den första att ta emot den). Det är ett grundläggande verktyg för de som är involverade i PR. Så här gör du en!

Del 1

Låt det stå ut

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 1

Skriv titeln: kort, tydlig och det går rakt till punkten. Det måste vara en ultrakompakt version av huvudtemat i pressmeddelandet. Många PR rekommenderade att skriva det i slutet, när innehållet i utgåvan har utarbetats. Titeln lockar läsaren och är väldigt viktig för hela dokumentet.

exempel: "wikiHow erkänd som den mest tillförlitliga informationskällan". Se hur det fungerar? Nu vill du veta mer! Titlar måste ha förmåga att locka till sig journalister och kan beskriva den senaste framgången hos en organisation, en ny händelse eller en ny produkt eller tjänst.
För titlar, använd fet, små huvudstorlekar och ett större teckensnitt än kroppstexten. Traditionella pressmeddelanden använder nuvarande tid och utesluter konjunktioner och artiklar, såväl som verbet "vara" i vissa situationer.
Använd bokstäver för de ord som kräver det.
Extrahera viktiga nyckelord från pressmeddelandet för att skriva titeln och eventuell bult. Sökorden ger mer synlighet på sökmotorer och låter läsaren omedelbart förstå vad det är.

Bildnamn Skriv ett pressmeddelande Steg 2

Skriv texten. Pressmeddelandet ska utformas som du vill att det ska visas i en nyhetsartikel. Och kom ihåg: de flesta journalister är mycket upptagna och har inte tid att undersöka det stora meddelandet om ditt företag - så kommer de flesta av dina ord att användas. Skriv in allt du vill säga.

Skriv datum och stad. Du kan utelämna den här senaste informationen om det orsakar förvirring (till exempel är pressmeddelandet skrivet i Milano om företagets händelser i samband med Romavdelningen).

Ledningen, det vill säga den första meningen, ska erövra läsaren och förklara allt kortfattat. Till exempel, om titeln läser "Publicering av en ny roman under andra världskriget", den första meningen bör vara mer eller mindre så här: "Rossi-förlaget publicerar idag en roman om andra världskriget, skriven av Mario Bianchi". Således kommer du att expandera titeln och ge mer information. Följande meningar kommer att ge mer information från ledningen.

Textens kropp ska vara kompakt. Undvik för långa meningar och stycken, repeteringar och extrem användning av jargong. Det handlar om enkelhet. Några ord, men bra.

Första stycket består av två eller tre meningar och sammanfattar innehållet i uttalandet. Ingen skulle fortsätta läsa om början av texten inte var intressant.

Namn fakta: händelser, produkter, tjänster, människor, mål, mål, planer, projekt. Det här gör nyheterna. Kom ihåg den journalistiska regeln av "som", "vad", "när", "var", "eftersom" och "hur". På engelska kallas det "regeln för 5 W och H.": "som", "vad", "när", "var", "varför" och "hur".

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 3

Med den tidigare regeln bör du förklara för läsaren allt du behöver veta. Gör en checklista för att använda för ditt pressmeddelande, med hjälp av exemplet nedan:

Vem pratar vi om? Av Rossi förlag.

Vad är nyheterna? Förlaget Rossi kommer att publicera en bok.

När? I morgon.

Var? I de mest tillförda biblioteken.

Varför pratar vi om detta? Romanen skrevs av den berömda författaren Mario Bianchi.

Hur kommer händelsen att äga rum? Författaren kommer att underteckna boken i Rom på utgivningsdagen och sedan kommer han att turera de stora italienska städerna.

Definiera grunderna, fyll i informationshålen genom att lägga till detaljer om personer, produkter, datum eller något annat element om nyheterna.

Om ditt företag inte är huvudämnet för nyheten, men källan till utgåvan, bör detta vara tydligt i texten.

Längden på frisättningen ska vara kort. Om du skickar en kopia, använd dubbellinjeavståndet.

Ju mer intressant pressmeddelandet blir desto mer sannolikt kommer det att bli att väljas av en journalist för att göra en artikel. Ta reda på vad det betyder "det är nyheter" för en viss marknad och använd denna kunskap för att engagera redaktören eller journalisten.

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 4

Gör det rent, friskt och lämpligt för din publik. Om du vill att det ska beaktas måste det vara riktigt bra och så mycket som möjligt "redo för offentliggörande".

När en redaktör tittar på ditt stycke, undrar han genast hur lång tid det tar att skriva ut. Om det är fullt av fel, saknar innehåll eller måste ses över, kommer ingen att slösa tid. Så du måste se till att den är komplett och välskriven, utan grammatiska fel.

Varför borde dessa människor oroa sig för vad du måste säga? Om du skickar pressmeddelandet till rätt publik kommer orsaken att vara uppenbar. Annars kommer du ha slösat bort din tid. Ge rätt personer en nyhet - nyheter, inte reklam - och du hittar dig på rätt spår.

Du får fler möjligheter om du skickar det på morgonen, för att du ska tillåta journalister att sätta in din bit i vad de redan förbereder. Försök att träffa dem.

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 5

Bygg upp det för gott. Ge några länkar till annan information som stöder ditt pressmeddelande. Presenterar företaget det du erbjuder andra online-information som läsarna kan hitta användbara? Mycket bra: lägg till dem!

Om du är upphetsad om framgången med din del, gör lite forskning om vad som redan är tillgängligt. Någon har förmodligen redan skrivit något om en händelse som liknar den för vilken du skapar ditt pressmeddelande. PR Web och PR Newswire är bra ställen att börja.

Del 2

Mäter formatet

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 6

Förbered grundstrukturen. Nu när du har innehållet, hur kan du lägga det på papper? Nåväl: för att börja, klippa på längden. Högst bör det komma till en sida. Ingen har tid att slösa på 5 stycken, om du inte talar om det tredje världskriget. Här är vad du behöver:

Överst på sidan, till vänster marginal, bör du skriva "För omedelbar frisättning".
Annars skriv "Starta blockerad tills ..." och lägg till datumet. Om du inte skriver några datum antas det att du föredrar en omedelbar publikation.
Nedan ska det finnas titeln, vanligtvis med fetstil, centrerad.
Om det behövs, sätt in en underrubrik i kursiv, omedelbart ändra titeln.
Första stycket: innehåller den viktigaste informationen med datum eller ursprung för nyheterna.
Andra (och kanske tredje) stycket med sekundär information. Det bör innehålla fakta och citat.
Schematisk information: något mer om företaget i fråga. Vem är du verkligen? Vilka mål har du? Vad är ditt uppdrag?
Kontaktinformation: Indikationer på författaren - du, förmodligen. Om du kan locka någons intresse, vill han veta mer!
Multimedia: till exempel, någon Twitter-referens, mycket aktuell.

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 7

Skriv en paragraf som innehåller information om företaget. Om en journalist väljer ditt pressmeddelande för en artikel måste han logiskt nämna det.

Titeln på stycket kommer att vara: "Vem är COMPAGNIA_XYZ".

Efter titeln skriver du ett stycke eller två (var fem till sex rader) för att prata om företaget: vad det handlar om, vad är dess policy ... Många företag har broschyrer, presentationer och affärsplaner skrivna av proffs . Den inledande texten måste infogas här.

I slutet av det här avsnittet, peka på din hemsida. Länken ska vara den exakta och fullständiga webbadressen utan någon länk, så att om denna sida skrivs ut skrivs endast texten. Till exempel: http://example.com.

Om företaget har en specifik sida för media, skriv den adressen: det kommer att finnas kontaktinformation och ett presspaket.

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 8

Skriv kontaktuppgifterna. Om uttalandet är anmärkningsvärt, kommer journalister vill ha mer information eller vill intervjua någon från företaget. Om du godkänner möjligheten för nyckelpersoner att kontaktas direkt av media kan du ge deras kontaktuppgifter på sidan av pressmeddelandet. Till exempel, när det gäller en innovation, kan du ge telefonnummer till ingenjörerna eller forskningsgruppen.

Ett alternativ är att ge detaljer om presskontoret i sektionen "Kontakter". Om det inte finns något lag dedikerat till det här måste du anställa någon för att fungera som mellanhand mellan företaget och media.

Kontaktinformationen måste vara begränsad och begränsad till pressmeddelandet. inkludera:

Företagets officiella namn.

Namnet på pressbyrån och kontaktpersonen.

Kontorsadressen.

Telefon- och faxnummer med prefix och eventuella tillägg.

Mobiltelefonnummer (tillval).

Timmar när du kan ringa

E-postadresser.

Webbsida.

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 9

Om möjligt, inkludera en länk till en online kopia av samma utgåva. Det är en bra idé att hålla dem alla på företagets hemsida för att skriva ut dem omedelbart och behålla dem i ett kronologisk register.

Bildtitel Skriv ett pressmeddelande Steg 10

Rapportera slutet på frisläppningen med tre #, centrerad direkt under den sista raden: Det är en journalistisk standard.

tips

Inkludera en "uppmaning till handling". Gör klart vad du vill att allmänheten ska göra med den mottagna informationen. Vill du till exempel läsare att köpa en produkt? Om så är fallet, ta med information om var den är tillgänglig. Vill du läsare att besöka din webbsida för att delta i en tävling eller lära dig mer om din organisation? Skriv adressen till webbplatsen eller ett telefonnummer.
Skriv namnet på företaget i titeln, i undertexten och i första stycket för bättre syn på sökmotorer. Om du skickar uttalandet per post, använd företagets brevhuvud.
Gör en onlineforskning för att läsa riktiga pressmeddelanden och fånga tonen, språket, strukturen och formatet.
Skicka det via e-post, men använd inte stora bokstäver eller olika färger: de kommer inte att förbättra nyheterna, de kommer att distrahera. Ange uttalandet i e-postens kropp, bifoga inte det. Om du verkligen måste spara den som ett Rich Text Format eller i. Doc-format. Inte alla har Office eller den uppdaterade versionen. Använd endast PDF-filen om du skickar en grafiskt rik utskriftssats. Skriv inte uttalandet på brevpappret eller skanna det och skicka det via e-post: det är slöseri med tid för dig och förlaget.
Varje press måste skapas och utformas för ett visst mål. Skicka det till journalisten som täcker den sektorn. Om du skickar samma text till alla reportrar kan du inte göra ett bra intryck.
Slösa inte tid på att leta efter titeln innan du är klar: du kan skriva en intressant och koncis att klara utkastet och efter att ha rättat utgåvan.
Undvik jargong och tekniska termer. Om du måste göra det av noggrannhetsskäl, definiera de komplexa orden.
Ett samtal till journalisterna efter inlämningen kan vara användbart för pressmeddelandet att bli en tidningsartikel.
Ämnet i e-postmeddelandet ska vara detsamma som titeln på utgåvan, så att meddelandet kan sticka ut i redigerarens inkorg.
Timing är viktigt. Pressmeddelandet bör handla om aktuella och senaste nyheter, inte för långt.

varningar

Ange alltid ett citat av en person som är involverad i temat för frisläppandet. Texten bör inte citera hans ord, men vara trovärdig. I vilket fall som helst, prata med den berörda personen först. Citaterna tillåter upptagna journalister att förbereda en komplett artikel utan att behöva schemalägga intervjuer.
Kom alltid ihåg att många redaktörer har massor av arbete och inte har stor personal, så gör livet enkelt och du får större chanser att få en artikel. Om du skriver ett uttalande som liknar utgivarens utgåva kommer chanserna utan tvekan att vara högre. Men om du gör en massa reklammaterial och formatet inte är enhetligt kommer du att kasseras. Redaktörerna får många meddelanden från självutnämnda företag som är ledare inom en viss sektor och har inte för avsikt att slösa tid med texter som säger allt och allt. Ange företagsinformation i en separat sektion, som ska vara kort men korrekt.
Pressmeddelandet ska vara så positivt och optimistiskt som möjligt. Undvik ord som anger passivitet eller inaktivitet. En journalist kan besluta att undersöka de uppenbarligen brinnande frågorna istället för att bara använda den text du skickade, och även om omständigheterna var helt oskyldiga kan du kanske läsa en artikel som skiljer sig från vad du förväntade dig.
Ta inte med kontaktuppgifter tillhörande företagsledamöter utan att fråga dem om tillstånd. Se också till att de berättar när de är tillgängliga för att prata med reportrar.
När du skickar ett uttalande via e-post, skriv inte "Pressmeddelande" i objektet eller risken att inte märkas. Objektet måste vara detsamma som textens titel eller, i vilket fall som helst, uppmärksamma utgivaren.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade

Hur man skriver ett pressmeddelande

steg

Del 1

Del 2

tips

varningar