Hur man organiserar en händelse

Att organisera en händelse är en stor upplevelse, vare sig det är ett personligt parti, ett företagsmöte, ett möte för familj och vänner, ett bröllop eller ett formellt möte. Det är ett stort jobb, men det är också ganska tillfredsställande. Det kan faktiskt göra en stor skillnad för de som är involverade, som kommer att uppskatta din vänlighet och det stora engagemanget du har satt oss att organisera sin födelsedag, årsdag, bröllop eller annan fest. Följande steg kommer att lära dig hur du blir en bra arrangör av händelser, ger dig förslag på att lösa problem och, med noggrann planering, hjälper dig att undvika dem helt och hållet.

Del 1

Utgående från grunderna

Bestäm händelsens syfte och dess mål. Det verkar alltför logiskt att ge råd så, men man måste sätta pennan till papperet att överväga varje faktor: idealiska platsen för händelsen, budget, natur presentationer belopp (eller typ) av gäster, strategier som skall genomföras i den specifika . Vad är det perfekta resultatet? Vad vill du få?

Efter att ha definierat händelsen (firande, samlingskällor, träning, försäljning, förslag, etc.), tänk på eftersom du organiserar det. Att vara medveten om orsakerna kan hjälpa dig att fokusera och motivera dig själv.
Att ha några mål kan också hjälpa dig att kanalisera dig i rätt riktning. Du kan inte insistera om du har ett vagt resultat i åtanke. Om du till exempel organiserar en insamling för att få 5000 euro och nu har du 4000 kan det motivera dig att springa mot den säkra änden av vad du vill ha.

Välj datum och tid. Utan tvekan är det en av de viktigaste aspekterna av planeringen. Det är nog att fastställa ett datum och en tid där ingen kan presentera sig för att frustrera någon förberedelse, oavsett hur stor. Undvik också att välja en dag för långt i framtiden eller för nära: i det första fallet kommer gästerna att glömma, i det andra, kommer att ha andra planer. Här är Riccioli d`Oro syndrom tillämpat på anordnande av händelser!

I teorin måste gästerna vara medvetna om evenemanget två veckor före. Det här ögonblicket är idealiskt: knappast har andra åtaganden, och då är det lättare att påminna alla om inbjudan en eller två gånger före det aktuella datumet. Så försök skicka inbjudningarna ett par veckor innan, om du kan.

Välj plats. Nu när du har en uppfattning om händelsens omfattning, datum och tid, kan du börja tänka på salonerna. Kom i kontakt med dem som intresserar dig att veta om de är lediga och kan möta dina behov. I vilken typ av byggnad vill du organisera evenemanget? Hur kommer rymden att hanteras? Kommer gästerna sitta på stolar ordnade i en rad, bänkar eller bord? Planerar du att ha en picknick utomhus och du behöver dukar? Är väderförhållandena ett problem? Behöver du utrymme att dansa, placera scenen där högtalarna kommer upp eller spela musikerna? I så fall, organiserade för att inte gå tom för rymden.

Det är alltid bra att besöka platsen i förväg och rita en karta över området. Du kan använda den som en "kampplan", så att du kan skissera och placera bord, servitörspassager, åtkomstvägar och utgång för handikappade (om nödvändigt) och olika utrustningar. Du bör också markera var du hittar elproducenten (vid behov), extern utrustning (t.ex. kylskåp, ismaskin, grill, spis, etc.), eluttag och kablar (som kan täcka diskret med en matta) . Rätt boende bidrar också till att förebygga säkerhetsrisker.

Är det obligatoriskt att begära ett kommunalt tillstånd? I de flesta fall är dessa dokument nödvändiga för en stapel, men även för potentiellt irriterande akustiska utsläpp, tillgång till fordon, parkering, skyltar och andra inomhusutrymmen etc.

Beräkna antalet gäster. Med tanke på budgeten och kapaciteten på showen, hur många personer kan du bjuda in? I vissa fall får endast personer med en biljett eller en inbjudan komma in. Detta faktum underlättar planeringen. Många har dock latecomers eller extra gäster, som barn, partners eller vänner. Och kom ihåg att ju fler människor deltar desto mer personligt behöver du.

Eftersom detta kan ge upphov till enorma logistikproblem är det alltid klokare att se till att det finns tillräckligt med utrymme för att alla ska kunna flytta sig lätt runt denna plats.

I äldre anläggningar anges vanligtvis antalet personer som kan accepteras med uttryck som "Kapacitet: 150 personer" - i det här fallet är det möjligt att ta emot 150 gäster.

Ange en budget. Om du kan bli välorganiserad, bör du räkna med en grupp människor för att beräkna hur mycket pengar som behövs. Ska du betala en personal? Hyr en salong och utrustning? Erbjuder mat och dryck? Publicera flygblad eller skicka vykort? Bestäm en genomförbar summa och ändra planen för att anpassa den. Du vill verkligen inte sluta betala ur fickan när du inte behöver.

Kanske har du chansen att få sponsor eller donationer, men de flesta av oss är inte så lyckliga. Om du inte ger någon inkommande finansiering är det viktigt att göra nedskärningar vid behov. I stället för att välja catering, be gästerna att ta med drycker eller mat (även om du blir av med mataffären, måste du fortfarande tillhandahålla bord, porslin och kylskåp). Istället för att ringa en fotograf, vänd dig om händelsen och skjut dig själv. Var kreativ om det behövs!

Organisera ett lag. Förbered teamet som tar hand om tjänsten (vad gäller vänner, släktingar eller andra volontärer). Varje medlem måste hantera en viss sektion. Detta är viktigt även om det är en liten familjevenemang, gör du det inte av yrke. I stor skala är en effektiv organisation endast möjlig om alla inblandade är dedikerade till vissa delar av rummet, medveten om vilken roll de spelar.

Personalen som hjälper dig personligen ska ringas runt samtidigt som du anlitar andra lag och bjuder gäster. Tilldela uppgifterna så snart som möjligt och ställ in prioriteringar. Och försök att ha en säkerhetskopia personal: någon kunde komma tillbaka till ett problem.

Upprätta program för händelsen perfekt. Du kan inte fortsätta med organisationen om du inte vet vad som händer i exaktheten. När kommer talarna att prata? Finns det några spel, aktiviteter eller presentationer att planera? Hur länge behöver gästerna äta? Rita en ganska detaljerad kronologi av dagens aktiviteter.

Lämna alltid en liten manövernivå. Inget evenemang kommer någonsin att gå precis som du planerat det, det kommer inte att fungera smidigt. Människor anländer sent, talerna varar längre än väntat, köen till buffén är rörig och så vidare. Så om du å ena sidan behöver få en uppfattning om hur händelsen kommer att flöda, kom ihåg att det är för organisatoriska ändamål och ingenting är skrivet i sten.

Del 2

Genomförande av händelsen

Skicka inbjudningar, annars hur kommer folk att veta att du har organiserat ett evenemang? Det är det första att göra! Och du ska också göra det bra, ta det inte lätt. Inbjudan är "visitkort" av evenemanget. Det är det första intrycket att folk gör vad man kan förvänta sig, det är att bestämma om man ska åka dit eller inte. Kort sagt måste det vara övertygande.

Tänk på de typiska inbjudningarna: biljetter, flygblad, etc. Du kan också använda datorn: e-post, nyhetsbrev, Facebook, Twitter och webbplatser som Eventbrite. De är perfekta för att skicka inbjudningar, veta vilka som kommer att delta och ange en påminnelse.
Å andra sidan, utvärdera händelsens omfattning. Om du planerar att ringa så många människor som möjligt måste du absolut använda Facebook och Twitter. Om du föredrar att bjuda in få personer och organisera ett exklusivt möte, ska dessa plattformar undvikas, eftersom du skulle skapa obehagliga situationer.

Håll reda på de personer som accepterar inbjudan. Du måste ha ett mer eller mindre exakt nummer för att veta vad du behöver och i vilken mängd. Kortfattat är denna beräkning avgörande för en konkret organisation. Du får nog aldrig det exakta antalet människor som kommer att vara där, men du kan få en allmän idé. Webbplatser avsedda för att organisera händelser kan hjälpa dig, men Facebook och Excel kan också dra nytta av detta.

Ta hand om allt du behöver hyra och folk att hyra. Måste du söka, ringa, boka, delegera fotografer, byggare, designers, inredningsarkitekter, inbjudna talare, sponsorer, underhållare, band, präster, dansande eller modeller? Bättre att inkludera dem i beräkningen av presenten, så du kan också erbjuda dem mat och en plats. Annars riskerar du inte att ha tillräckligt med mat, dryck eller utrymme.

Ska du erbjuda mat och dryck? Tilldela i så fall uppgiften till varje lagmedlem så att det finns människor som lagar, serverar och städar. Vilken typ av rätter kommer du att föreslå? Vet du om det finns allergisk, vegetarisk, vegan, diabetiker, dieting av religiösa skäl (halal eller kosher) eller glutenintolerant? Kommer det att finnas barn, barn, gamla människor eller personer i helande fasen som inte kan konsumera fast mat?

Har du tänkt på underhållning och logistik? Vid det här laget, måste du ta itu med musik utrustning, tält, markiser, dekorativa material, mikrofoner, förstärkare, belysning, uttag, projektorer och glidskärmar, rökmaskiner och andra effekter scen (såsom speglar, banderoller, företagslogotyper, etc).

Om du förbereder en underleverantör till ett underhållningsföretag, klargör du vissa aspekter omedelbart. Kan jag leverera all utrustning och montera dem? De behöver också veta var scenen är och vad som krävs för showen. Slutligen skicka dem program för evenemanget. Allt detta kommer att låta dig förstå i vilken utsträckning de behöver din hjälp.

Cateringföretag, blomsterhandlare, underhållare och andra yrkesverksamma föredrar att ha hela tiden de behöver förbereda, eftersom det oftast är dyrare att skaffa utrustning eller hyra personal snabbt. Dessutom finns det en annan fördel: om du inte lyckas med att hedra engagemanget har du fortfarande tid att hitta ett alternativ.

Hitta en dirigent. Denna siffra organiserar inte alltid händelsen i sin helhet, främst spelar den rollen som presentatör. Vanligtvis är det en deltagare som gör tal eller meddelar händelser, som kurser, danser, hedersgäster eller underhållningstider. Håll kontakten med honom och uppdatera dig själv. Om du kan göra det blir det en dyrbar resurs.

Ibland måste du spela den här rollen. I detta fall blir arbetet mycket svårare och du måste vara närvarande fram till slutet. Och då är det viktigt att bilda ett lag som är uppfostrat och uppdelat i grupper, som i sin tur styrs av ledare. Detta gör att du kan delegera de flesta klassiska uppgifterna.

Hämta utrustningen. När du hyr ett lag, se till att du har allt du behöver, mer än en gång. I vissa fall kanske de bara erbjuder dig deras närvaro eller deras produkter, medan du måste hantera separat med resten. I det här fallet kan du hyra, köpa eller låna vad du behöver genom att förlita dig på ditt stora sociala nätverk. Granska checklistan och glöm inte något, servetter, högtalare och tillägg som ingår.

Dekorationer är en integrerad del av varje evenemang. Bordslinne, blommor, bröllopsfavörer, ljus, ballonger, banderoller, bakgrunder för fotografier, röda mattor och så vidare finns alla i förväg.

Lämna inte något till chans. De som organiserar en händelse för första gången i sina liv glömmer ofta detaljer om utrustning och aspekter så banala att de slutar bli försummade. Är allt i ordning? Toaletter, badrum, parkering, ramper för rullstolar, omklädningsrum, förråd, kök, soptunnor, hinkar för vin, uttag för el och så vidare tillräckligt åtkomst ? Det finns hinder som du kan övervinna endast om du förutse dem direkt.

Vidare bredda dina horisonter och gå bortom händelsen. Är det nödvändigt att boka transport och hotell för internationella gäster eller som kommer från utsidan? Ta hand om denna aspekt i förväg, så att de inte har problem med att presentera sig själva.

Undersök gästerna. Förstå händelsens sociala hierarki, om det inte är helt ditt, är viktigt för att veta hur man hanterar varje enskild situation. Det är viktigt att kunden litar på dig, så du måste ta reda på följande:

Vem är huvudgästerna. Det är vanligtvis tydligt när det kommer till en fest. Vid ett äktenskap är det makarna. Klienten motsvarar inte alltid hedersgruppen: han kan tillhöra resten av gruppen eller inte ens vara närvarande.

Vem är gästerna som tar hand om receptionen och guidar gästerna. Ofta välkomnar dessa människor sina bord, tenderar att underlätta socialisering och motivera deltagarna. De är oumbärliga för att upprätthålla en trivsam atmosfär och börja samtal när tystnaden faller. De uppmuntrar folk att dansa och introducera gäster till varandra för att skapa nya vänskap. Dessa människor misslyckas aldrig och du kan räkna med dem, men det är bättre att omedelbart veta vem som spelar en sådan roll. De kan faktiskt hålla dig informerad, vidta åtgärder för att göra ett tal, genomföra händelsen under en nödsituation och köra den så tyst som möjligt på framsidan.

Vem är försonarna. Du bör alltid vara medveten om sin identitet, eftersom de är nyckelaktörer. Faktum är att du måste informera dem om eventuella problem, involvera dem att hantera dem och fastställa vem som har rätt och vem som har fel. Generellt är det en roll som hushållets huvudperson, av inflytelserika personer eller av professionella säkerhetsansvariga.

Vem fattar de viktigaste besluten. I de flesta fall gör du det för att du är arrangören. Men när du ser gäster och det finns inget behov av att vända sig till de ära (eftersom de oftast är upptagen underhållande gäster), måste du ha någon som du kan lita på återförsäljare så snart en nödsituation. I princip borde det vara den som betalar räkningen (om du organiserar för arbete), identifiera annars ämnet som av en eller annan anledning har rätt att säga det sista ordet.

Del 3

Mot slutlinjen

Lär känna salongen. Långt före evenemanget är det bäst att undersöka platsen där det kommer att hållas för att förstå hur man organiserar det. Kanske behöver du göra ytterligare ändringar för att anpassa den till planen och se till att utrustningen (förlängningar, lampor, etc.) fungerar korrekt. Också ta platsen i beaktande: om det var svårt för dig att hitta det, kommer det också att vara för gästerna.

Om besluten är upp till dig i alla avseenden, gör en exakt karta. Finns det inget utrymme för ett objekt? Uteslut den. Tala med rumschefen om att han är villig att hjälpa, vad han kan göra för att förbättra organisationen och om det finns kommunala bestämmelser som ska respekteras, särskilt när det gäller nödsituationer.

Du kan skapa en lagkit. Personalen kommer att arbeta hårt, här finns det inget regn. För att visa din tacksamhet och se till att du inte förlorar motivation, förbereda en väska som erbjuds varje medlem i början av evenemanget. Det ska innehålla en flaska vatten, flingor, choklad och annan användbar produkt. Vidare bör personalen uppmuntras muntligen att hålla moralen hög.

Du kan också förbereda märken eller ens ge anställda de gåvor som förväntas för gästerna. De kommer att känna en del av evenemanget och kommer ihåg det. Se till att de äter och hydrerar. Kom alltid ihåg att laget är en resurs som kan vara användbart för framtida händelser, så det måste skyddas.

Kontakta alla externa team och medarbetare. Före evenemanget är det viktigt att ha allt i ordning. Ge tydliga instruktioner till personalen om hur du kommer till showen, ditt telefonnummer eller, helst, ett visitkort. De kan ringa dig i en nödsituation. De måste alla vara säkra på vad man ska göra. Fråga om de har frågor.

Se till att de är alla nöjda med sina uppgifter. Någon är inte villig att uttrycka sitt missnöje högt, så försök att se bortom ytan för att förstå dem. Ser de lugnt och självsäkert ut? Annars, lugna dem, granska uppgifterna med dem och fråga grundläggande frågor. När du är osäker, koppla ihop dem med mer erfarna medarbetare.

Om det behövs, förbereda en lista över kontakter och andra dokument. Din personliga organisation är lika viktig som händelsen. Om du har planerat allt i minsta detalj kommer allt att vara bra trots att någonting alltid kommer ur kontroll. Om du inte har gjort det kommer helvetet att släppas ut. Här är några metoder för att förbereda dig:

Skapa en kontaktlista med telefonnummer och adresser. Var bakverkskocken övertygad om att du skulle ta kakan? Det finns inget problem. Ring Alice, som bor nära bageriet: hon kan ta hand om det innan han går till evenemanget.

Förbered en checklista. Med ankomsten av samarbetspartners, produkter och utrustning markerar allt att veta om något saknas.

Vid behov förbereda fakturor. Ju mer du fortsätter med jobbet nu, desto mindre problem kommer du senare.

Undvik förändringar i sista minuten. Kan det finnas frekventa dekorativa förändringar? Tyvärr är äktenskap kända för detta: kunder har andra tankar två dagar tidigare. Hur förhindrar du det? Du bör ställa in en deadline: efter det här datumet kommer ingen att kunna ingripa. Att bestämma det en vecka innan är redan en bra utmaning, men ger en viss flexibilitet till kunden. Det undviker också förändringar i sista minuten, omöjligt att genomföra av bekvämlighetsskäl eller kostnad.

Om det handlar om enkla, subtila eller grundläggande förändringar beträffande dekorationer som nu löser sig, är det inte orimligt att acceptera dessa förfrågningar. Försök att vara så tillmötesgående som möjligt, särskilt om det är en känslomässigt laddad händelse.

Del 4

Hantera den verkliga händelsen

Förbered allt. Du måste vara den första som anländer för att övervaka förberedelserna. Se till att de är alla i startblocken. Är någon saknad? Börja ringa samtal. Hjälp medarbetare som behöver hjälp, rikta dem som inte vet vad de ska fånga och bli av med när din närvaro inte behövs. Och att ingen blir skadad!

Genom att göra en checklista kommer du att känna lite lugnare. Dela det i sektioner: en för din personal, en för externa samarbetare, en för dekorationer och grundläggande förberedelser och en för utrustning. När allt är ute, kan du äntligen andas en lättnadssug.

Delegera. Var inte rädd för att göra det. När man organiserar en händelse är den mest stressande faktorn tid. För att rädda det måste fler människor ingripa och ta hand om vad de gör bäst. Om en inte är så användbar som den kan vara, ange en annan uppgift. Detta är ditt jobb. Vi säger inte att du ska agera på ett auktoritärt sätt eller att kringgå gränserna. Ditt yrke består exakt i optimering av organisationen.

Var fast men artig när du delegerar. Säg: "James, kan du komma hit för att hjälpa till med catering? Tack så mycket. " Förvaltningen av personalen är en av dina huvuduppgifter. Se till att allt är gjort på ett samordnat sätt och beter sig som en ledare när du måste.

Var flexibel. Det innebär att programmet ska respekteras, bistå och ha beredskapsplaner vid behov. Låt dig inte avskräckas vid tanken att det finns ett problem, du måste acceptera det. Om du börjar stressa, kommer du att förlora ditt sinne. Och inget gott kommer ut ur det. Som ett resultat, när en högtalare överskrider den maximala tillåtna gränsen och slutar inte prata, ignorerar du dina signaler eller hjärtattacken du låtsas att skapa en avledning, slappna av. Du måste helt enkelt justera annorlunda med aperitivet och ingen kommer att märka skillnaden. Uppdraget fullbordat.

Problemen presenteras i tid. Du vet, de har denna viziaccio. Det finns inget sätt att förutse allt, och ju tidigare du accepterar det, desto bättre. En lugn och lugn chef kan göra underverk i alla sammanhang, en organiserad orolig och spänd nej. Så slappna av och följ nuvarande: snart kommer det hela att vara över.

Uppdatera allt. Kontrollera att antalet gäster har förbli oförändrade på dagen för evenemanget. Granska deras behov. Vid ändringar, anmäla lagmedlemmar så fort du har möjlighet. Du borde vara den första som märker vad som är fel.

Prata med kunderna för att känna till sina känslor. De kan vara upphetsade, nervösa, oroliga, uttråkad, mentalt tömda eller har några problem med händelsen. I allmänhet kan du lindra problemet genom att visa dig själv sympatisk, använda vänliga ord och hjälpa konkret. Det är klokt att använda det här ögonblicket för att återupplösa gästernas och lagets entusiasm, särskilt om de verkar spända.

Gör vad du behöver. Lita på dina anställda och respektera dem: om du har valt dem vet du att de kan göra sitt jobb. Eftersom du har gett alla rätt instruktioner borde det inte vara några problem. Erbjuder hjälp vid rätt tidpunkt, men de borde vara tillräckligt kunniga för att inte behöva det. Här är några faktorer att tänka på:

I början, när du måste hälsa de ankomna gästerna, var portören eller receptionisten (om det är lämpligt). Passa tanden på händelsens dirigent. Den roll som chefen är mest aktiv: det måste lösa problem och se till att bakom kulisserna att alla mekanismer (mat, service och så vidare) arbete.

Håll ögonen på gästerna och håll kontakten med värden. Om du vill ändra planer (eller det är nödvändigt), prata diskret.

Bo respektfullt på avstånd från de främsta gästerna. När allt kommer omkring är evenemanget tillägnad dem. Å andra sidan visa dig lättillgänglig för att komma närmare rätt tid och fråga vad de tycker om det finns några problem, förfrågningar eller förslag.

När det gäller marknadsföringsevenemang, ge en present. Du vill att gästerna kommer ihåg den vackra kvällen som tillbringats. Egentligen vill du säkert också mer. Du vill att de ska besöka en webbplats, donera, prata om ditt företag och så vidare. För att vara säker på att händelsen omvandlas till legenden som den förtjänar att bli, förbereda presenter. Oavsett om det är ett foto, en kupong eller en penna, måste gästerna ompröva positivt om upplevelsen och hålla i åtanke.

I slutet av evenemanget gratulerar du dig själv. De flesta händelser tenderar att springa på egen hand när det har börjat, men ingen ser all förberedelse som en kväll har lämnat bakom sig. Så, ge dig själv en klapp på baksidan: du förtjänar det! Nu, låt oss dock komma tillbaka till oss. Arbetet är inte färdigt än!

Efter evenemanget, organiserade för att träffa och tacka kunden. Det är alltid tillrådligt att ge honom en lämplig och omtänksam gåva för att påminna honom om det ögonblick som spenderas tillsammans. Dessa är de små detaljerna som berikar denna erfarenhet och uppmuntrar kunder att rekommendera dina tjänster i framtiden. Om du redan har skickat ett paket genom att välja en gåva från gåva lista, så är det bara en liten tanke, som en bukett blommor, ett inramat fotografi av din favorit tid för händelsen (till exempel bandet klipptes, klimax av showen, ceremonin utmärkelse, den första kyssen utbytt av makarna, det ögonblick då de blåstes ut ljusen på en tårta, etc.) eller någon annan typ av gåva.

Rengör och gå bort. Lyssna på en av dina mammas typiska fraser: "Lämna rummet i samma skick som du hittade det". Gäller även i detta fall. Allt måste vara i samma avgångsort. I denna sektor är det alltid fel att bränna broar. Som ett resultat, be personalen att komma till jobbet och inte tillåta någon att lämna tills allt är som det var förut. Hjälp dig att städa upp!

Förutom att vara en civil gest, förhindrar städning några oväntade avgifter. Många salonger tar varje tillfälle att ladda saltade priser. Så, låt hallen skina som en spegel för att undvika dolda kostnader.

Ta hand om utrustningen som ska returneras, betalningar och tack. Du måste organisera dig själv för att returnera det du har hyrt eller lånat. Gör sedan ett möte med kunderna för att ta reda på vad de tyckte om upplevelsen. Så mycket som du har organiserat det här arrangemanget utan att vilja ha något tillbaka, tack för att du får möjlighet att göra denna underbara upplevelse och samarbeta med dem. Be om ett visitkort.

Tack också till din personal. Se till att du betalar alla dina anställda enligt vad som överenskommits, leverera fakturorna och försumma inte någon. Du borde vara den sista som kommer ut ur den dörren och se till att du låser den.

Del 5

Problem Upplösning

Lär dig att hantera sena gäster eller orsaka problem. Mycket ofta händer det, så det är bättre att förbereda sig för det värsta. I allmänhet är förseningar förståeligt svårt att undvika (och detsamma gäller för tappning) och förlåtas av punktliga gäster. Det sägs att det finns några knep att införa. Gör ditt bästa för att förhindra vissa svårigheter:

Se till att inbjudningarna är klara, särskilt när det gäller datum, tid och skyldighet att bekräfta din närvaro. Komma i kontakt (med hjälp av preparerade listan innan) med evenemangets värd gästerna huvud (ofta ledarna för de grupper som kommer att delta), underhållare och kökspersonalen så fort du blir medveten om ett problem svårt att lösa. Om latecomersna var hedersgäster (som makarna), är de klassiska lösningarna följande:
Kontakta sena gäster direkt för att ta reda på när de tror att de kommer. Meddela omedelbart köket av alla utvecklingar så att de kan sakta ner eller påskynda förberedelserna.
Bita tungan innan du säger offentligt att det har försenats på grund av vissa gäster (eftersom festen fortfarande kan fortsätta). Å andra sidan meddelar han gästerna eller de viktigaste medlemmarna av evenemanget, så att de vet vad som händer. Förklara vad du tänker göra, men låt dem lägga fram förslag, som de känner till senkomna och känner till sådana situationer.
Var särskilt uppmärksam på tiderna, så att du kan organisera dig annorlunda i nödfall. Om högtalarna är sena, servera en andra aperitif (dvs första kursen) och / eller dricka för att förhindra att de punktliga gästerna blir uttråkade. De kommer att fortsätta upptagen.
Om gästerna anländer med en försenad försening och du inte kan vänta (särskilt om du har en stege eller du måste servera vissa livsmedel), starta händelsen. När de är där också, låt dem delta och smaka på maten som serveras vid det tillfället (även om det är efterrätt nu).
Organisera en dans, ett spel, ett tal eller en annan form av extra underhållning (speciellt om musikalisk) för att se till att de närvarande är distraherade. De kunde ta gruppfoton. Ett alternativ är att gå mellan bord och bjuda in dem att ställa upp. När senkomna anländer, fortsätt med programmet. Tänk på denna nödstrategi dagen innan.
Om det är avsiktligt fördröjda gäster, anser det som ett personligt val. Det är inte ditt fel, så tänk på att stödja de närvarande och ta hand om dem. I huvudsak verka som om ingenting hade hänt och fortsätt tyst.

Lär dig hantera problem med mat. Det är en svårighet som sällan inträffar efter noggrann planering. Olyckor är dock dagens ordning (en gäst släpper ett bricka eller ett problem uppstår i köket). Du måste genast känna till identiteten hos gästerna. Förvara dem i åtanke att avgöra hur och när att exponera mat (till exempel, kan du göra en buffé om du är alla vuxna, annars anställda vid borden om det finns många barn) och där gästerna kommer att sitta.

Allt som hälls måste rengöras omedelbart av säkerhetsskäl, även om det skulle innebära att du tar bort en röd matta, en dekoration eller ett möbel. Om det är omöjligt att dölja en fläck utan att negativt påverka ett föremåls utseende eller integritet (som ett antik stycke), är det bättre att eliminera det. Har du ett reserv? Använd den. I annat fall flyttar du detta element utan att vara uppmärksam och utan att klargöra att den saknas.

Bättre att använda en mjuk barriär, till exempel en golvlampa med rep, en gardin eller en skärm, varje gång du måste dölja det område där maten ligger. Här kommer borden att placeras med lunchlådorna för buffén och de olika rätterna som servitörerna tar med sig. Detta är ett bra alternativ, särskilt när du vill skapa "spektakulära" poster med mat. Vissa gäster tycker att de kan äta när de vill ha brickorna tillgängliga för alla, inte i ett begränsat område, och det är inte alltid fallet.

Granska menyn. I händelse av en oväntad händelse (till exempel en sidovägg har utbränt), helt utesluta en maträtt, hitta ett alternativ, minska portionerna för att servera fler kurser, men öka andelen av andra livsmedel för att hitta en balans. Meddela servitörerna enligt olika behov.

Du kan hitta dig själv oväntat framför vegetarian, abstemious, allergiska personer eller de som följer en viss diet (kanske av religiösa skäl). Bli inte förvånad: det händer även efter att du planerat en händelse noggrant. Faktum är att gästerna ibland leder familjemedlemmar, partners eller nära vänner utan att ens meddela dem, särskilt om de inte anger att det är obligatoriskt att få en inbjudan. Vanligtvis är det lätt att hitta en lösning. Räkna gästerna när de kommer. När du har korsat tröskeln, fråga om de har särskilda livsmedelskrav och omedelbart anmäla köket och personalen.

Om de är stora oväntade grupper (opublicerade), skicka en lagmedlem för att beräkna lagren och, om nödvändigt, handla. Kök har ofta mer mat än vad de behöver för att kompensera för dessa incidenter, och det finns vanligtvis fler avbokningar än oväntade gäster. Du kan servera begränsade delar av mat som är knappa tillsammans med fyllmedel som bröd, sallad, grönsaker eller andra ingredienser som kan köpas snabbt i snabbköpet.

Lär dig att hantera barn. Det är bra att komma ihåg att många chefer gör ett allvarligt misstag: underskatta intelligensen eller glömma de minsta gästernas behov och önskemål. Faktum är att de, precis som vuxna, behöver och vill ha roligt, blir inte uttråkad. Tänk också på att föräldrar ofta blir förolämpade om arrangören av ett evenemang inte har tänkt på sina barn. I praktiken, när du skickar en inbjudan, är det bättre att be om att även bekräfta barns deltagande.

För yngre barn (under 10 år) är det bättre att erbjuda rätter eller snacks tidigt. Många middagar börjar omkring åtta på kvällen, om inte senare, och kanske är de vana vid att äta tidigare. Den föreslagna menyn ska vara god, hälsosam och speciell minst lika mycket som de "stora". Föräldrar uppskattar att särskild uppmärksamhet ges till barn: det underlättar deras arbete, så de kan med rätta ha det som alla andra.

Äldre barn (10 år och äldre) äter vanligtvis mat och portioner som vuxna. Men erbjuda menyn utformad för barn (med föräldrakontroll), särskilt om de inte verkar lockade till förslag till vuxna. Det är också välkänt att unga vuxna, de mellan 13 och 18 år, ofta föredrar samma rätter som barn, som hamburgare och pommes frites, medan de inte uppskattar de klassiska rätterna från formella restauranger. Ett vanligt brud är att byta namn på menyn Alternativo på barnmenyn för denna typ av gäster. Det är bättre att vara på den säkra sidan och diskutera planerna med de främsta gästerna för att förhindra att de yngre har problem. Gör det tidigt.

Du bör utveckla ett diskret område för mödrar med nyfödda, som särskilt behöver ta ett badbyte för att byta blöjor eller amma. Dessutom förbereda en plats där de yngre barnen kan vila.

Lär dig att hantera turbulenta eller berusade gäster, affischer och alla som stör människor. I teorin borde dessa problem inte uppträda alls, men det händer både för kända händelser och för företagens. Dessa möten är ofta genomsyrade av politik och drama: Som du är en främling, vet du inte alltid om det. Gör dig redo.

Innan händelsen, fråga kunden eller huvudgästerna vad chansen är för en sådan situation. Alternativt kontakta receptionisten om det inte är lämpligt att prata med hedersgästerna. På det här sättet kommer du vara säker på att organisera platserna utan att orsaka krångel. Fråga personalen eller kunderna att ta rollen som ofofficiella observatörer. De kommer att hålla ögonen öppna i händelse av oenigheter och kommer att ingripa vid rätt tidpunkt. Strängt taget är ditt jobb att se till att händelsen löper smidigt som olja, men du måste bara komma fram om det är lämpligt. I allmänhet måste man hålla sig borta från privata frågor. Som ett resultat behöver du veta vem gruppens försonare är vid ett evenemang.

Eftersom det kan vara svårt att vägra att erbjuda alkohol till en berusad gäst eller att ta itu med en arg eller våldsam gäst som har höjt sin armbåge lite för mycket, är det bättre att välja en fredsmäklare. Han kommer endast behöva engagera sig i ett problem om det är nödvändigt och efter att ha hört hedersgästerna. Det är lika viktigt att vara uppmärksam på de mindre händelserna eller som hålls i trädgården: Alkohol lagras ofta i ett litet bärbart kylskåp, så de kan alla tjäna sig själva.

Inläggen är svåra att hantera. Skulle en närvarande, skicka den diskret, om det behövs. Hör av hedersgästerna för att kontrollera vad du ska göra. Men om en stor grupp av irriterande eller påträngande inkräktare anländer, är ditt jobb att skydda de närvarande så länge som möjligt. Lämna de inte ens efter dig eller de andra gästerna har frågat dig artigt? Ring till polisen.

Gäster byter ofta platser och sitter någon annanstans, så de slutar störa den etablerade balansen. Det är bättre att fråga hedersgästerna i vilken utsträckning, enligt dem är en sådan förändring hållbar. Vanligtvis bör du ordna arrangemanget i förväg och ha det godkänt av kunden. Om människor inte ska flytta från sitt bord, är det bättre att vänta på att alla anländer innan man öppnar rummet. Ofta har lobbyn, ingången eller baren det här ändamålet, vilket gör det möjligt att förhindra många familjeproblem. Det är bättre att gruppera gästerna och låt personalen följa med dem till sina platser samtidigt. På så sätt sitter de snyggt.

Lär dig att hantera dåligt väder. På många områden kan det plötsligt börja regna eller snöa. På samma sätt kan en värmebölja eller en kall framsida vara ett inte likgiltigt problem. Om klimatet vanligtvis inte genererar svårigheter inomhus, innebär det att organisera en utomhushändelse medför många risker. Prognoserna meddelar dåligt väder? Då är det bättre att flytta mötet någon annanstans. Om det inte är möjligt eller besluta om omprogrammering, hyr ett stort tält eller ett lusthus (även om det måste sägas att det kan vara dyrt i sista minuten). Att hålla ett öga på meteorologiska utvecklingar är viktigt. Du kan inte göra för mycket för att spara en händelse från dåligt väder, så gör ditt bästa för att förhindra det.

Lär dig om du kan ta ut försäkring för att skydda dig själv vid dåligt väder eller andra problem. Om du bor i ett område som är känt för oväntat förändrade väderförhållanden, är det starkt rekommenderat att göra forskning i detta avseende, så du skyddar dig om du är tvungen att omorganisera evenemanget. Försäkringen ska täcka åtminstone kostnaden för uthyrd uthyrning av utrustning, salongbokning och personalrekrytering.

tips

Förbered ett litet utrymme som underlättar tillgång till föremål som servetter för att avhjälpa spill, brandsläckare, första hjälpenpaket och så vidare. Om allt går bra, behöver du inte det, men för större händelser är det bättre att vara redo för någonting.
Om det finns högtalare eller gäster trötta, jetlag eller psykiskt dränerade, prata med dem eller assistenter för att ta reda på hur de är. Om nödvändigt, boka en behandling på ett spa eller massage för att hjälpa dem att föryngra. När han är i tvivel skickar han också mat och typiska läkemedel (som för att åtgärda jetlag, huvudvärk eller magsår). Vid behov rekommendera en läkare. Trötta gäster kan förstöra en händelse, trots den ansträngning du sätter i det och de hinder du har övervunnit.
Se till att alla kan se scenen och höra musik och prata.
Kom också ihåg att det alltid är ett privilegium att organisera en händelse för en annan person. Det verkar självklart stressigt och svårt, men ditt bidrag kan göra henne väldigt glad och lämna sitt minne om denna upplevelse under en livstid. Plus, du kommer vara ben i branschen. Gör du inte det här jobbet? Det kommer ändå att vara till nytta.
Eftersom du spelar den här rollen måste du kanske fungera som en improviserad gäst eller dansa med någon för att se till att händelsen går bra. Du bör utveckla färdigheter som talare och dansare. Samtidigt delegera rollen som chef till en annan anställd, som kommer att behöva täcka dig när du kommer att vara involverad i den aktuella händelsen. Målet är att se till att ingen gäst blir uttråkad eller stannar i ett hörn.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade