Hur man organiserar en gruppresa utomlands

Planerar du en gruppresa? Oavsett om det är familjeåterförening eller en grupp vänner eller ett annat tillfälle, kan en resa med fler än ett par kräva mer förorganisation och logistikplanering än ensamstående äventyr. Men bara tanken på att gå på gatorna i New York eller titta på solnedgången från en indonesisk utväg med fem, 10 eller 20 av dina närmaste vänner eller familjemedlemmar kan göra varje inledande planeringsändring värt.

steg

Bestäm vem som ska gå, var du ska gå och när. Naturligtvis älskar människor tanken att resa runt om i världen, men se till att du inte börjar planera tills grunden har upprättats och tills alla gäster har sagt ja. Denna information ska inte vara korrekt. Till exempel kan du uppskatta att din familj, inklusive 14 vuxna och nio barn, kommer att vara tillgängliga för att samlas någonstans i Europa i fem till sex dagar under den första fjorton januari. Detta räcker för att definiera steg 2.

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands Steg 2

Välj en person eller ett litet lag för att anta ledarens roll. Oavsett om du är åtta, 15 eller 100 för att delta i denna resa, behöver du en individ eller ett team som tar hand om nästan hela organisationen. De andra medlemmarna i gruppen kan och bör ingå i de flesta beslut: vart ska man gå, vad man ska göra och så vidare, men du vill inte ha sju personer att äta middag i 20 olika restauranger. Ju större gruppen är desto viktigare är detta steg.

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands Steg 3

Upprätta ett prisklass. Vem kommer att delta och vad är budgeten för denna resa? Farbror Riccone kanske vill spendera minst 6000 euro i veckan, dina föräldrar tänkte på 4000 och din kusin, som just varit gift, vill inte spendera mer än 1500. Få så nära som möjligt till den lägre budgeten för att träffa alla. I det här fallet kan du föreslå en budget på 2500 euro och fråga de nygifta om de föredrar att undvika att hyra bilarna eller bli capibanda för att få en allmän rabatt, och kanske farbror Riccone kunde ta gruppen ut till middag eller betala för bil. En annan sak du kan göra är att samla pengar endast för fasta kostnader. Det skulle innebära att man samlat in en viss summa pengar lika fördelat på alla för utgifter som boende och transport. Andra kostnader, till exempel mat, shopping och andra aktiviteter, bör betalas individuellt.

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands Steg 4

Välj en plats. Även om det verkar relativt enkelt är det här ett av de svåraste passagerna. Inte nödvändigtvis kommer 20 personer att vilja gå till samma platser eller göra samma aktiviteter. Lyssna på alles behov och fråga många frågor om vad de vill göra. Om å ena sidan vill varje medlem i gruppen gå till olika länder, som Nya Zeeland, Sydafrika eller Västindien, med hänsyn till deras önskemål kan du förstå att de alla har en uppfattning om en gemensam helgdag, dvs de är alla i leta efter en aktiv semester på havet. Du kan sluta välja ett mål baserat på aktiviteterna som ska göras eller i närheten av startpunkten i stället för att fokusera på ett visst land.

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands Steg 5

Gör en sökning efter området. Slutligen har du destinationen, deltagarna och budgeten. Vart vill du åka? Vad ska du göra? Köp en guide eller gå på internet för att hitta idéer. Det verkar dyrt, men att hyra ett hus i andra länder i Europa, Karibien eller Sydamerika är ofta billigare än att boka på hotellet, speciellt om du tar hänsyn till möjligheten att laga mat själv.

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands Steg 6

Boka resan. När du har gjort en sökning på området och efter att ha hittat ett gruppgodkännande, boka. Dagen har nu fastställts och bandmedlemmar kan boka flyg och transport så snart som möjligt. Se till att alla har aktuella pass, få visum och bli vaccinerade.

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands steg 7

Kalibrera aktivitetsnivån per grupp. Prata med medlemmarna: vill de spendera tid på att koppla av i poolen som pratar om gamla tider eller föredrar de att bungee hoppar eller åka på en safari? Försök att förstå gruppens genomsnittliga intresse och planera därefter. Kanske kan man krossa på stranden med en dag med en åtta timmars vandring på vulkan-, samba-lektioner och diskoturer. Med mer än en bil anställd eller fråga om lokal kollektivtrafik kan små grupper bryta ner från tid till annan.

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands Steg 8

Skapa en resplan för din grupp. När du reser med dina vänner eller familjemedlemmar kan det vara ovärderligt att ha en resväg. Lägg till alla mobilnummer eller lokal kontaktinformation, ankomsttider och en sammanfattning av dagliga aktiviteter, restaurangbokningstider mm

Bildnamn Planera en gruppresa utomlands Steg 9

Matcher! All denna förplanering kommer att återbetala dig när du har kommit in i huset du hyrde i London, på en miljö i Costa Rica eller i ett spa i Ungern. Din grupp kan njuta av tiden ihop i stället för att tänka på var du ska gå, när och hur. Om möjligt, utse nya ledare för själva resan, så att planerare kan vila.

tips

Om din grupp skulle hyra bilar och gå in i små grupper för att utföra olika aktiviteter, var noga med att planera flera gruppresor i förväg, inklusive första och sista dagen, för att välkomna alla och hälsa dem i början.
Om alla deltagare flyger med samma företag, informeras om grupprabatter. Detsamma gäller hotellrum.
Använd en gruppreseplaneringsplan som triporama.com eller Yahoo Trip Planner för att bjuda in och samarbeta med medlemmar.
Glöm inte att inte alla kommer att vara nöjda med alla beslut. Påminn dessa människor som utgör bara en tiondel eller en hundra av gruppen och att minnena av tiden som spenderas tillsammans är viktigare än storleken på poolen eller avsaknaden av tv i rummen.
Hyr en lokal tour guide för en dag. Fördelen med hans perspektiv, särskilt om kostnaderna är uppdelade i gruppen, är ovärderliga. Dessutom kommer du att ha råd om restauranger och andra platser som kommer direkt från en lokal bosatt.
Öppna en grupp på Yahoo eller Google så att alla medlemmar kan byta e-postmeddelanden och dela foton och berättelser efter resan.

varningar

Det finns en anledning som säger att du ska resa med någon innan du gifter dig med honom. Att resa kan vara stressigt och tar ofta ut de bästa och värsta människorna. Ta inte personliga meningsskiljaktigheter.
Se till att både dig och ledarna planerar så mycket som möjligt i förväg. Det är alltid lättare att ignorera eller ändra befintliga program än att skapa dem vid ankomsten.

Dela på sociala nätverk:

Relaterade