Hur man minskar e-post

Du är starkt beroende av e-post som den primära kommunikationsmetoden, du kan hitta dig själv med hundratals olästa meddelanden i din inkorg och genom att granska dem för att hitta de viktigaste kan det vara ganska frustrerande. För att undvika att hantera ett berg med e-postmeddelanden varje dag, kan du försöka begränsa antalet meddelanden du får och begränsa fältet till de som är viktiga för dig.

Del 1

Ändra din strategi

Lär dig ditt mail för att känna igen spam. Markera meddelanden som spam för att få dem automatiskt att filtreras ur din inkorg. När du tar emot skräppost väljer du meddelandet och markerar det som skräppost. På så sätt registreras avsändaren som en spammare, och alla hans framtida meddelanden omdirigeras automatiskt till spam-mappen.

De flesta mailwebclienter (som Google Mail, Yahoo! Mail, Outlook och andra) har redan fördefinierade spamfilter som filtrerar inkommande mail. Dessa filter kan identifiera skräppost på grund av gemensamma egenskaper och generellt mycket höga antal mottagare.
Spam-meddelanden är e-postmeddelanden som skickas slumpmässigt till ett stort antal mottagare, vanligtvis för marknadsföring eller för bedrägeribekämpning.
Eftersom spam kan innehålla virus är det en bra idé att undvika att öppna dem för att markera dem som spam. Mycket bättre att helt enkelt radera meddelandet istället för att vara infekterat av ett virus i ett försök att rapportera spam.

Prova en annan e-posttjänst. De olika postklienterna har specifika funktioner och olika spamfilter - om det du använder inte övertygar dig, prova en annan.

Gmail anses vara en av de bästa spamfiltreringsklienterna, och ger dig många verktyg för att bättre styra din e-post.

Om din e-postadress tvingar dig att använda en viss klient men du vill prova en ny, konfigurerar du din nuvarande klient för att vidarebefordra hela ditt mail till den nya adressen.

Undvik webbplatser och tjänster som ber om ditt email. Du bör bara ge ditt email till webbplatser du litar på och har ett gott rykte. Ange inte din e-postadress om inte det är verkligen nödvändigt. E-postadressen är en av dina personliga kontaktuppgifter, som telefonnummer. Om du bryr dig om att inte prenumerera på många webbplatser kan du minska antalet e-postmeddelanden du får.

Även om en webbplats som du tillhandahåller ditt e-postmeddelande aldrig borde kontakta dig, kan den sälja din adress till ett annat företag så att det kan skicka dig skräppost.

Faktiska företag som du anger din e-postadress kan göra samma sak. Var särskilt uppmärksam på vissa områden, t.ex. resebyråer eller bröllopsutställningar. Eftersom dessa företag vet exakt vad du letar efter kan de enkelt sälja din e-postadress till liknande företag.

Dela inte din e-postadress på webbplatser. Ibland kan det hända att du vill publicera din e-postadress på en webbplats. Kanske är det din personliga sida, eller kommentarer avsnittet på en annan webbplats (som en blogg eller en tidning). Ett annat mycket vanligt misstag är att publicera din e-postadress i forumet. Det finns människor som surfar på nätet för att hitta e-postadresser och sedan sälja dem till kommersiella företag. Ta försiktighetsåtgärder för att förhindra att det händer.

En mycket praktisk lösning är att ändra stavningen av e-postadressen. Till exempel "[email protected]" det kan bli "mariorossi snigel email peka det".

Om webbplatsen där du vill publicera din e-postadress är din personliga, kan du skapa en länk som automatiskt skickar ett meddelande istället för att förklara din adress. Detta är i grunden en länk så här "mailto:".

Del 2

Minska Mass Email

Avsluta nyhetsbrevet. Förutom skräppost hjälper nyhetsbrev också till att skapa ett stort antal e-postmeddelanden. När du skapar ett konto på många webbplatser (t.ex. Amazon, eBay, etc.) där det är obligatoriskt att ange en e-postadress, prenumererar du automatiskt på deras nyhetsbrev.

För att sluta få ett nyhetsbrev, öppna bara en av dessa e-postmeddelanden och bläddra till undersidan av sidan. Du hittar en knapp eller en länk som gör det möjligt för dig att prenumerera mycket enkelt. Klicka på länken för att ta bort dig från postlistan och du kommer inte att få några fler meddelanden.
Ditt spamfilter avlyssnar inte dessa meddelanden eftersom de är e-postmeddelanden från välrenommerade webbplatser.

Ändra inställningarna för dina sociala nätverk. Sociala medier konton, som Facebook och Twitter, är ofta konfigurerad för att skicka meddelanden e-postmeddelanden varje gång du får ett meddelande, att någon taggar dig eller att någon interagerar med din profil. Om du inte vill slösa mer tid med den här typen av e-post kan du ändra dina kontoinställningar så att du inte längre skickas meddelanden eller skickas endast för viktiga frågor.

Istället för att förlita sig på anmälningar, ta några minuter varje dag för att manuellt kontrollera dina konton. Det är mycket bättre än att hitta dig själv nedsänkt i e-post.

Skapa flera e-postkonton som ska användas för olika ändamål. Om du ofta går till webbplatser som kräver din prenumeration, eller om du vill fortsätta att få bulkkommunikation, kan du skapa ett annat e-postkonto som endast ska användas för spam. Ange den här nya adressen till webbplatser och företag, och använd din vanliga e-postadress endast för personlig eller företagsanvändning.

Du kan också göra motsatsen och skapa en ny e-postadress som ska användas för arbete eller personligt bruk. Det här är en bra idé, speciellt om du fortfarande har en typadress "[email protected]".

Del 3

Konfigurera filteren

Skapa ditt eget filter. De flesta e-postwebklienter ger dig möjlighet att konfigurera ett filter för att välja meddelanden. Filtret fungerar på samma sätt som spamfilter, den enda skillnaden är att de ställs in direkt av användaren. Du kan skapa ett filter som innehåller specifika e-postadresser, så att varje gång du får ett e-postmeddelande från en viss avsändare raderas meddelandet direkt.

För att skapa filter anger du dina e-postkontoinställningar och väljer alternativet "filter". Härifrån kan du ange de e-postadresser du vill filtrera och ange önskad destination (papperskorgen eller en separat mapp i ditt konto).

Filtrera enligt avsändaren. Om du fortsätter att få oönskade e-postmeddelanden från personliga konton (som de dagliga skämt som din kollega eller skolkamrat skickar dig) kan du se till att de inte levereras till din inkorg. I det här fallet vill du förmodligen filtrera meddelanden baserade på avsändarens e-postadress, sätt sedan in filtret så att alla meddelanden levereras till en separat mapp eller till och med direkt till papperskorgen.

Filtrera efter objekt. Om ditt spamfilter inte är tillräckligt effektivt och du befinner dig med mycket skräppost i inkorgen, kan du skapa ett anpassat filter som innehåller de mest använda fraserna i skräppost. I det här fallet måste du konfigurera ett filter som väljer meddelanden baserat på e-postämnet.

Ord som ingår i filtret kan vara till exempel "Cialis", "Viagra", o "penis".

Se till att du inte innehåller fraser som inte nödvändigtvis är typiska för spam. Du kan till exempel vara trött på att få e-postmeddelanden där du föreslår inköp av något, men att lägga in ordet "rea" i filtret är inte en bra idé. Det finns fall där det kan vara bra att få meddelanden där du erbjuds försäljning.

Filtrera efter innehåll. Om du inte vill ta emot e-postmeddelanden om ett visst ämne kan du konfigurera filtret för att leta efter fraser eller nyckelord i meddelandets kropp och att rikta e-postmeddelanden till en separat mapp. Det här alternativet är mycket användbart om du är trött på att få e-post om ett visst ämne, eller om du vet att du snart kommer att få många av dem om något specifikt.

Låt oss till exempel anta att du har ett företag som tillverkar kläder, och du har precis börjat sälja en t-shirt som är avsedd för serien "Team av enhörningskrigare". Du kan tänka på att skapa ett filter som skickar alla mail om denna tröja i en specifik mapp så att du kan övervaka alla dessa meddelanden utan att förlora ens.

Del 4

Ändra dina vanor

Organisera förinställda stunder för att kontrollera e-postmeddelanden. Det är lätt att förlora mycket tid under dagen för att kontrollera e-post. Detta är ett mycket vanligt problem, särskilt på kontoret. Av denna anledning är det en bra idé att försöka minska tiden du spenderar på att läsa ditt mail. Ge dig själv gränser och välj 2-3 korta ögonblick när du tillåter dig att öppna din e-postadress.

Till exempel, kolla ditt mail klockan 9:00, 13:30 och 17:00 för högst 10 minuter i taget.
Om du är ansvarig för en grupp människor kan du också införa dessa gränser för att öka produktiviteten.

Undvik att svara på e-postmeddelanden "för utbildning". En dålig vana som många människor har är att svara på e-postmeddelanden bara för att vara artig. De beter sig som om det var en konversation, men det enda resultatet de får är att öka antalet e-postmeddelanden för alla. Känn dig inte skyldig att svara på ett email bara för att säga "ha en bra dag" eller "tack".

Generellt bör du svara för att bekräfta att du bara får ett meddelande om det är viktigt för den andra personen. Om någon till exempel skickar en dokumentation för att fylla i, är det bäst att svara genom att skicka den sammanställda filen eller med ett meddelande som du kommunicerar när du kan slutföra dokumentationen.

Försök att kommunicera med andra kanaler när du kan. E-postmeddelanden är perfekta för snabb och väsentlig kommunikation, när du inte behöver byta mer än några meddelanden för att avsluta samtalet. Om du behöver byta många meddelanden, möter personligen eller pratar i telefonen är mycket effektivare, det sparar tid och minskar antalet e-postmeddelanden i din brevlåda.

Begränsa antalet meddelanden per dag som du kan skicka. Om du vill minska den tid du spenderar att kontrollera din e-post, och samtidigt minska antalet meddelanden som andra människor kommer att läsa, försöka begränsa antalet e-postmeddelanden du kan skicka på en dag. På så vis måste du tänka mer noggrant om hur viktig kommunikation är och om den verkligen behöver skickas.

Om du till exempel vet att du behöver skicka ett mail till din chef kan du vara mindre frestad att skicka din dotters inbjudan att spela till alla dina vänner.

Om du vill skicka ett enda meddelande till alla dina kollegor finns det effektivare sätt att göra det. Häng ett ark på anslagstavlan i korridoren, till exempel.

tips

Det finns fall där du kan fortsätta att få nyhetsbrev även efter att du har avregistrerat. Om det händer, gå direkt till referensplatsen och öppna din profil och välj lämpliga alternativ för att sluta ta emot e-postmeddelanden.
Eftersom de flesta webbklienter är gratis har du inte obegränsad lagringsutrymme. Det är därför som håller inkorgen ren och städad hjälper dig att spara utrymme och göra det mesta av det du har tillgång till.